El archivo y
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TEMA 10 1.-NECESIDADES DE CONSERVAR LA DOCUMENTACION: -La documentacion debe guardarse y conservarse por: A) Interes de la organizacion, conservar y guardar la documentacion. -B) Exigencias legales, hay que guardar la documentacion durante 6 años. 2.-COMCEPTO DE ARCHIVO: -ARCHIVO: Conjunto de documentos o ducumentacion de una empresa. -Lugar donde se almacenan los documentos. -FINALIDAD: Es asegurar y garantizar su custodia y localizar cualquier documento rapidamente. 3.-ARCHIVO DE DOCUMENTOS: CAPTACION, ELABORACION DE DATOS Y SU CUSTODIA: 1-Los datos se plasman en documentos que habra que conservar. 2-Estos datos llegan a la empresa y pasan una fase de elaboracion hasta llegar al archivo. 3-PRINCIPALES FASES: -Registro/anotacion: se toma nota del dato. -Clasificacion/ordenacion. -Clasificacion/donominacion. -Tratamiento/manipulacion. -Calculo/estadistico. -Archivo/custodia. 4.-CLASES DE ARCHIVOS: -DATOS CRITERIOS: -Organizacion del propio archivo. -Diferentes sistemas de gestion de archivo. -ARCHIVOS PUBLICOS: -Admon. General del Estado. -Admon. Autonomica. -Admon Local. -ARCHIVOS PRIVADOS: -De empresas. -De instituciones Religiosas. -EDAD DEL COCUMENTO: -Activos. -Semiactivos. -Inactivos. 5.-ORGANIZACION DEL ARCHIVO: -EL ARCHIVO SE PUEDE ORGANIZAR EN BASE:-1º GRADO DE UTILIZACION: A)-ACTIVOS: Documento de utilizacion frecuente. B)-SEMI-ACTIVOS: Documentos que reflejan operaciones recientes pero se consultan de forma esporadica. C)-INACTIVOS: Documentos que seran colsultados en raras ocasiones. 2º GRADO DE AUTONOMIA: -CENTRALIZADOS: Todo un archivo para todos los documentos de la empresa. -DESCENTRALIZADOS: Archivos independientes para cada departamento. 6.-SISTEMAS DE ARCHIVO: -El sistema de archivos busca organizar los documentos de forma que sea rapida su localizacion. -Existen los archivos: -A) Convencionales: -Carpetas: simples, clasifadora, colgante. -Carpetas archivador: tipo a-z, con anillas. -Mobiliario: estanterias, armarios con carpetas suspendidas, armarios sobre railes, de seguridad, estanterias modulares. -B) Microfilme: -Se utiliza en grandes empresas por la contidad de espacio que ocupan los archivos convencionales. -Es un sistema que consiste en la microfilmacion (grabacion). Estas microfotogramas se archivan y se visualizan con un visor. -C) Informaticos: -Los sistemas que se utilizan hoy en dia para archivar electronicamente todos los documentos (pedidos, facturas, albaranes, etc), son loas bases de datos y los scamers. 7.-FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Y NORMAS DE PRACTICAS DE UTILIZACION: -A) FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO: -Una vez la documentacion haya acabado su recorrido por la oficina lo guardaremos según su futura movilidad. -Los pasos entre un archivo y otro siguen un criterio racional pero cada empresa marca sus normas según sus necesidades y preferencias. -B) NORMAS PRACTICAS DE UTILIZACION: -No existe una normativa para el archivo. -Según la empresa, adopta un sistema en funcion de sus necesidades. -Es recomendable: -No retrasar el archivo de documentos. -Detallar o tener concentrado el tiempo de permanencia de cada documento en cada archivo. -Si se extrae un documento es interesante dejar en sus hueco una referencia de quien se llevo el documento. 8.-CONTROL DEL ARCHIVO: -El control del archivo va relacionado con el movimeinto de los documentos. -En el archivo activos no deberian permanecer más que el tiempo imprescindible. -En el semi-activo deberian permanecer un año, y luego pasar al archivo definitivo. -Las cajas de archivos definitivos deben estar correctamente etiquetadas y/o señaladas con la documentacion que contienen. 9.-CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION:-Es conveniente saber que persona o empleado necesita informacion y que tipo de informacion y quien es el responsable de dar la informacion. -La direccion de la empresa será la que decida que empleados tienen acceso a que tipo de documentacion y establecera los controles o filtros reglamentarios. 10.-LOS FICHEROS: -Los ficheros son los muebles donde se guardan las fichas. -Estos muebles que contiene fichas, pueden ser: A)-Simples: Se trata de los clasicos cajones-ficheros que permite una manipulacion de los ficheros clasicos. B)-Rotativos: Arraste o tambor, en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular. -Actualmente los fichas se suelen llevar informaticamente. 11.-PURGAR O DESTRUCCION DE LA DOCUMENTACION: -La destrucción o purga de documentos vienen marcadas por la direccion de la empresa. -Una vez los documentos ha de ser destruidos hemos de utilizar mendios que los destouyan (destructoras de papel). -Hay empresas especializadas que se encargan de la recogida y la destruccion de los mismos.