Administración Eficaz de Contratos en el Sector Público: Claves y Etapas

Gestión del Contrato

¿Qué es un contrato?

Es un acuerdo de voluntades a través del cual una parte se obliga con otra a cumplir con una determinada prestación. Esto implica que surgen, entre las partes, derechos y obligaciones que deben ser cumplidas en los términos que señala el contrato.

¿Cómo se materializan los contratos de la Ley de Compras Públicas?

La forma específica de este contrato puede variar desde una simple orden de compra hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso.

Compras simples y/o estándares

Estas compras son aquellas que realizamos de manera habitual, de bienes y servicios que necesitamos frecuentemente y/o cuyas adquisiciones no revisten mayor complejidad. En este caso la escrituración de los acuerdos no es indispensable.

Compras complejas

En estos casos, la escrituración de los acuerdos suele ser indispensable. Existen varios criterios no excluyentes que podemos usar para calificar una compra como compleja, por ejemplo:

• Importancia estratégica para nuestra organización.
• Compra de ejecución diferida en el tiempo, donde el proveedor debe ir cumpliendo paulatinamente sus obligaciones (ej. informes mensuales) para dar cumplimiento íntegro a la totalidad del contrato.
• Compra de montos altos, adjudicada directamente a un proveedor sin un llamado previo (a través de un mecanismo excepcional regulado por Ley).

¿Qué significa gestionar los contratos?

Significa definir bien las “reglas del juego” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento.

¿Para qué gestionar los contratos?

Una buena gestión de contratos nos permite mejorar la:

• Transparencia: ya que contamos con “reglas del juego” claras para comprador y proveedor.
• Eficiencia: debido a que disminuye los costos de las compras, al buscar continuamente condiciones más ventajosas a nuestros contratos vigentes, así como reduce los tiempos destinados a los procesos de compras al contar con una gestión coordinada con nuestro proveedor.
• Eficacia: pues impacta positivamente el logro de los objetivos estratégicos y el buen funcionamiento diario de nuestra organización, al contar con nuestros requerimientos cuando y como los necesitamos.

¿Cómo gestionar los contratos?

Las actividades claves para la gestión de contratos de cualquier tipo de compra son:

• Elaborar el contrato.
• Definir roles y responsabilidades claras.
• Gestionar la relación con el proveedor.
• Gestionar la entrega del producto o servicio.
• Gestionar el pago.
• Gestionar la modificación o término anticipado del contrato.
• Gestionar los servicios post entrega.
• Registrar y evaluar el contrato.

Gestión de contratos vigentes

Es una de las etapas del Programa de Mejoramiento de Gestión del proceso de compras y contrataciones, tiene por finalidad la revisión de los contratos vigentes y su evaluación, considerando la posibilidad de licitarlos en condiciones comerciales más ventajosas.

Evaluación de los contratos

Además de evaluar cada contrato, la información registrada debe permitirnos elaborar indicadores que nos permitan tener una visión de conjunto y, de este modo, analizar los principales problemas y causas que los originan. Con esta información, podremos mejorar continuamente nuestras compras.