Análisis y Descripción de Cargos: Guía para la Gestión de Personas

Análisis y Descripción de Cargos

Conceptos Clave

Cargo: Conjunto de tareas, funciones y responsabilidades que constituyen una unidad de trabajo.

Puesto: Asociación de una persona a un cargo.

Análisis de Cargo

Análisis de Cargo: Proceso de recopilación de información sobre los cargos, su ubicación, funciones y responsabilidades.

• Proceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos de un trabajo específico: responsabilidad, capacidad, requisitos físicos y mentales, esfuerzos, riesgos y condiciones ambientales.

• ¿Qué aporta? Permite comprender qué se hace en un cargo determinado, cómo, por qué, en qué condiciones y qué exige el trabajo.

Objetivos del Análisis y la Descripción de Cargos

La descripción y el análisis de cargos son la representación cartográfica de las actividades de la organización. Casi todas las actividades de RRHH se basan en esta información.

Objetivos:

1. Ayudar al reclutamiento.
2. Ayudar a la selección de personas.
3. Brindar material para entrenamiento.
4. Servir de base para la evaluación y clasificación de cargos (definición de tramos salariales, elección de cargos referenciales para investigación de salarios, etc.).
5. Evaluar el desempeño.
6. Servir de base para programas de higiene y seguridad.
7. Guiar al gerente.

Análisis y Descripción de Cargos: Aplicaciones Prácticas

Objetivos: Base de información para:

• Reclutamiento: Anuncios y búsqueda de candidatos.
• Perfil para selección: Tests, pruebas y estudios.
• Capacitación: Qué debe hacer y cómo.
• Remuneración: Dar “peso” a cada cargo.
• Evaluación de desempeño: Qué evaluar.
• Guía para el supervisor: Qué esperar y exigir.
• Datos para seguridad industrial: Riesgos involucrados.

Descripción de Cargos

Relación escrita de las operaciones, responsabilidades y funciones de un cargo.

Proceso de Implantación

1. Definir el objetivo a conseguir.
2. Decidir los puestos/familias a definir (inventario de cargos).
3. Identificar y organizar el equipo de trabajo.
4. Establecer el periodo de ejecución (considerando conflictividad, cargas de trabajo, etc.).
5. Comunicar el proyecto (objetivo, fases y metodología) a comité directivo, mandos, trabajadores y comité de empresa.
6. Desarrollar el proceso de descripción (planificar el calendario y la metodología, obtener la información, establecer el proceso de revisión y validación).

Etapas del Análisis y Descripción de Cargos

1. Establecer objetivos.
2. Identificar cargos.
3. Diseñar cuestionario.
4. Seleccionar personal para la recolección de información.
5. Comunicar el proceso a la organización.
6. Recolectar datos.
7. Confeccionar descripciones.
8. Revisión de descripciones por parte de jefaturas.
9. Confección de mejoras.
10. Redacción final de descripciones.

Contenido del Cargo

Qué hace, cuándo lo hace, cómo lo hace, dónde lo hace, por qué lo hace.

Métodos para Recabar Información

Observación directa: Veraz y no interrumpe, pero costoso y no detecta sutilezas ni actividades no repetitivas.

Cuestionario: Más económico y rápido, pero tiende a ser superficial y exige alta claridad por parte del ocupante.

Entrevista: Mayor calidad y mejor análisis del cargo, costo alto. Puede ser grupal, individual o con supervisor.

Pros: Métodos sencillos y prácticos. Puede mostrar la frustración causada por el cargo y que el supervisor no percibe. Permite al ocupante relacionar actividades y comportamientos que otros no definirían.

Contras: Puede exagerar o minimizar responsabilidades. Puede presentar distorsión, falsificación o ideas preconcebidas. Puede legitimar una visión para obtener ventajas personales en remuneraciones.

Redacción de una Descripción de Cargo

Siempre se comienza con un verbo de acción (dirigir, planificar, ejecutar, etc.), luego la función y por último el resultado.

Perfil de Cargo

Requisitos mínimos que debe cumplir una persona para ocupar un cargo.

Competencias

Conjunto de valores, rasgos de personalidad, habilidades, conocimientos, actitudes e intereses que posee un individuo, y de cuyo grado de desarrollo depende su éxito personal.

Estrategia de Recursos Humanos

Utilización deliberada de las personas para ayudar a la organización a ganar o mantener una ventaja sostenible frente a la competencia. Las personas dependen de las organizaciones, y las organizaciones dependen de las personas para operar y alcanzar sus objetivos. Las organizaciones surgen para aprovechar la sinergia de esfuerzos conjuntos.

Administración de Recursos Humanos (ARH)

Conjunto de políticas y prácticas para dirigir los aspectos administrativos relacionados con las personas, como reclutamiento, selección, formación, remuneraciones y evaluación del desempeño.

Objetivos de la ARH:

• Ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos y misión.
• Proporcionar personas entrenadas, motivadas y capacitadas continuamente.
• Aumentar la autoactualización y la satisfacción del personal.
• Desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo.

Responsabilidades de la ARH de los Gerentes de Línea

1. Reclutar y seleccionar a la persona correcta para el lugar correcto.
2. Integrar y orientar a los nuevos trabajadores.
3. Entrenar y preparar a las personas para el trabajo.
4. Evaluar y mejorar el desempeño.
5. Conseguir la cooperación creativa y desarrollar relaciones de trabajo agradables.
6. Interpretar y aplicar las políticas y procedimientos de la organización.
7. Controlar los costos de trabajo.
8. Desarrollar habilidades y competencias.
9. Crear y mantener la moral alta del equipo.
10. Proteger la salud y ofrecer condiciones de trabajo adecuadas.

Sistema de Gestión de Personas

Subsistema de provisión: Reclutamiento, selección.

Subsistema de aplicación: Socialización, descripción y análisis de cargo, evaluación del desempeño.

Subsistema de mantenimiento: Compensación, beneficios sociales, higiene y seguridad.

Subsistema de desarrollo: Entrenamiento y desarrollo del personal, desarrollo organizacional.

Subsistema de control: Banco de datos y sistema de información, auditoría.

Funciones Administrativas del Área de Gestión de Personas

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Planificación de Recursos Humanos

Proceso que ajusta la oferta de personal (interna y externa) a las vacantes esperadas. El objetivo es contar con las personas adecuadas, en los puestos adecuados y en el momento adecuado. El plan de recursos humanos se enfoca en la planificación de las capacidades y habilidades necesarias para desarrollar una determinada estrategia.

Fases de la planificación:

• Determinar la repercusión de los objetivos y cómo se especifican en unidades organizativas.
• Demanda de recursos humanos.
• Necesidades netas de recursos humanos.
• Desarrollar planes de acción.

Reclutamiento

Proceso de identificar e interesar candidatos capacitados para llenar las vacantes. Es una actividad de divulgación para atraer candidatos que cumplan los requisitos mínimos.

Tipos de Reclutamiento:

Reclutamiento interno o promoción interna: Se busca a una persona dentro de la misma empresa. Cuando las personas ascienden, se cumplen dos propósitos: solucionar una necesidad a bajo costo y brindar una oportunidad de crecimiento.

Reclutamiento externo: Se busca a candidatos en otras organizaciones, utilizando diversas técnicas (anuncios, portales de empleo, universidades, etc.).