Auditorías: Conceptos Clave, Metodología y Mejores Prácticas

Conceptos Fundamentales de Auditoría

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de forma objetiva, para determinar hasta qué punto se cumplen los criterios establecidos.

Criterios: Conjunto de políticas, requisitos o procedimientos utilizados como referencia. Ejemplo: Procedimiento de trabajo seguro código PTS-001.

Evidencias: Registros, declaraciones u otra información relevante para los criterios de auditoría y que son verificables.

Hallazgo: Resultado de la evaluación de las evidencias frente a los criterios de la auditoría.

Alcance de la auditoría: Sector donde se aplica la auditoría. Ejemplo: Aplicable a toda la empresa o a un proceso determinado.

Tipos de Auditoría

• Auditoría de primera parte (interna): Realizada dentro de la organización, entre auditor y auditado.
• Auditoría de segunda parte (externa): Se produce entre cliente y proveedor.
• Auditoría de tercera parte: Realizada por entidades auditoras externas.

Metodología y Objetivos

Metodología de la auditoría: Se basa en la observación, la entrevista y la revisión de documentos.

Objetivo de la auditoría: Dirigir la planificación y realización de la auditoría. Ejemplo: Reemplazo de líquidos de freno en vehículos pesados.

Planificación y Desarrollo de la Auditoría

Plan de Auditoría

El plan de auditoría describe las actividades y preparativos de una auditoría. Incluye:

• Reunión de inicio.
• Ejecución de la auditoría.
• Reunión de cierre.

Reunión de Inicio

En esta reunión se estudia la forma en cómo se realizará la auditoría, los canales de comunicación destinados y se responden las dudas que presente el auditado. Participan:

• Auditor líder.
• Auditores internos.
• Personas involucradas en la auditoría.

Se debe especificar el lugar donde se llevará a cabo.

Lista de Verificación

La lista de verificación describe:

• Actividad a desarrollar.
• Responsable de la actividad.
• Evidencia o registro.
• Comentarios del equipo auditor.
• Comentarios *in situ* del lugar auditado.

Cierre y Resultados de la Auditoría

Reunión de Cierre

Se presentan al auditado las observaciones encontradas, los hallazgos y las conclusiones. Se discuten las consecuencias de los hallazgos y se ofrecen recomendaciones de mejora. Se agradece a la organización por permitir la auditoría.

Informe Final de la Auditoría

Incluye todas las observaciones realizadas al auditado, con referencia a su empresa y actividad. Es un resumen de la auditoría, informando al cliente:

• No conformidades detectadas.
• Alcance.
• Criterios.
• Equipo de auditores.
• Proceso auditado.
• Agradecimientos a la gerencia o representante de la organización.

Se adjuntan sugerencias, debilidades y fortalezas de la empresa.

Fortalezas y Debilidades

Descripción de la Fortaleza: Tránsito de registros, tratamiento de procesos, conocimiento de las personas en el procedimiento desarrollado, comunicación con el equipo de trabajo, compromiso de las personas y trabajadores, manejo de documentos, etc.

Descripción de las debilidades: Son las no conformidades presentadas durante la auditoría.

Redacción de No Conformidades y Sugerencias

Redacción de una No Conformidad (NC): Se debe indicar claramente la evidencia del incumplimiento y la referencia al requisito específico. Ejemplo: "No se evidencia registro de la entrega de EPP de acuerdo a lo descrito en 2.1 del PG00001-13".

Redacción de una sugerencia: Se plantea como una oportunidad de mejora. Ejemplo: "Se sugiere (oportunidad de mejora) que los registros que mantiene XXXX sean entregados al asesor en Prevención de Riesgos para su control y almacenamiento".

Aspectos Clave de la Reunión de Inicio (Resumen)

• Revisión del plan de auditoría.
• Proporcionar un breve resumen de cómo se efectuarán las actividades de la auditoría.
• Confirmar los canales de comunicación.
• Ofrecer al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Recursos Utilizados en la Auditoría

Son aquellos que serán utilizados por el equipo auditor, con el fin de trasladarse de un lugar a otro, así como para optimizar los recursos.