Características y clasificación de los formularios

Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
-Sencillez en su diseño.
-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.
-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.
-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.
-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.
De acuerdo a su presentacion pueden ser:
-Simples
-Compuestos
Formularios simples documentos que estan representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
Formularios compuestos poseen mas de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.
Dentro de este reglon, podemos distinguir los siguientes tipos:
-De bloques
-Talonarios
-Juego listo o snap out
-Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
-Para originar una accion
-Para registrar una accion
-Para informar resultados
Formularios para originar una accion inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.
Formularios para registrar una accion guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.
Formularios para informar resultados muestran cifras o analisis de procesos
De acuerdo a su elaboración pueden ser:
-Manuales
-Semimecanizados
-Mecanizados
Formularios manuales son llenados en forma totalmente manual.
Formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a traves de un elemento maquina.
Formularios mecanizados su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.
Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
-Facilidad para su relleno
-Reduccion de las posibilidades de error
-Estetica
-Reduccion de costos
Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
-Inventario de formularios
-Analisis de formulario
-Clasificacion de formularios
-Codificacion de formularios
Sistema de formularios comprende todos los formatos, sus practicas, normas y reglas que rigen el manejo de información escrita.
Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificacion:
-Por areas o secciones
-Por tamaños
-Por cualquier caracteristica fisica
-Formales e informales
Por areas o secciones
Para efectuar un inventario bajo este criterio, debe tomarse en cuenta en principio la estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base a la estructura de la organización.
Por tamaños
En este caso la clasificacion corresponde a una caracteristica fisicade los documentos, en cuyo caso deberan clasificarse por sus dimensiones.
Por cualquier caracteristica fisica
En general, se consideran caracteristicas fisicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes desprendibles.
Formales e informales
Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso, posean algun tipo de codigo, y al menos sean preimpresos, se cosideraran formales: por el contrario, todos aquellos que fueron hechos en papel y lapiz deben ser clasificados como informales.
Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:
-Informacion impresa o fija
-Informacion variable o para rellenar
La calsificacion de los formularios puede ser hecha con base en diferentes criterios. Algunos de estos pueden ser:
-Organigrama de la empresa
-Grado de intervención de un computador
-Su tamaño
- Su proposito
-El numero de copias
-Combinacion de los anteriores
Los metodos mas utilizados para codificar los formularios son:
-Metodo nemotecnico
-Metodos de bloques
-Metodos alfanumericos