Comunicación Efectiva en la Empresa: Estrategias y Herramientas Clave

1. La Comunicación de Masas: Concepto y Herramientas Más Utilizadas

La comunicación de masas es aquella dirigida a un gran número de receptores, sin posibilidad de personalizar el mensaje ni recibir retroalimentación. Entre las principales herramientas de comunicación masiva utilizadas por las empresas se encuentran:

• Publicidad: Transmisión de información impersonal mediante anuncios pagados en medios de comunicación masivos (prensa, radio, televisión, etc.).
• Relaciones públicas: Conjunto de acciones para difundir una imagen positiva de la empresa y sus productos, generando una actitud favorable en el público y la sociedad.
• Promoción de ventas: Actividades diseñadas para influir en el consumidor a corto plazo, ofreciendo incentivos materiales o económicos como muestras gratuitas, ofertas 2x1 o descuentos.

2. Identidad Corporativa y Elementos de una Marca: Ejemplos Prácticos

La identidad corporativa es el conjunto de elementos que definen a una empresa y la diferencian de su competencia. Por otro lado, la identidad visual corporativa (IVC) es la aplicación de la marca en todos los aspectos de la empresa. Una marca es un signo distintivo que tiene como función diferenciar los productos de una empresa de los de sus competidores. Está compuesta por:

• Logotipo: Letras y tipografía que representan la marca.
• Isotipo: Símbolos que complementan el texto.
• Descriptor de marca: Relacionado con la actividad de la empresa.
• Reclamo o claim: Una frase que respalda la marca y refuerza la confianza de los consumidores en ella.

Ejemplos:

• Logotipo: El texto "Coca-Cola" en su tipografía característica.
• Isotipo: El famoso símbolo de la manzana de Apple.
• Descriptor de marca: "Red Bull te da alas".
• Reclamo: "Just Do It" de Nike.

3. Principios Básicos de la Comunicación Oral

Para una comunicación oral efectiva, se deben seguir los siguientes principios:

• Adecuación: El mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto.
• Claridad: El mensaje debe ser fácil de comprender.
• Concisión: Conviene expresar las ideas aportando toda la información necesaria, pero sin rodeos.
• Corrección y cortesía:
  • Utilizar la lengua con corrección.
  • El tratamiento debe ser respetuoso con el receptor.
  • Conviene aplicar protocolos básicos de cortesía en los saludos, presentaciones, etc.
• Coherencia: La comunicación ha de seguir una secuencia lógica y coherente.
• Riqueza de vocabulario: Evitar repetir las mismas palabras.

4. Comunicación No Verbal: Expresión Facial y su Importancia

La comunicación no verbal es aquella que se produce a través de los movimientos corporales y gestos, ya sean voluntarios o involuntarios.

• Mensajes voluntarios: Los emitimos de forma consciente y deliberada.
• Mensajes involuntarios: Los emitimos sin darnos cuenta.

Expresiones Faciales

La cara es el principal sistema de señales de comunicación no verbal y el que más observamos en las personas. Continuamente, a través de las expresiones faciales expresamos nuestras emociones: alegría, tristeza, ira, miedo, sorpresa, asco, etc. La expresión facial debe adecuarse a la situación y al asunto que se está tratando.

5. Proxémica: El Estudio del Espacio en la Comunicación

La proxémica es el estudio del uso del espacio físico en la comunicación interpersonal. Se refiere a cómo las personas utilizan el espacio en sus interacciones y cómo la distancia entre los individuos puede influir en la manera en que se percibe y se transmite un mensaje. La proxémica fue introducida por el antropólogo Edward T. Hall en la década de 1960, y él identificó diferentes tipos de distancias:

• Distancia pública: Más de 360 cm. Es la distancia para hablar en grupo, cuando no existen relaciones personales, como en los discursos.
• Distancia social: Entre 121 y 360 cm. Es la distancia que utilizamos para hablar con clientes, proveedores, entrevistas de trabajo.
• Distancia personal: Entre 46 y 120 cm. Es la distancia de las reuniones.
• Distancia íntima: Entre 15 y 45 cm. Solo se permite el acercamiento a personas con una relación íntima y/o afectiva.

6. Definición y Explicación de Conceptos Clave en Comunicación

• Entrevista profesional: Es un proceso de comunicación formal en el que un entrevistador evalúa a un candidato para un puesto de trabajo. Se lleva a cabo mediante preguntas y respuestas, con el objetivo de conocer las habilidades, experiencia y compatibilidad del candidato con el puesto y la empresa.
• Conferencia: Es una presentación formal de un tema específico ante una audiencia. Un conferencista o ponente expone su conocimiento o investigación sobre un tema determinado, buscando informar, educar o inspirar a los oyentes. Generalmente, al final se puede abrir un espacio para preguntas y respuestas.
• Debate: Es una discusión estructurada en la que dos o más personas presentan y defienden puntos de vista opuestos sobre un tema. El objetivo es argumentar, persuadir y llegar a una conclusión o posicionamiento sobre el tema tratado, generalmente frente a una audiencia.

7. Recepción Correcta de Llamadas Telefónicas: Pasos a Seguir

La recepción de llamadas telefónicas es el proceso de atender y gestionar las llamadas que una empresa o persona recibe a través del teléfono. Para una recepción correcta de las llamadas telefónicas, se deben seguir estos pasos:

1. Inicio:
   • Contestar el teléfono antes de que suene más de tres veces para evitar la impaciencia.
   • Dejar lo que se esté haciendo para concentrarse en la llamada.
2. Saludo e identificación: Identificarse con el nombre de la empresa, saludar con "Buenos días" o "Buenas tardes" y, si es necesario, mencionar el nombre de la persona o departamento que atiende la llamada. Ejemplo: "Buenos días, Distribuciones Espejo. Le atiende Ana. ¿En qué puedo ayudarle?".
3. Motivo de la llamada: Escuchar al interlocutor y averiguar el motivo de la llamada y el destinatario final.
4. Pedir al interlocutor que se identifique: "¿De parte de quién?", "¿Podría decirme su nombre, por favor?".
5. Acción: Una vez conocido el motivo, realizar la acción correspondiente, como tomar un mensaje, transferir la llamada, informar, atender una reclamación, etc. Si no se puede resolver en ese momento, redirigir a un experto o consultar.
6. Cierre y despedida: Resumir brevemente lo acordado (mensajes, compromisos, citas) y despedirse de forma cordial.