Comunicación Efectiva en las Organizaciones: Barreras, Roles y Estrategias de Mejora

Barreras en la Comunicación: Emisor y Receptor

La comunicación efectiva es fundamental para el éxito de cualquier organización. Sin embargo, existen diversas barreras que pueden dificultar este proceso. A continuación, se detallan algunas de las más comunes, divididas según el rol del participante en el proceso comunicativo:

Marco de Referencia del Emisor y Receptor

• Procesos de codificación y decodificación diferentes: Los comunicadores codifican y decodifican mensajes basándose en sus experiencias individuales. Esto puede generar malentendidos cuando las experiencias del emisor y el receptor difieren significativamente.
• Conducta proxémica: Se refiere al uso del espacio personal durante la comunicación interpersonal. Las diferencias en las conductas proxémicas entre emisor y receptor pueden crear barreras en la comunicación.
• Sobrecarga de comunicación: Las personas no pueden procesar todos los mensajes que reciben. La selección de mensajes implica que muchos de ellos nunca son decodificados. Más información no siempre es mejor.

Barreras del Emisor

• Filtraje: Manipulación de la información para que el receptor la perciba de manera positiva.
• Lenguaje interno del grupo: Los grupos desarrollan términos con significados específicos para sus miembros. El uso de este lenguaje puede generar problemas de comunicación con personas externas.
• Problemas semánticos: Las palabras pueden tener diferentes significados para distintas personas.
• Diferencias de estatus: Las diferencias jerárquicas pueden intimidar a las personas en posiciones inferiores, dificultando la comunicación.
• Presiones de tiempo: La falta de tiempo es una barrera importante para la comunicación efectiva.

Barreras del Receptor

• Escucha selectiva: Es una forma de percepción selectiva. Los individuos tienden a bloquear la información nueva que no coincide con sus creencias. El receptor solo percibe aquello que reafirma sus ideas.
• Juicios de valor: Asignar un valor al mensaje antes de recibir la comunicación completa.
• Credibilidad de la fuente: Confianza y fe en el emisor.

Estrategias para Mejorar la Comunicación Organizacional

Para mejorar la comunicación en las organizaciones, es crucial desarrollar las competencias de "exposición y retroalimentación", como se describe en la Ventana de Johari. Esto implica mejorar las habilidades de codificación y decodificación de mensajes. Los gerentes deben esforzarse por comprender y ser comprendidos.

Técnicas para una Comunicación Efectiva

• Seguimiento: Asumir que el mensaje pudo haber sido malinterpretado y verificar si el significado intencionado fue recibido.
• Regular el flujo de información: Asegurar un flujo óptimo de información y eliminar la sobrecarga.
• Utilizar la retroalimentación: Implementar y fomentar mecanismos de retroalimentación.
• Empatía: Ponerse en el lugar del otro para comprender su perspectiva.
• Repetir: Asegurar que, si una parte del mensaje no se comprende, otras partes transmitan el mismo mensaje.
• Incentivar la confianza mutua: Fomentar un ambiente de confianza entre los miembros de la organización.
• Dar tiempo: Proporcionar el tiempo necesario para decodificar y comprender los mensajes.
• Simplificar el lenguaje: Codificar los mensajes con palabras, símbolos y un tono que sean significativos para el receptor.
• Escuchar efectivamente: Buscar no solo ser comprendido, sino también comprender al interlocutor.