Comunicación Empresarial: Claves para la Armonía y Eficiencia Organizacional

Condiciones para Mantener la Armonía en el Trabajo

Para mantener un ambiente laboral armónico y productivo, es fundamental considerar las siguientes condiciones:

• Información completa y veraz: Debe fluir libremente en todas las direcciones (ascendente, descendente y lateral).
• Confianza total: Entre empresarios y empleados.
• Condiciones de trabajo: Seguras y saludables.
• Remuneración: Justa y adecuada.
• Continuidad de trabajo: Sin conflictos.
• Satisfacción laboral: Que todos los empleados estén satisfechos durante la mayor parte del tiempo.
• Identidad corporativa: Sentir orgullo por la organización y optimismo hacia el futuro.

Elementos del Fenómeno Administrativo

El fenómeno administrativo se compone de cuatro elementos esenciales:

• Personas: La administración requiere la interacción de más de una persona.
• Objetivo común: El grupo debe tener un propósito compartido.
• Recursos: Para lograr las metas, el grupo debe contar con recursos, conocimientos, técnicas y dinero.
• Actividad: Debe ser cooperativa, racional, eficiente, sistemática y lícita.

Concepto de Administración en la Gestión de Recursos Humanos

En la gestión de Recursos Humanos, la administración se manifiesta en los siguientes hechos concretos:

• Concepto funcional: Actividad racional, cooperativa y sistemática que realizan las personas utilizando recursos adecuados para lograr un objetivo común.
• Concepto estructural: Organismo social creado para cumplir un propósito determinado y dotado de recursos necesarios.
• Concepto social: Grupo de personas que, dotado de recursos y estructurado cooperativamente, cumple funciones encaminadas a lograr determinados propósitos.
• Conjunto sistemático: Conjunto ordenado de componentes o elementos interrelacionados e interdependientes que tienen por finalidad el logro de objetivos determinados en un plan.

Otras Consideraciones sobre el Concepto de Administración

La administración también se considera como:

• Conjunto de conocimientos sistemáticos: Que se ocupan del fenómeno administrativo.
• Técnica: Modo práctico de actuar más eficaz para lograr un propósito común.
• Arte: Aprovechamiento de conocimientos técnicos y de procedimientos para crear una solución adecuada a un propósito determinado.

Aportes de Frederick Taylor a la Administración

Frederick Taylor, ingeniero norteamericano, se enfocó en la medición del tiempo y la estandarización. Su principal preocupación era la productividad, aunque descuidó el carácter humano de la administración. Sus principios incluyen el uso eficiente del personal y equipos mediante estudios de tiempo y movimiento para trabajar con menor costo y mayor beneficio. Su mayor defecto fue centrar la atención en la actividad fabril más que en el estudio de la administración en general.

Aportes de Henry Fayol a la Administración

Henry Fayol, ingeniero francés, centró su interés en la eficiencia y se preocupó por las direcciones efectivas y la aplicación de los principios administrativos. Clasificó las actividades de la empresa en categorías: comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas. Además, estableció los siguientes principios generales de administración:

• División del trabajo: Especialización de las funciones.
• Autoridad: Derecho de mandar y poder hacerse obedecer, implica responsabilidad.
• Disciplina: Respeto por los acuerdos contractuales, normas y leyes.
• Unidad de mando: El empleado debe recibir órdenes de un solo jefe.
• Unidad de dirección: Un solo jefe y un solo plan.
• Subordinación: Del interés particular al interés general (prima el interés general).
• Remuneración: Precio de los servicios prestados, debe ser justa, equitativa y proporcionar satisfacción tanto al empleado como al empleador.

Flujos de la Comunicación en la Organización

Los flujos de comunicación se producen a través de:

• Redes formales: Redes estandarizadas, roles definidos en el organigrama, funcionamiento relativamente estático.
• Redes informales: Surgen al interior de la organización, sin planificación y al margen de las conductas oficiales. La información puede llegar de forma defectuosa.

El flujo de la comunicación se da en forma horizontal, vertical y transversal.

Funciones Básicas de la Gestión de la Comunicación Interna

La gestión de la comunicación interna incluye las siguientes funciones:

• Información: Conocimiento preciso sobre los objetivos, el modo de alcanzarlos y las directrices de actuación.
• Dirección y gestión: Incorporar a las personas sus obligaciones en la empresa y todos los aspectos técnicos y profesionales precisos para el desempeño de su puesto de trabajo. Es una función de comunicación específica y circunscrita en la tarea.
• Influencia (persuasión): Crear el ambiente adecuado para que el trabajador se concrete en la acción que precisa en cada momento en la empresa para alcanzar sus metas.
• Integración: Cohesionar a las personas entre sí y a estas con la organización.

Proceso de Comunicación en las Organizaciones

El proceso de comunicación se ha materializado de diversas maneras en las organizaciones. En ocasiones, sin un planteamiento estratégico, provocando confusión, rumores, desinformación y falta de motivación. En otras ocasiones, se ha orientado hacia la administración, el liderazgo, la solución de problemas o la vinculación.

Elementos que Intervienen en la Comunicación

• Emisor: Emite el mensaje.
• Receptor: Recibe el mensaje.
• Mensaje: Contenido ideológico o conceptual de la comunicación.
• Canal: Medio a través del cual se transmite el mensaje (canales físicos y canales personales).
• Código: Sistema de signos y reglas identificables por el emisor y el receptor. Es el factor técnico por el que se transmite el mensaje (lógicos, estéticos, sociales).
• Contexto: Situación real en que se desarrolla la comunicación.
• Retroalimentación: Informaciones de vuelta.

Características y Funciones de la Comunicación Empresarial

La comunicación interna está íntimamente ligada a la cultura de la empresa y es un reflejo de esta. Se debe establecer un plan de comunicación al servicio de la estrategia de la empresa, del que formará parte y servirá como instrumento de gestión. La información debe ser de calidad, fiable, fluir rápidamente y llegar pronto al personal, ya que el tiempo tiende a deformar y distorsionar la calidad del mensaje. La eficacia de la comunicación puede verse afectada por el yo del receptor, el entorno influyente y la capacidad circunstancial o temporal, siendo la percepción el punto más débil.

Funciones de la Comunicación según Manuel Dasi y Martínez-Vilanova

• De información: El interés de las personas por su trabajo aumenta cuando poseen información clara sobre su desempeño, sintiéndose valorados.
• De explicación: Todos deben conocer y comprender las razones de las órdenes y decisiones tomadas en la organización.
• De interrogación: Debe fomentar las preguntas de aclaración y abrir la posibilidad al diálogo entre las partes.

Tipología de la Comunicación en la Organización

A. Según la Forma de Expresión

• Comunicación no verbal: Mensajes transmitidos paralelamente e independientemente al uso de las palabras. Ejemplos: paralenguaje, expresiones faciales, movimientos corporales.
• Comunicación verbal: Transmisión de mensajes mediante el uso de la palabra. Se diferencia entre comunicación oral y escrita.
• Comunicación oral: Lenguaje verbal donde los signos son palabras que constituyen sonidos articulados que expresan ideas. Es volátil y más delicada de transmitir que la escrita, sujeta a distorsión.
• Comunicación escrita: Expresión de ideas mediante letras o signos que forman palabras como cartas, informes, normas o correos electrónicos. Coexiste con la telecomunicación escrita. Tiene a su favor la permanencia, pero es lenta y requiere tiempo para su elaboración y transmisión.

B. Según la Existencia de Retroalimentación

• Comunicación unidireccional: Requiere menor esfuerzo personal, el receptor está menos implicado y no se arriesga. Puede no coincidir con los objetivos previstos. Se emplea en órdenes, comunicación gráfica y emisiones de TV.
• Comunicación bidireccional: El receptor utiliza la retroalimentación para aclarar ideas. Implica un acto donde emisor y receptor establecen una relación de transmisión de información. Es más precisa, lenta, ruidosa y desordenada que la unidireccional.

C. Según el Canal Utilizado

• Comunicación formal: Utiliza canales oficiales establecidos por la política de información de la empresa. Se desarrolla según normas y organigramas previstos. Es rígida, sujeta a protocolos, jerarquizada, ordenada, impersonal y estandarizada. Adquiere más relevancia a mayor dimensión de la empresa.
• Comunicación informal: Utiliza canales no oficiales. Es toda información que se desplaza de forma no oficial entre personas y departamentos. Surge espontáneamente mediante relaciones interpersonales y supera niveles jerárquicos. Es rápida, ágil, facilitadora y no está sometida a jerarquías. Aporta personalidad a la cultura organizacional y puede dar lugar a rumores o distorsiones.

D. Según el Ámbito de Actuación

• Comunicación externa o comercial: Compuesta por el mix de comunicación (marketing). Se realiza en el entorno, es decir, su mercado (clientes, intermediarios, consumidores, organismos sociales). Utiliza los medios del mix de comunicación: publicidad, relaciones públicas, promoción comercial, marketing directo y venta personal.
• Comunicación interna: Se dirige a las personas que integran la organización (trabajadores, accionistas, propietarios). Su objetivo es crear alta motivación y buenas relaciones. Se diferencia entre comunicación horizontal y vertical (ascendente y descendente).
• Comunicación ascendente: Circula desde la base de la organización hacia los niveles jerárquicos superiores. Permite a la dirección obtener información de niveles inferiores (opiniones, problemas, ideas, sugerencias, quejas). Los empleados se sienten integrados y motivados. Se canaliza a través de buzones de sugerencias, comités de empresa, etc. Es útil para tomar el pulso a la organización, pero el emisor puede actuar mediatizado por la autoridad del receptor.
• Comunicación descendente: Procede de la dirección y progresa hacia abajo. Afecta cuestiones globales de la empresa (políticas, objetivos, resultados) y particulares del trabajo (normas, formas de hacer las tareas). Su objetivo es transmitir instrucciones y órdenes. Se utiliza para motivar, coordinar e informar. Está bien estudiada y organizada en la mayoría de las empresas. La ausencia de comunicación descendente crea ansiedad o problemas sociales en la empresa.

Barreras de la Comunicación y Soluciones

Las barreras pueden deberse a:

• Entorno: Ruidos, interrupciones, espacio físico.
• Emisor: Falta de un código común con el receptor, imprecisión del mensaje o ambigüedad, falta de habilidad, falta de empatía.
• Receptor: Falta de atención, defensa psicológica, evaluación anticipada del mensaje, proyección de nuestras preferencias.

Para alcanzar una comunicación efectiva, se recomienda:

• Planificar el mensaje (organizarlo).
• Adaptar el código al receptor.
• Captar la atención del receptor.
• Crear y mantener el interés.
• Escuchar y observar: verificar que el proceso se realiza en la forma y modo convenidos.
• Preguntar continuamente: comprobar y asegurar que el mensaje llega completo y en los términos previstos.