Comunicación Escrita Profesional: Normas, Estilos y Documentos Clave

Normas de Comunicación y Expresión Escrita

Para una comunicación efectiva, es crucial:

• Exponer adecuadamente los asuntos a tratar.
• Evitar adornos y un número excesivo de palabras.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio.
• Tratar de forma individualizada los diferentes temas.
• Evitar los pleonasmos.
• Huir del empleo excesivo del gerundio al comienzo y en la despedida de las cartas comerciales.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No cometer cacofonías.

Estilos de Redacción

Estilo Moderno

Se caracteriza por su sencillez en la distribución y por la rapidez del mecanografiado.

Estilo Moderno Modificado

Es muy parecido al estilo moderno, excepto en la despedida, la antefirma y la firma, que se escribirán al margen izquierdo, separados por tabulación.

Estilo Profesional

Se utiliza la sangría para la fórmula del saludo y al comienzo de cada párrafo.

Estilo Evolucionado

Surge como alternativa a las actuales relaciones mercantiles y pretende simplificar el contenido de las cartas mediante el trato directo del tema.

Documentos Clave

Solicitud

Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o más pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un interés legítimo.

Estructura de la Solicitud:

• Inicio: Nombre y DNI.
• Contenido: Expone, solicita.
• Complementos: Documentos requeridos, datos e información.
• Final: Medio preferente y lugar de notificación, localidad y fecha de la solicitud, firma o rúbrica, identificación del órgano.

Nota Interior

Este documento sirve para que los diferentes departamentos pertenecientes a una misma empresa se comuniquen entre sí.

Estructura de la Nota Interior:

La parte del inicio constará de los siguientes elementos: Nombre o razón social, fecha, la palabra "DE" seguida del departamento, y la palabra "A" el nombre del departamento o de la persona a quien va dirigida, asunto.

Avisos

Lo conforman la información o noticias que publican los responsables de la organización, de interés para los trabajadores de la empresa. No existe un modelo o norma a seguir para su confección, siendo suficiente respetar unos criterios de claridad, brevedad y racionalización. Se colocan en el tablón de la empresa y es recomendable cambiarlos tanto de formato como de color cada cierto tiempo. Estos documentos no se firman, bastará con poner el sello de la empresa, la fecha y el departamento.