Contratos y Documentos Administrativos: Guía completa

Contratos Administrativos

Los contratos administrativos son acuerdos entre una administración pública y un proveedor externo.

Contratos en las Administraciones Públicas

Las Administraciones Públicas desempeñan funciones y competencias relevantes para la sociedad. Para ello, contratan el suministro de bienes y servicios que les permitan funcionar y realizar las inversiones necesarias. Por ejemplo, una empresa de recogida de residuos urbanos.

Contrato Público

Un contrato público es un contrato oneroso celebrado por un organismo público para satisfacer necesidades de interés general.

Tipos de Contratos

• Contratos administrativos: Celebrados por organismos de la Administración pública y sometidos a la Ley de Contratos Públicos.
• Contratos privados: Celebrados por entidades que dependen de la Administración pública, pero sometidos a la normativa mercantil, como cualquier empresa privada. Ejemplo: contratos de servicios financieros.

Los contratos públicos deben cumplir una serie de principios reguladores:

• Libertad de acceso con limitaciones.
• Publicidad y transparencia de los procedimientos.
• Utilización eficiente de los recursos públicos.
• No discriminación e igualdad de trato entre los licitadores.

Tipos de Contratos Administrativos

En función de la naturaleza de su finalidad:

1. Contratos de obras: Tienen por objeto la realización de una obra que responde a las necesidades específicas de la entidad del sector público contratante. Ejemplo: construcción de un edificio para una biblioteca.
2. Contrato de concesión de obras públicas: El concesionario realiza una obra definida en un contrato de obras, y la contraprestación es el derecho a explotarla. Ejemplo: una empresa construye una autopista de peaje y se beneficia de su explotación económica durante un tiempo.
3. Contrato de concesión de servicios: Una empresa gestiona un servicio asignado por la Administración. Ejemplo: empresa de recogida de basura de un municipio.
4. Contrato de suministro: Tiene por objeto la adquisición, el arrendamiento financiero o el arrendamiento, con o sin opción de compra, de productos o bienes muebles. Ejemplo: renovación de equipos informáticos (ordenadores e impresoras).
5. Contrato de servicios: Su objeto son prestaciones consistentes en el desarrollo de una actividad o dirigidos a la obtención de un resultado distinto de una obra o un suministro. Ejemplo: mantenimiento de servicios informáticos.
6. Contratos mixtos: Contienen prestaciones de diversos tipos de contratos públicos con otros que no lo son y no están regulados por la ley que los regula. Ejemplo: empresa que administra a la administración.

Órganos de Contratación

Los órganos de contratación seleccionan a una persona física o jurídica para ejecutar un servicio, suministro u obra. Están formados por una mesa de contratación, que valora las ofertas y propone la adjudicación del contrato. En el procedimiento de la administración pública intervienen dos agentes:

• El contratante: (organismo público)
• El contratista: (empresa adjudicataria)

La empresa contratista debe cumplir una serie de condiciones de aptitud para poder licitar:

• Capacidad de obrar.
• No prohibición de contratar con la administración pública.
• Solvencia económica, financiera y profesional.
• Clasificación de empresas contratistas.

Estructura del Proceso de un Contrato Público

1. Publicidad: El órgano de contratación publica un anuncio de información previa para dar a conocer los contratos de obras, suministros y servicios proyectados en los 12 meses.
2. Licitación: El órgano de contratación fija los plazos de recepción de ofertas y los requisitos de los participantes, considerando el tiempo necesario para presentarlas.
3. Selección del adjudicatario: Se utilizan diferentes criterios para valorar las propuestas de los candidatos y determinar las ofertas económicas.
4. Formalización del contrato: Una vez adjudicado el contrato, se formaliza mediante un documento administrativo en un plazo de 15 días hábiles desde la notificación de la adjudicación.

Documentos Administrativos

Son escritos que utilizan las organizaciones públicas para comunicarse con los ciudadanos.

Funciones

• Función informativa: Comunicar a los ciudadanos información de su interés que pueda afectar a la convivencia.
• Finalidad de dejar constancia: Registrar las resoluciones de los actos administrativos.

Estos documentos administrativos deben cumplir ciertas características:

• Validez: El organismo emisor debe mostrar su autenticidad e integridad para proteger su contenido.
• Efectos jurídicos: Deben producir un efecto jurídico sobre los ciudadanos, resoluciones sobre normativas existentes o sobre la creación de nuevas normas según la competencia del organismo público.

Tipos de Documentos Administrativos

• Documentos de transmisión: Las administraciones públicas comunican a los ciudadanos información sobre circunstancias de su interés (notificación, oficio, nota interna, publicación).
• Documentos de constancia: Las administraciones públicas registran actos administrativos o hechos que los puedan determinar (certificado, acta).
• Documentos de decisión: Un organismo público comunica una resolución de su competencia (acuerdo, resolución).
• Documentos jurídicos: Informes emitidos por las administraciones públicas para dar una opinión sobre una circunstancia o valorar un hecho (vinculante, no vinculante, preceptivos, facultativos).

Documentos de los Ciudadanos

Estos documentos, aunque reconocidos por la administración pública, no son documentos administrativos, ya que no los emite ningún órgano administrativo.

• Alegación: El ciudadano aporta datos que considera influyentes en la resolución de un procedimiento administrativo.
• Denuncia: El ciudadano informa a un organismo público sobre un hecho que puede originar un procedimiento administrativo.
• Solicitud: El ciudadano pide a un organismo público que actúe de forma que le beneficie.
• Recurso: El ciudadano solicita la revisión de un acto que no le beneficia.

Archivos Públicos

Conjuntos de documentos que la administración pública almacena según criterios universales.

Tipos de Archivos

• Archivo administrativo: Primera fase, documentos con vigencia no superior a cinco años.
• Archivos centrales: Documentos de archivos administrativos que ya no se utilizan. Permanencia de 10 años.
• Archivo intermedio: Documentos de los archivos centrales que ya no se consultan. 30 años.
• Archivo General de la Administración Civil: Documentación de la administración general del salón. Duración de 25 años.

Registros Públicos

Almacenan y registran en libros oficiales actos, derechos y obligaciones con repercusión jurídica para los ciudadanos.

• Registro Civil: Actos del registro civil de los ciudadanos como personas físicas.
• Registro de la Propiedad: Títulos de propiedad de bienes inmuebles y derechos y obligaciones asociados.
• Registro Mercantil: Información y documentos económicos y contables de empresas y sociedades.

Derecho a la Información

La administración pública está al servicio de los ciudadanos, y la información que gestiona debe servir para ejercer derechos como:

• Derecho a la participación en la administración pública.
• Derecho a la atención.
• Derecho de acceso a los registros y archivos.
• Derecho a la información.