Control de la Fuerza de Ventas: Estándares, Ratios e Informes

Estándares de Control

Enumera los diferentes estándares de control que se pueden utilizar.

Estos estándares pueden ser:

• Fijos o absolutos: Son cifras determinadas que cuantifican una variable concreta.
• Porcentuales: Muestran el nivel de una variable respecto a un valor total.
• Variables: Compara los resultados reales con objetivos planificados para diferentes periodos de tiempo: mensuales, semanales, diarios…
• Analíticos o de diagnóstico: Sirven para descubrir por qué el rendimiento de un vendedor se aleja del objetivo y ayudan a detectar posibles problemas antes de que aparezcan.

Fases de un Proceso de Control

Determinación del Proceso

1. Indica y explica las fases que se siguen en la determinación de un proceso de control.

1. Establecer criterios para valorar los resultados y la marcha de la actividad: Estos pueden ser cuantitativos (se fija en el cumplimiento o no de objetivos relacionados con las ventas y en la aportación que realizan los vendedores al cumplimiento del plan de ventas) o cualitativos (desempeño de vendedores relativos al desempeño del trabajo de los vendedores).
2. Informar al personal objeto de control: Deben conocer los aspectos que se van a controlar para que se concentren en su cumplimiento.
3. Realizar mediciones sistemáticas: De los resultados obtenidos y de la actividad realizada.
4. Comparar los resultados obtenidos con los criterios preestablecidos: Para identificar posibles desviaciones.
5. Implementar acciones correctivas: Dirigidas a corregir o potenciar las desviaciones tan pronto como sean detectadas y analizadas.

TAM y TMM

1. Explica en qué consisten las medidas TAM y TMM.

TAM: Total Anual Móvil y TMM: Total Mensual Móvil. Ambos absorben las variaciones estacionales para mostrarnos un dato de evolución más estable, aportándonos información muy útil para realizar el estudio de las ventas de un vendedor.

Ratios de Control

Requisitos de un Ratio de Control

1. Indica los requisitos que debe cumplir un ratio de control.

Un ratio de control debe cumplir las siguientes condiciones:

• Tener una denominación que sugiera su aplicación.
• Ser simple de calcular, eficaz y estar jerarquizado.
• Ser conveniente para la actuación comercial específica y para la situación concreta de la empresa, revisando periódicamente su validez.
• Intentar abarcar los máximos conceptos posibles, para recurrir al uso del menor número de ratios posible.

Ejemplos de Ratios de Control

Define cinco ratios de control que se pueden emplear para analizar la fuerza de ventas.

• Valor medio del pedido: Importe de venta / número de pedidos.
• Evolución de las ventas: Ventas del periodo / ventas del periodo anterior.
• Promedio de pedidos diario: Número de pedidos / días trabajados.
• Pedidos por cliente: Número de pedidos / número de clientes.
• Productividad: Visitas / ofertas u ofertas / pedidos.

Informes de Ventas

Informes de los Jefes de Ventas

1. Enumera los tipos de informes que, con carácter general, redactan los jefes de ventas e indica el contenido genérico de cada uno de ellos.

1. Informe mensual: Se emite una vez al mes, generalmente a la dirección de la empresa. Recoge y resume los datos reportados por los vendedores en sus informes. Suele contener:
   • Análisis de los resultados globales de ventas del mes correspondiente.
   • Objetivos cualitativos del mes y grado de cumplimiento.
   • Resultado de las acciones promocionales.
   • Situación del mercado.
   • Acciones de promoción local.
   • Objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente.
   • Tendencias del mercado, tanto de la empresa como de la competencia.
2. Actas de las reuniones de trabajo: Otra fuente de información para los jefes de departamentos comerciales procede de las reuniones de trabajo.

   Preparación de Reuniones

   1. Preparación: Es necesario determinar los asuntos a tratar, obtener antecedentes e información manejada, concretar el objetivo de la reunión, preparar un guion detallado, seleccionar puntos clave, definir conceptos y revisar conclusiones previas. Enviar la convocatoria con suficiente antelación y acompañarla de la información o documentación considerada necesaria. Disponer del material y documentación oportunos. Preparar la sala de reuniones y comprobar todo con antelación.
   2. Organizar los destinatarios: Examinando las características individuales de los asistentes, procurando que el grupo esté equilibrado y distribuir a los participantes del modo más eficaz (colocación, se recomienda en forma de U).
   3. Establecer cómo se va a desarrollar la reunión: Preparar la introducción y el cierre, prever el modo de abordar los puntos a debatir, programar preguntas y respuestas a las mismas y fijar tiempos.

   Dirección de Reuniones

   Para que sean eficaces las reuniones comerciales deben dirigirse de forma adecuada.

   En primer lugar, es necesario que comience a la hora prevista. La persona que la dirige debe centrar la atención en el grupo, definir el propósito de la reunión, indicar el procedimiento de discusión a seguir y el modo de conseguir acuerdos.

   El modo adecuado de dirigir la discusión es el siguiente:

   • El coordinador debe estimular la discusión, preguntando, evitando fricciones, controlando cómo se desarrolla el diálogo.
   • Es conveniente que todos los convocados participen.
   • El director debe analizar los asuntos tratados y resumir los puntos discutidos frecuentemente y mantener la discusión centrada en el asunto incluido en el orden del día.

   Cierre de Reuniones

   Al cerrar la reunión hay que señalar los puntos de acuerdo y desacuerdo, las conclusiones intermedias, valorar las opiniones y observar su efecto al exponerlas al grupo, comprobar la comprensión y aceptación de los acuerdos, fijar un plan de acción y designar responsables, fomentar la colaboración y finalizar la reunión a la hora prevista.

   Con posterioridad, levantar acta por escrito y enviarla a los participantes.

Informes de los Vendedores

1. Enumera los tipos de informes que, con carácter habitual, redactan los vendedores e indica el contenido genérico de cada uno de ellos.

1. Fichas de clientes: Es un documento que contiene datos como los siguientes:
   • Identificación del cliente y clasificación, si procede.
   • Frecuencia de visitas.
   • Forma de pago y plazos.
   • Fecha de la última visita realizada.
   • Volumen de pedidos del año anterior.
   • Volumen de pedidos previstos para el año en curso.
   • Cantidad servida en el último pedido.
   • Referencias compradas.
   • Relación con competidores, productos y cantidad comprada.
   • Observaciones: Cualquier consideración considerada relevante.

   La ficha de clientes permite evaluar:

   • El tiempo transcurrido desde la última visita.
   • La rotación del producto en ese tiempo.
   • El comportamiento del producto en ese periodo.
   • Las tendencias del mercado.
2. Informe diario, report (inglés) o rapport: El vendedor debe entregarlo diaria o semanalmente al responsable de su departamento. Se utiliza para obtener información relativa a:
   • Actividad diaria del vendedor.
   • El resultado de la gestión de sus actuaciones (prospección, ventas, seguimiento, cobro,…).
   • El grado de cobertura de sus objetivos.
   • Productos vendidos.
   • Observaciones.
3. Nota de gastos: El documento se elabora periódicamente (semanal, mensual o trimestralmente). Recoge los gastos efectuados por el vendedor en este tiempo. Además, permite cotejar la información contenida en los informes diarios, para comprobar la coherencia de las gestiones y verificar su veracidad.