Desventajas del archivo centralizado
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Archivísta:
Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización.
Sistema de clasificación: Alfabético, numérico, cronoógico, geográfico y temático. Otros: Alfanumérico, codificación...
Archivo:Lugar donde se conservan los documentos de la empresa.
Fichero: '' '' '' '' las fichas que posee '' ''.
-Normas que regulan la conservación de documentos.
•Existe la obligación de conservar durante seis años los libros y la documentación.
•Dicha obligación persite aun después de cesar la actiidad empresarial.
¿ Se pueden destruir lso documentos? Para eliminar lso documentos:
• Venderlo a empresas dedicadas al reciclaso de papel.
•Destruirlos por medio de una máquina que los convierte en en trozos pequeños.
Libro de actas:Todas las sociedades tiene la obligación legal de llevar un libro de actas.
Libro registro de acciones nominativas: Es oblgatorio para las sociedades que tienen su capital dividido en acciones y éstas son nominativas.
Libro registro de socios: En él se inscriben, utilizando un folio para cada socio los datos personales de los socios de las sociedades limitadas y de las cooperativas.
Legalización de los libros: La legalizaci´n de lso libros de la empresa es la acreditación, por parte de la entidad pública correspondiente mediante ys ellado, de que tales libros pertenecen a la empresa solicitante.
•Diligencia: expresión extendía enle 1r folio delos libros, firmada por le funcionario, identidad de la empresa ...
• El sello: de la entidad se pone en todos los folios mediante impresiñón o estampida o troquelado se conoce ocmo código de barras.
Clasificación de libros o registro: El libro o libro de registro y el registro.
El archivo centralizado: La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde éste atiende a los distintos departamentos.
Archivo descentralizado:La documentación se reparte entre diversos secciones pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.
El archivo mixto: Combinar lo mejor de los dos sistemas anteriores para aprovechar las ventajas de cad uno de ellos.
El archivo activo: Para guardar los documentos que se consultan con frecuencia.
El archivo semiactivo: Recoge la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que no se va a destruir de inmediato.
El archivo definitivo o inactivo:Para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia actual siguen teniendo un vlor histórico: Ej; alquiler local.
Equipos y materiales necesarios:
MATERIALES:
Carpetas: hay variedad ed moelos •Simples • Con sistema de sujeción • Carpeta de suspensión
CAJAS DE ARCHIVO
FICHAS
GUÍAS