Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC): Guía Completa

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es un método que orienta la estructura y el desarrollo de estrategias para el establecimiento y fortalecimiento de conocimientos y habilidades en una organización.

¿Cuándo realizar un DNC?

Es recomendable realizar un DNC en las siguientes situaciones:

• Problemas de organización
• Desviaciones en la productividad
• Cambios culturales
• Baja o alta de personal
• Cambios de funciones o puesto
• Solicitudes del personal

Circunstancias que imponen un DNC:

• Pasadas: Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente la necesidad de un proceso de capacitación.
• Presentes: Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.
• Futuras: Necesidades de prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implican cambios a corto, mediano y largo plazo.

Pasos para la Detección de Necesidades

1. Establecimiento de la Situación Inicial (SI)

Define los conocimientos, habilidades y actitudes que debería tener el personal de acuerdo con su función o desempeño laboral ideal.

2. Descripción de la Situación Real (SR)

Identifica las competencias con las que cuenta realmente el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Esta información puede obtenerse a través del jefe o superior inmediato, supervisores, etc.

3. Registro de Información

Registra la información de manera organizada para permitir la clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros contengan información individual de las personas.

Métodos o técnicas de registro:

• Análisis de tareas
• Análisis grupales
• Encuestas
• Inventario de habilidades
• Lluvia de ideas
• Entrevistas

Clasificación de las Necesidades

Necesidades Encubiertas

Son la causa directa o indirecta de problemas que se dan en la organización. Para determinarlas es necesaria una investigación minuciosa. Se descubren no solo necesidades de entrenamiento, sino también situaciones que impiden el buen funcionamiento de la empresa.

Ejemplos:

• Productividad: no se logra cumplir con los objetivos.
• Organización: ausencia total de políticas, objetivos no claros.
• Comportamiento: actitudes negativas, alto índice de ausentismo.

Necesidades Manifiestas

Presentan una causa directa del problema y no requieren investigación alguna para determinarlas, ya que se conoce la causa.

Ejemplos:

• Trabajadores a punto de jubilarse.
• Ingreso de nuevos trabajadores a la empresa.
• Cambios de procedimientos o métodos.

Los 4 Cambios que Comprende la Capacitación

1. Transmisión de información: Distribuir información relevante a los integrantes del proceso de capacitación.
2. Desarrollo de habilidades: Capacitación orientada al trabajo directo y práctico.
3. Modificación de actitudes: Enfoque en el cambio de actitudes negativas hacia el trabajo y la organización.
4. Desarrollo a nivel conceptual: Se lleva a cabo para desarrollar en los trabajadores un alto nivel de abstracción y facilitar la aplicación de conceptos. (Inventario de necesidades, planeación del entrenamiento, ejecución, evaluación de resultados).

Técnicas de Capacitación

Según su Uso

• Técnicas orientadas al contenido: Diseñadas para la transmisión de conocimientos. Pueden ser técnicas de lectura, recursos audiovisuales, etc.
• Técnicas orientadas al proceso: Buscan cambiar actitudes, desarrollar la conciencia y las habilidades interpersonales.
• Técnicas mixtas: No solo transmiten conocimientos y contenido, sino que también buscan cambiar actitudes y comportamientos. Se usan para alcanzar objetivos específicos. Sobresalen las conferencias, estudios de casos, simulaciones y juegos.

Según el Tiempo

• Técnicas aplicadas antes del ingreso (entrenamiento o inducción).
• Técnicas aplicadas después del ingreso al trabajo.