Documentación y Trazabilidad en la Cadena de Suministro

Trazabilidad de la Documentación y del Producto

La trazabilidad se refiere a la capacidad de conocer en todo momento el origen y el destino de una operación a través de su documentación. Todos los documentos están interconectados, permitiendo que cliente y proveedor sepan qué presupuesto originó una determinada factura.

Documentos Clave en el Proceso de Compraventa

Requisición de Compras

Departamento técnico u otro que necesite productos de la empresa cliente

Carta de Solicitud de Información

Departamento de compras de la empresa cliente

Presupuesto

Departamento de ventas de la empresa proveedora

Los proveedores responden a una solicitud de información sobre un bien o servicio con un documento llamado presupuesto. Este documento informa del costo del bien o producto y las condiciones de venta. Si el cliente acepta, el proveedor debe mantener las condiciones pactadas hasta la fecha de validez indicada.

Nota de Pedido (Comanda)

Departamento de compras de la empresa cliente

Las operaciones de compraventa están reguladas por el Derecho mercantil mediante contratos firmados o acuerdos verbales. Sin contrato firmado, la orden de compra actúa como tal. Según el Código de Comercio, la compraventa es mercantil al comprar bienes muebles para revender con lucro. La compra de bienes para consumo no es mercantil. Las compraventas de inmuebles con carácter especulativo sí lo son.

Según el compromiso adquirido, la comanda puede ser:

• En firme: resultado de una negociación previa, reflejada en la nota de comanda.
• Condicional: basada en condiciones del cliente. Si el proveedor acepta, la comanda será firme; si no, se anula. Se emite una propuesta de comanda.

Hoja de Solicitud

Departamento de compras de la empresa cliente

Albarán

Departamento de ventas de la empresa proveedora

Las mercaderías vienen con el albarán o nota de entrega, emitido por el proveedor y firmado por el cliente como justificación de entrega. Este documento se usa para elaborar la factura. El encargado de recepción verifica la mercadería, firma el albarán y anota incidencias. Se pueden reclamar defectos aparentes en 4 días y ocultos en 30 días. Se emiten un original y dos copias del albarán, una para el proveedor y dos para el cliente. Existen dos tipos de albarán:

• Sin valorar: muestra cantidad y descripción sin precios.
• Valorado: incluye cantidad, descripción, precios y posibles descuentos.

Carta de Portes

Agencia de transportes. Puede ser contratada por proveedor o cliente

La carta de portes evidencia un contrato de transporte y es emitida por la agencia de transporte. Sirve como recibo de la mercancía y factura del servicio, incluyendo el IVA del 21%, excepto si se incluye en la factura principal.

• Porte pagado: el proveedor asume los gastos.
• Porte debido: el cliente asume los gastos.
• Contra reembolso: el cliente paga al recibir la mercancía.

Facturación

Factura Ordinaria

Departamento de ventas de la empresa proveedora

Factura Rectificativa

Departamento de ventas de la empresa proveedora

La factura es un documento legal que certifica una operación de compraventa o prestación de servicios, regulada por el RD 1619/2012. Los empresarios deben emitirla, entregarla y conservarla durante al menos seis años, y quince años en casos específicos como compensación de bases imponibles negativas en el impuesto de sociedades.

IVA Diferente: En una factura, se deben especificar por separado las bases imponibles de cada producto con diferentes tipos de IVA. La suma total del IVA se obtiene multiplicando cada base imponible parcial por su respectivo tipo de IVA.

Obligación de Emitir Factura: Se deben emitir facturas en las siguientes situaciones:

• Operaciones con destinatario empresario o profesional.
• Entregas dentro de la UE (intracomunitarias) y fuera de la UE (exportaciones).
• Entregas de bienes que requieran instalación o montaje antes de su disponibilidad.

Las facturas deben expedirse también cuando los destinatarios son personas jurídicas, aunque no actúen como empresarios o profesionales, o sean administraciones públicas.

No se Necesita Factura en:

• Operaciones exentas de IVA: intracomunitarias, exportaciones y envíos a Canarias.
• Operaciones exentas limitadas: depende del tipo de actividad.
• Operaciones bajo régimen especial de recargo de equivalencia.

Tipos de Factura

• Factura ordinaria.
• Factura rectificativa: corrige errores en la factura ordinaria.
• Factura recapitulativa: facilita la emisión de la factura ordinaria cuando sea posible.

Costos

Costo: es el valor monetario que la empresa invierte para producir un bien o prestar un servicio.

Tipos de Costos

• Costos directos: Asignación monetaria precisa al producto o servicio.
• Costos indirectos: Asignación monetaria imprecisa, requiere distribución o prorrateo libremente elegido por la empresa.

Principales Costos Directos

• Materias primas
• Mano de obra
• Almacenamiento

Principales Costos Indirectos

• Suministros generales
• Material de oficina

Costos Fijos y Variables

• Costes fijos: no varían en función del nivel de actividad.
• Costes variables: varían en función del nivel de actividad.

Principales Costos Fijos

• Suministros generales
• Material de oficina
• Mano de obra de oficina
• Alquileres
• Amortizaciones

Principales Costos Variables

• Materias primas
• Mano de obra en fábrica
• Gastos comerciales

Incoterms

Incoterms: Normas de interpretación en contratos de compraventa internacional publicadas por la ICC en París.

• Define el punto de transferencia.
• Establece el riesgo de daño.
• Define la responsabilidad de entrega de la mercancía.

Ejemplos de Incoterms

• EXW: El cliente recoge la mercancía en la fábrica del proveedor.
• FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT y CIP: El cliente paga y asume los riesgos del transporte.
• DAP: El vendedor paga todos los costos y riesgos hasta que la mercancía llega al puerto acordado.
• DAT y DDP: El exportador es responsable de la mercancía hasta que llega al almacén del importador.

Documentación en Ventas Internacionales

Documentos Necesarios

• Contrato de compraventa internacional.
• Factura proforma.
• Factura comercial: representa la transacción real y puede servir como contrato si no hay uno específico. Debe estar firmada e incluir cláusulas de compraventa internacional.
• Lista de embalaje: acompaña a la factura comercial y detalla el contenido de los embalajes que conforman la exportación.

Documentos para el Transporte de Mercancías

• Bill of lading: para transporte marítimo.
• CMR: para transporte por carretera.
• CIM: para transporte por ferrocarril.
• AWB: para transporte aéreo.
• FIATA o FBI: para transporte multimodal.

Los conocimientos son los recibos de mercancías en barcos o aviones.

Logística Inversa

La logística inversa es el proceso donde el producto se desplaza del consumidor al fabricante.

Razones de Existencia

• Gestión de residuos especiales.
• Devoluciones de productos.
• Reciclaje y reincorporación a la cadena de suministro.

Objetivos de la Logística Inversa

• Mejorar el servicio al cliente mediante la gestión eficiente de devoluciones.
• Reducir la incertidumbre en las devoluciones para aumentar la confianza del cliente.
• Cumplir con la normativa ambiental y gestionar residuos para reducir la dependencia de proveedores.
• Contribuir a la responsabilidad social empresarial mejorando la imagen de la empresa ante la sociedad.

Modalidades de la Logística

• Logística de residuos, envases y embalajes (considerados fuera de uso)
• Logística de productos, envases y embalajes (no considerados fuera de uso)
• Logística de devoluciones

Tipos de Productos, Definición y Tratamiento

Implementación de un Sistema de Depósito, Devolución y Retorno (SDDR)

• Cobrar una cantidad por envase vendido como fianza o depósito.
• Aceptar la devolución de estos envases y retornar la fianza a los clientes.
• Al final de su vida útil, los envases deben ser gestionados por un gestor autorizado de residuos para su reciclaje, recuperación o valorización.

Adhesión a un Sistema Integrado de Gestión (SIG)

• Identificar con el punto verde los envases que ponen en el mercado.
• Realizar la declaración anual de envases.
• Pagar las tarifas correspondientes según la declaración anual.

Para más información, consultar la página web de ECOEMBES.

Tipos de Productos y su Gestión

Envases y embalajes

Reciclaje – Renovación – Reutilización

Productos

Devolución al proveedor – Reventa – Renovación

Reutilización – Reciclaje

Motivos de Devolución

• Error en el envío por parte del vendedor.
• Error del cliente al realizar la compra.
• Envío incompleto, duplicado, dañado, defectuoso o caducado.

Productos y su Tratamiento

• Devolución al proveedor (si es su responsabilidad).
• Sin utilidad comercial: reciclaje, desmontaje, eliminación, donación.
• Con utilidad comercial: reparación y revenda, reparación y venta en mercados secundarios, reincorporación al stock.
• Producto dañado durante el transporte. Se reclamará a la empresa de transporte.

Costo de Devoluciones

Incluye inspección, desembalaje y clasificación de la mercancía devuelta. Se debe considerar más allá del precio de los productos devueltos.

Derecho a Devoluciones

La Ley 3/2014 garantiza el derecho a devolver productos dentro de un periodo de 14 días desde su recepción, conocido como derecho de desistimiento. En ventas online, si no se informa al cliente, tiene hasta 12 meses para devolver el artículo.

Política de Devoluciones

Es esencial tener una política clara y visible en las tiendas online. Las condiciones dependen del producto y las establece el empresario según la normativa. Se debe indicar claramente cómo proceder y qué sucede con los gastos de envío. Según la ley, el vendedor debe reembolsar los gastos de envío de la compra, pero no los de devolución.

Gestión de la Logística Inversa

• Diseño del producto para reducir residuos.
• Reutilización del producto o residuos.
• Reciclaje.
• Rechazo del producto como última opción.