Documentos Formales: Características, Tipos y Usos

Características de los Escritos Formales

Los escritos formales se caracterizan por:

• Estructura predeterminada: Se debe seguir un formato específico.
• Lenguaje objetivo: Se evita la subjetividad y las opiniones personales.
• Vocabulario estándar: Se utiliza un lenguaje claro y preciso, evitando tecnicismos innecesarios.
• Enunciados cortos: Se prioriza la concisión y se evita la complejidad sintáctica.

Tipos de Documentos Formales

Convocatoria

La convocatoria es un documento que invita a un grupo de personas a participar en un acto o reunión. Por ejemplo, la convocatoria a los accionistas de una empresa o a los participantes en una carrera de atletismo.

Orden del Día

El orden del día es el documento que acompaña a la convocatoria y detalla los puntos a tratar en la reunión.

Acta

El acta es el documento que registra los asuntos y decisiones tomadas en una reunión. Su estructura se divide en:

• Encabezamiento: Incluye lugar, fecha, hora y objeto de la reunión.
• Cuerpo: Resumen del desarrollo de la reunión, siguiendo los puntos del orden del día.
• Fórmula final: Cierre del acta, por ejemplo: "Y no habiendo más asuntos que tratar, se levantó la sesión a las... horas del día arriba indicado."

Reglamento y Circular

Reglamento: Informa a un grupo de personas sobre las normas y el comportamiento que se deben observar en determinados lugares o actos.

Circular: Documento que comunica información relevante a un grupo de personas.

Características de Reglamentos y Circulares

• Lenguaje sencillo y propio de la administración (se levanta la sesión, doy fe...).
• Ordenación por apartados, mediante números, de las normas que se recogen.
• Uso de expresiones impersonales, que representan el sentir del organismo o institución, no las opiniones personales del autor.

Variedades Lingüísticas

Las variedades lingüísticas se clasifican según:

• Zona geográfica: Dialectos y hablas.
• Situación social: Niveles de lenguaje (culto, estándar, vulgar).
• Situación de comunicación: Registros (formal, informal).