Elementos Clave de la Comunicación Empresarial: Guía Práctica

Elementos Clave de la Comunicación Empresarial

Elementos del Proceso de Comunicación

• Emisor: Quien inicia el proceso comunicativo y elabora el mensaje.
• Transmisor: Es la vía por la que circula el mensaje emitido.
• Soporte: Es el medio físico que contiene la información (TV, radio...).
• Canal: Es la forma de transmitir los mensajes. Se suelen emplear dos canales: el oral auditivo y el gráfico visual.
• Mensaje: Es la información que el emisor lanza al receptor.
• Código: Es un conjunto de símbolos, señales y letras que sirven para enlazar el mensaje de forma que se comprenda.
• Receptor: Es a quien va dirigido el mensaje.

Fases del Proceso de Comunicación

• Preparación y codificación.
• Transmisión.
• Recepción y descodificación.
• Retroalimentación o feedback.

Herramientas de Comunicación Empresarial

Carta Comercial

Es una herramienta que usan las empresas para comunicarse con clientes, proveedores y público en general.

Cartas Circulares

Son cartas comerciales iguales que van destinadas a varios destinatarios, ya sean individuos, empresas o instituciones.

Correo Electrónico

Es una herramienta de comunicación escrita caracterizada por ser rápida, efectiva e inmediata.

CCO (Copia Oculta)

En este campo se introducirán aquellas direcciones que no queramos que sean visibles para el resto de receptores de información.

CC (Copia Carbón)

Para destinatarios secundarios como simple copia de información.

Comunicados o Memorándums

Son comunicaciones de uso interno de la empresa.

Instancia

Un escrito que se dirige a la Administración Pública para satisfacer algo contemplado dentro de la normativa legal vigente. Se llama también solicitud.

Oficio

Documento que utilizan los organismos oficiales y corporaciones para comunicarse entre ellos y particulares. Se utiliza para notificar hechos, hacer peticiones, adjuntar documentos, etc.

Certificado

Documento expedido por las autoridades y particulares.

Confección de Documentos

Es el proceso de elaboración de documentos con el fin de dejar constancia de una relación o una acción entre dos o más partes.

Comunicación No Verbal

Aquella que se encuentra en las expresiones, gestos, posturas, movimientos e imagen personal de los individuos.

Reglas para Tratar las Objeciones

• Regla de la Negación: Para tratar objeciones falsas o excusas, o también objeciones recurrentes, esta regla consiste en negar al cliente las afirmaciones falsas que realice con tacto. Ejemplo: Negaríamos si el cliente tiene información falsa de nuestra empresa.
• Regla Bumerán: Debe ser empleada solamente en los clientes con los que hay un cierto grado de confianza. Consiste en devolverle la pregunta al cliente con cierta gracia para que sea el mismo quien responda. Ejemplo: ¿Me podría decir de qué forma quiere que le responda?
• Regla de Hacerse el Sordo: Consiste en no reaccionar ante lo que no gusta o molesta.
• Regla de Retrasar la Respuesta a la Objeción: Cuando la objeción ha llegado pronto y no hemos tenido tiempo de mostrarle las ventajas, retrasamos deliberadamente la respuesta advirtiéndole de ello.

Servicio Postventa

• Asesoramiento e información.
• Garantía.
• Asistencia técnica y reparaciones, recambios y repuestos.