Estrategias de Aprovisionamiento y Gestión de Stocks en Empresas

Aprovisionamiento: Comprende tres importantes funciones de la gestión empresarial: compras, almacenamiento y gestión de stocks, es decir, todas las actividades que se desarrollan habitualmente en las empresas para gestionar sus mercancías.

Función de Compras

El departamento de compras tiene como finalidad la adquisición de productos o servicios y se encarga de:

• 1). Estudiar las posibilidades del mercado.
• 2). Solicitar presupuestos y realizar ofertas a los proveedores.
• 3). Seleccionar los proveedores más adecuados.
• 4). Realizar los pedidos.
• 5). Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos.
• 6). Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de pedidos.

Función de Almacenamiento

• 1). Recepción de las mercancías.
• 2). Colocación de las mercaderías en el almacén.
• 3). Cuidados para evitar deterioros.
• 4). Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.

Gestión de Stocks

• 1). Determinar las cantidades óptimas a pedir para la constitución y renovación de los stocks.
• 2). Determinar la periodicidad óptima para realizar los pedidos.

Objetivos de la Gestión de los Stocks

Las empresas tienen un nivel de stocks suficiente para satisfacer tanto la demanda interna del departamento de producción como la demanda externa de los clientes, pero siempre teniendo mucho cuidado de que el coste de almacenamiento no sea excesivo.

El objetivo principal de la gestión será mantener un nivel de stocks óptimo, considerado como aquel que hace que no haya exceso inútil de existencias, que los costes de aprovisionamiento sean los mínimos, pero sin que se produzca desabastecimiento de los clientes, ni de la producción.

Consecuencias de un Stock Insuficiente

• El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo consecuencias indeseables:
• Pérdida de ventas.
• Deterioro de la imagen de la empresa.
• Pérdida de la confianza de los clientes.

La Gestión Eficaz de Stocks

• 1). Tener artículos disponibles: para cuando los demanden los clientes. Hay que tener en cuenta que stocks excesivos ocasionan mayores costes en el almacén.
• 2). Evitar la escasez: protegiendo a la empresa de los retrasos en el suministro de los pedidos a los proveedores y garantizando que habrá artículos disponibles cuando los demanden los clientes.
• 3). Disminución de costes: hay que tener en cuenta que a medida que aumenta el volumen de compras disminuyen los costes, debido a los rappels.

Los Costes del Aprovisionamiento

• Costes de adquisición: Comprende el coste de las mercancías más los gastos necesarios hasta que los productos llegan al almacén.
• Coste de emisión de pedidos: Abarca el coste del personal administrativo, teléfono, electricidad... El coste de emisión de pedidos será mayor cuanto sea el número de pedidos que se realice.
• Coste de almacenamiento: Comprende costes de diferente índole como los salarios de los empleados del almacén, los impuestos locales...

Costes Específicos del Almacén

• Coste del capital invertido: en el edificio, las instalaciones y en la compra de las mercancías.
• Coste del deterioro físico: de los productos debido a roturas, humedades, suciedad.
• Coste de la obsolescencia: debido al cambio en los gustos o en el avance de la tecnología.
• Coste de la rotura de stocks: Es el coste ocasionado por la falta de existencias, que puede ocasionar la pérdida de clientes.

Clases de Stocks

• 1. Stocks activos de ciclo: Se constituye para hacer frente a la demanda normal de los clientes en un periodo de tiempo concreto.
• a) Stocks máximo: Es la cantidad máxima que puede haber de un producto en el almacén; lo marca la capacidad del almacén, el capital invertido en la compra de mercancías, o los costes derivados del mantenimiento de esas mercancías.
• b) Stocks mínimo: Es la cantidad mínima que puede haber de un producto en el almacén; lo marca la probabilidad de que se produzcan roturas en el stock, y no se puedan atender los pedidos de los clientes, o que se paralice el proceso de producción de la empresa.
• 2. Stocks de seguridad: Se constituye para evitar la rotura de los stocks.
• 3. Stocks óptimos: Es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas y una mayor rentabilidad de los artículos almacenados en relación con el capital invertido.
• 4. Stocks cero o Just in Time [Justo a tiempo]: Consiste en trabajar bajo demanda, solo se producirá cuando exista una demanda concreta.

Evolución de las Existencias en el Almacén

• Modelo de previsión perfecta: Se fundamenta en que el ritmo de la demanda de mercancías es constante y prevé el momento en que se van a agotar las existencias y, además, se supone que la reposición de las mercancías es inmediata.
• Rotura de Stock: Existe rotura de stocks en un almacén cuando no quedan existencias suficientes para atender a los pedidos de los clientes. Las empresas se pueden quedar sin existencias cuando surja un pedido imprevisto superior a lo esperado, o cuando los proveedores tarden más tiempo del habitual en reponer las mercancías.
• Stock de seguridad: Se constituye para evitar las roturas de stocks. Es complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas anormales de los clientes, a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a circunstancias imprevistas.

La Reposición de las Mercancías

Para que no se produzca rotura de stocks y para que las existencias almacenadas sean las justas en cada momento, sin que supongan un coste excesivo, se han de resolver dos cuestiones:

• Cantidad que se ha de solicitar en cada pedido: “¿Cuánto pedir?”.
• Momento en el que han de realizarse los pedidos: “¿Cuándo pedir?”.

Para resolver estas cuestiones surgen dos conceptos:

• 1. Punto de pedido: Es la cantidad de existencias que quedan en el almacén, alcanzadas las cuales se ha de realizar un pedido.
• 2. Lote económico: Es la cantidad de producto que hay que solicitar a los proveedores para que los costes de adquisición y mantenimiento resulten mínimos.

Punto de Pedido

Es el nivel de stock que, llegado al cual, indica que se debe realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stocks. Avisa del momento en que se debe realizar un pedido ya que, en caso contrario, se pueden producir problemas en el suministro a los clientes. (FÓRMULA: PP: (PExDM) + StockS)

Cantidad Óptima de Pedido

La cantidad óptima que hay que solicitar en cada pedido se denomina lote económico. Es la cantidad que hay que solicitar a los proveedores para que resulten mínimos los costes de adquisición y mantenimiento.

Análisis ABC

El método ABC es un sistema de gestión de almacén basado en los principios de que solo interesa un control minucioso de los productos más importantes, mientras que para los que tengan menor relevancia bastará con una vigilancia menos rigurosa.

Clasificación de los Productos según el Método ABC

• Grupo A: Formado por un número reducido de productos (entre un 5% a un 20% de los artículos almacenados), y suponen un porcentaje de inversión de capital elevado respecto al total de stocks (del 60% al 80%).
• Grupo B: Son un número mayor de productos almacenados (del 20% al 40%), y suponen entre un 20% y un 30% del total invertido en el almacén.
• Grupo C: Representa el grupo de artículos más numerosos (en torno al 50% o 60%), pero solo representa del 5% al 20% del capital invertido del almacén.

Procedimiento para Aplicar el Método ABC

1. Primero: Organizar los productos de mayor a menor valoración.
2. Segundo: Establecer los grupos A, B y C.
3. Tercero: Calcular el porcentaje de cada grupo de artículos (A, B y C) respecto al total de artículos y el total de inversiones.
4. Cuarto: Representar gráficamente la situación. Cuando han sido seleccionados adecuadamente los productos en cada grupo, se prestará mayor atención a la gestión de los productos del grupo A, menos atención a los del grupo B y menos aún a los del grupo C.

Rotación de los Stocks

La rotación es el número de veces que, en un periodo de tiempo, un artículo pasa por el proceso de venderse, salir del almacén y ser cobrado, recuperando así la inversión realizada al adquirirlo. El índice de rotación se calcula como: importe de las salidas anuales / importe de las existencias medias anuales.

El índice de rotación debe ser siempre superior a 1. Si un artículo rota cuatro veces al año, significa que se ha recuperado cuatro veces la inversión realizada en él. *Si el índice de rotación es muy bajo, significa que la inversión que se ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco. *Si el índice de rotación es muy elevado, significa que las existencias están en un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar atención al stock de seguridad para evitar que no se produzca su rotura.

Clases de Índices de Rotación

Se pueden calcular dos índices de rotación de stocks:

• Índice de rotación física: Se calcula el movimiento en unidades de producto.
• Índice de rotación económica: Se calcula el movimiento en unidades monetarias (euros).

El índice de rotación se puede calcular a su vez:

• Para cada artículo.
• Para el conjunto de todos los artículos depositados en el almacén.