Estructura Organizacional: Conceptos y Diseño de Puestos de Trabajo

¿Qué es una Organización?

Una organización es una asociación voluntaria de personas que realizan actividades con un propósito. La organización implica una relación de personas. Esta relación significa principalmente relaciones de trabajo, ya que las personas que componen la organización se unen y se integran mediante vínculos de trabajo.

¿Cómo nace una Organización?

Una organización se origina por lo general a partir de la decisión de una persona de emprender una actividad. La decisión de la persona es impulsada por una idea, que puede surgir por una intuición, o por imaginación o por imitación.

¿Qué son las Organizaciones?

Las organizaciones son sistemas en permanente interacción con su entorno, que las afecta de forma significativa; además, sus procesos internos de planeación, organización, dirección y control son altamente interactivos y un cambio en uno de ellos puede afectar a los demás.

Componentes Clave en la Definición de Estructuras Organizacionales

1. La estructura de la organización designa las relaciones formales de mando, niveles jerárquicos y el tramo de control de los directivos y sus colaboradores.
2. La estructura de la organización identifica el agrupamiento de las personas en departamentos y de éstos en la organización total.
3. La estructura de la organización incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, es decir, la coordinación efectiva de los esfuerzos en todos los departamentos.

Diseño de la Estructura Organizacional

El diseño de la estructura organizacional es la representación formal de las relaciones laborales de las organizaciones, donde se definen la división formal del trabajo y las relaciones de dependencia en el interior de una organización.

Este tipo de diseño involucra aspectos como:

• La división y la especialización del trabajo.
• Las jerarquías administrativas.
• Las líneas de autoridad o cadenas de mando.
• La amplitud de control.
• La formalización de las relaciones, y de normas y procedimientos en el trabajo.
• La departamentalización o agrupación de puestos.

División del Trabajo y Especialización

Adam Smith fue el primero en identificar la división del trabajo y concluyó que ésta contribuía a aumentar la productividad de los empleados. A principios del siglo XX, Henry Fayol aplicó el concepto de una línea de ensamblaje en la que cada trabajador de Ford se le asignaba una tarea específica y repetitiva.

Jerarquías Administrativas

La jerarquía administrativa se refiere a los niveles jerárquicos que se establecen en las organizaciones para su administración y la respectiva relación de autoridad y toma de decisiones entre los diferentes niveles. Entre más niveles de autoridad se establezcan en una organización, se dice que ésta es más jerárquica.

Tipos de Autoridad

• Autoridad de línea: Es la autoridad que se estructura y se ejerce en una cadena de mando directa desde el nivel jerárquico superior hacia uno inferior, es decir que existe autoridad de línea cuando una persona con un cargo ejerce autoridad sobre las personas bajo su responsabilidad.
• Autoridad de personal o de staff: Es la autoridad que se ejerce por competencias basadas en la experiencia que usualmente se manifiestan como asesorías por parte de expertos hacia directores de área.
• Autoridad de comité o de equipo: Es la autoridad que se otorga a los comités o equipos de trabajo en las organizaciones. El comité o el equipo representan la autoridad en los eventos, actividades o proyectos en los que actúa.

La Coordinación

La coordinación es el proceso de sincronizar y armonizar las actividades para realizarlas con la oportunidad y calidad requeridas. La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación.

Es indispensable que la división del trabajo se sustente en la coordinación, la cual consiste en lograr la unidad de esfuerzos de forma tal que las funciones y los resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempos ociosos y fugas de responsabilidad.

Amplitud de Control

La amplitud o área/tramo de control en un proceso de organización se refiere a la cantidad de personas que otra con un determinado cargo supervisa de manera directa, con eficiencia y eficacia. Para Gitman y McDaniel, un área o amplitud de control óptima está determinada por varios factores.

Sinergia

La sinergia es un principio biológico aplicado a las organizaciones, y sugiere que, cuando dos o más personas se unen para realizar un trabajo de forma cooperativa, lograrán mejores y mayores resultados que si cada una lo hiciera individualmente.

Unidad de Mando

Es un principio propuesto por Henry Fayol, y sugiere que un trabajador debe recibir órdenes solamente de un jefe. Fayol no recomendaba que los trabajadores estén supeditados a la autoridad de varios jefes, porque provocaba confusiones y conflictos de poder.

Los Puestos de Trabajo o Cargos

Cada puesto de trabajo se crea como resultado de la división de trabajo y de esta manera, a cada puesto le corresponde una función específica dentro de la organización, es decir, se define lo que cada uno de ellos debe hacer.

El puesto de trabajo es la unidad de trabajo más pequeña de la organización y está definido por las tareas que el trabajador debe realizar, el poder para tomar decisiones y por las relaciones con los demás puestos de trabajo de la organización.

¿Cómo se Diseñan los Puestos de Trabajo?

Los puestos de trabajo se diseñan de acuerdo a las necesidades que tienen la organización, y para diseñarlos se deben tener en cuenta algunas características distintivas, ya que, como se ha señalado, cada puesto es único y distinto a otros puestos.

La Especialización de Tareas en los Puestos de Trabajo

El principio de división del trabajo establece la especialización de tareas y origina que el diseño de los puestos de trabajo dentro de la organización. Ahora bien, los puestos de trabajo son diferentes y tienen características distintas, por lo tanto, las tareas que le corresponde a cada puesto varían como también varían los requerimientos para cada puesto.

Tipos de Especialización de Tareas

• El puesto de alta especialización horizontal: Divide su trabajo para aumentar su productividad; o sea, aumenta la repetición en el trabajo facilitando su estandarización. Así, las producciones son más uniformes y eficientes. Smith enumera ventajas de la especialización: mejora la destreza del trabajador, el ahorro del tiempo perdido en cambiar tareas.
• El puesto de baja especialización horizontal: Un puesto está ampliado cuando las tareas que deben ejecutarse en el mismo son amplias y variables. Los puestos ampliados obligan al trabajador a dispersar su esfuerzo en diferentes actividades. Un ejemplo, las tareas que realiza un auxiliar administrativo pueden ser: confeccionar planillas, archivar documentos, efectuar pagos y realizar compras. En este caso, las tareas que ejecuta son amplias y variadas, ya que las mismas son de diferente naturaleza.

La Especialización del Poder en los Puestos de Trabajo

Debemos considerar que las tareas que debe realizar un trabajador es un aspecto de la especialización del puesto de trabajo. El otro aspecto que define también a un puesto de trabajo es el poder para tomar decisiones. Un trabajador no solo realiza tareas, también toma decisiones en la medida en que desarrolla su trabajo.

Tipos de Especialización del Poder

• El puesto de alta especialización vertical: Un puesto de trabajo con poder especializado se denota cuando el empleado está limitado en su poder para tomar decisiones, generalmente como consecuencia de que sus tareas también son limitadas, es decir, cuando está especializado en sus tareas.
• El puesto de baja especialización vertical: El poder de un puesto está ampliado cuando el poder para tomar decisiones es lo suficientemente amplio como para ejercer un mayor control.

La Formalización del Trabajo

La formalización del trabajo es el grado en que existen manuales, procedimientos, reglas y reglamentos que se definen explícitamente para gobernar el comportamiento de los miembros de la empresa y regular sus actividades (cómo, cuándo y porqué se ejecutan las tareas).

La formalización sirve para reducir la variabilidad humana, impone rigidez y obediencia y elimina la libertad personal, para asegurar que las cosas se ejecuten exactamente de acuerdo con lo previsto.

La Preparación para el Puesto

Cada puesto de trabajo tiene sus requerimientos específicos de manera que cada trabajador debe conocer todos los aspectos de su trabajo. Por ello, el diseño de los puestos de trabajo debe incluir también aquellos conocimientos, habilidades y destrezas que debe tener el trabajador para ocupar cada puesto.

Entonces, el propósito de la preparación del puesto de trabajo es definir para cada puesto las características y las exigencias requeridas para desarrollar el trabajo. Las características incluyen, por ejemplo: el nivel de formación académica, los años de experiencia requerida, etc.