Evolución del Protocolo Notarial: Del Registro Medieval a la Edad Moderna

El Registro Notarial en la Edad Media

El concepto de registro tiene sus raíces en la doctrina que surge del renacimiento del Derecho en el mundo occidental durante los siglos XII y XIII. Esta nueva formulación, que supuso una renovación del sistema documental y que fue reforzada por los canonistas, establecía que el antiguo tabelión era, como el juez, una publica persona, y el instrumento público necesitaba una forma reglada de producción. Para garantizar su autenticidad, el instrumento requería la formulación previa de una redacción sumaria del negocio escriturado: la scheda o imbreviatura (luego llamada nota), que contenía la esencia del negocio jurídico, previa a la charta, mundum o instrumentum publicum, que constituye el documento definitivo. Las primeras notas conocidas se documentan en el norte de Italia, a mediados del siglo XII.

El concepto de protocolo (el término protocolo viene del latín protocollum) proviene de la combinación del griego protos (primero) y del latín collum o collatio (cotejo con el original). La combinación de estos dos significados es coherente con el sentido actual como libro donde se inscribe la primera matriz o escritura original de los instrumentos. El término protocolo se utilizaba tanto para designar el asiento del registro como el registro mismo.

Fases de Aparición del Registro Notarial

El proceso de aparición del registro notarial tuvo tres fases:

• Primer periodo (hasta mediados del siglo XI): El notario tomaba unas notas taquigráficas de los documentos, que solían aparecer al dorso de la carta original.
• Segundo periodo (desde mediados del siglo XII): El notario redactaba un resumen del original en un pergamino, que bajo el nombre de notula o imbreviatura, conservaba en su poder en forma de pequeño legajo o cosidos por los márgenes (escripturación in cartulis).
• Tercer periodo (finales del siglo XII): La dificultad de manejo de estas cartas yuxtapuestas y el interés de conservarlas estimuló la solución más práctica de copiarlas en un libro registro (escripturación in libris). Había nacido el manual o registro notarial.

El Fuero Real (1255) obligaba a conservar las notas que habían servido para redactar un instrumento. Poco después, tanto el Espéculo como las Partidas abundaban en el proceso formativo del instrumento y determinaban la creación del libro registro. A pesar de ello, en Castilla su confección no fue tan cuidada como en Aragón, y la mayoría de los registros castellanos medievales no perduraron, al igual que los registros de la Cancillería real. En cambio, en Aragón es muy numerosa la cantidad de volúmenes de libros registros conservados desde el mismo siglo XIII.

Los Registros Castellanos Bajomedievales

En Castilla, la redacción de la nota o asiento, que contenía la esencia del negocio, culminaba con su registro en un libro o cuaderno destinado a este fin, tal como se formula en las Partidas: “deven aver un libro por registro, en que escrivan las notas de todas las cartas”. A pesar de esta normativa, hasta finales del siglo XII parece que la consignación de la nota era in cartulis, en hojas sueltas, ya que las referencias documentales aluden siempre a notas y no a libros. A partir del siglo XIII, parece que las notas se asientan ya in libris en los territorios castellanos. Sin embargo, lo cierto es que se conservan muy pocos registros notariales castellanos anteriores al siglo XV, aunque consta su existencia.

Los registros de esta época no se encuadernaban en tomos o libros, sino que se guardaban en cuadernos sueltos, a veces protegidos por un simple cartapacio o cubierta, hecho que no ha facilitado su conservación. Esta situación perduró hasta los Reyes Católicos, cuya legislación más explícita resultó determinante para la evolución del protocolo y fue acatada de forma progresiva por los escribanos. En el siglo XVI, los escribanos muestran un mayor interés por la conservación de sus libros, integrándose en forma de libro por la unión de varios cuadernos, en cuarto o en folio.

Los libros registro, formados por diversos cuadernos generalmente de tamaño folio, son ya encuadernados a posteriori de su formación, y foliados. Además, se acompañan de un índice sumario de otorgantes que se incluye en el volumen. Cada libro corresponde a un año natural o a una fracción del mismo si el número de los otorgamientos lo requiere. Por su parte, la redacción textual acentúa la farragosidad de la composición y nace un estilo o curso de notaría característico. A veces, la extensión por escrito de la matriz está preparada previamente, rellenándose en el acto del otorgamiento los espacios en blanco dejados para la reseña de los otorgantes, las cláusulas dispositivas, la fecha o los testigos, hecho que se hace evidente por las diferencias de letra y de tinta.

En cuanto al sistema de datación, la era hispánica, que había perdurado en Castilla hasta mediados del siglo XIV, es sustituida por la era de la Natividad mediante provisión del monarca Juan I en 1383. Finalmente, la lengua utilizada en los registros era el castellano. En Castilla, de hecho, se observa una más temprana desaparición de la lengua culta, el latín.

La Aparición del Protocolo en la Edad Moderna

La Pragmática de Alcalá de 1503 y el Libro de Bulas y Pragmáticas

Si bien las principales transformaciones de la institución notarial se producirán en la segunda mitad del siglo XIX con la ley marco de 1862, las del protocolo se darán en Castilla a principios del siglo XVI. La promulgación de la Pragmática de Alcalá de 1503, por la que Isabel la Católica aprueba las Ordenanzas de los escribanos del reino, supone la culminación de un proceso y da carta de naturaleza al protocolo en el sentido actual. Establece la matriz original y única de cada escritura, redactada por extenso, consentida y firmada por las partes y testigos en su caso y con la autorización notarial, aunque de momento sin signo.

Su promulgación fue motivada por los problemas de inseguridad jurídica derivados, entre otras razones, del sistema de registro medieval, en el cual las notas aparecían muy abreviadas, hecho que además suponía una desnaturalización de la misma función notarial. Se prescribe, con carácter obligatorio, que en el texto documental preparado para su registro se indiquen expresamente los nombres de los otorgantes o partes principales y los de los testigos, la fecha del otorgamiento (día, mes, año y lugar), especificando con precisión y claridad el contenido del negocio conforme a su naturaleza y tipología, sin omitir detalle alguno sobre las condiciones, cláusulas, renuncias, acuerdos y pactos manifestados y convenidos por los otorgantes, escribiéndolo todo fielmente en "buena letra cortesana e non procesada".

Las escrituras de los actos negociales y de voluntad debían ser leídas, aprobadas y ratificadas con las correspondientes firmas de los testigos e intervinientes, previamente identificados y reconocidos por el notario. Este cierra la escritura en buena letra cortesana con su validación personal y las hace pasar a formar parte de los libros de protocolo debidamente encuadernados. Estos libros contendrían hojas completas o pliegos de papel de folio entero sin grandes márgenes, con un número de líneas no inferior a 35 por folio y en cada línea 15 partes o palabras. Esta previsión tan minuciosa se explica porque los derechos de los escribanos se fijaban en función de los folios escritos. Finalmente, se hacía mención del salvado de los errores y tachaduras, si los hubiere. Las copias de las escrituras libradas a los interesados serían reproducción literal del protocolo. Se reforzaba la obligación de custodia de los protocolos por parte de los notarios.

Esta norma fundamental, reforzada por algunas disposiciones de cortes posteriores, tuvo una implantación progresiva en toda la Corona de Castilla. Sus consecuencias positivas son evidentes, ya que en la mayoría de los archivos las series notariales comienzan a partir de esa fecha. Esta Pragmática de Alcalá, con valor de ley general para los distintos reinos castellanos e Indias, se promulga de nuevo unos meses más tarde, el 10 de noviembre de 1503, en forma de provisión real con la adición de dos párrafos y pasa a formar parte de la célebre colección legislativa oficial de los Reyes Católicos, intitulada: "Libro de bulas y pragmáticas de los Reyes Católicos", recopilada y compuesta, por expreso mandato y con la aprobación de ambos monarcas, por el escribano del Consejo y Cámara Real, Juan Ramírez, quien a su costa la imprime en Alcalá a finales del año 1503.

Carácter y Significado de la Pragmática de Alcalá

Su doble carácter, legislativo y ordenancista-arancelario, de obligado cumplimiento para todos los escribanos-notarios públicos de la Corona de Castilla, su doble promulgación y la especial estructuración diplomática que adopta, quizás explique el calificativo de pragmática-provisión, que no pocos estudiosos le atribuyen. A pesar de las múltiples imprecisiones redaccionales y defectos estructurales de tipo diplomático con añadido del texto, fácilmente detectables en dicho escrito, si nos fijamos en su contenido y significado puede calificarse como uno de los documentos más importantes y decisivos dados por la reina Isabel de Castilla, no directamente sobre la institución notarial pública, pero sí en relación a la función actuaria-documentaria de los notarios.

Así, se establece que:

A.- El protocolo notarial es garantía legal permanente, tanto del contenido negocial como de la escritura en que se plasma, protocolizados con valor de título e instrumento probatorio.

B.- El notario da fe de conocimiento de las partes e intervinientes en dichos instrumentos jurídico-administrativos y de la observancia de determinados requisitos formales, estructurales y jurídico-diplomáticos a la hora de elaborar la documentación a protocolizar o de expedir copia en forma autenticada con el fin de que ésta alcance la plenitud probatoria y jurídico-administrativa.

C.- Se fija el arancel y derechos por los que, en lo sucesivo, se regirán todos los escribanos públicos a la hora de recompensar su trabajo por los servicios de redacción, escrituración, registración en el protocolo o por la expedición de copias autenticadas.

Tanto la Pragmática de Alcalá como el "Libro de las bulas y pragmáticas de los Reyes Católicos", se emiten precisamente para subsanar con nuevas disposiciones y remedios eficaces las abundantes lagunas y defectos detectados en la legislación precedente, totalmente dispersa en reales provisiones, pragmáticas, cédulas y todo tipo de ordenamientos e instrucciones. La finalidad principal de la Pragmática de Alcalá y la intención puesta de manifiesto por quien la emite, Isabel I de Castilla, fue la creación de un solo registro oficial de corte moderno y redacción de texto íntegro, propiedad del Estado y adverado con el testimonio de la fe pública. Así la Corona lo considera garante ante la sociedad de los derechos y obligaciones de reyes, autoridades, instituciones y personas particulares de los distintos estratos de la sociedad.

Desde entonces, la fe pública notarial y la prueba documental, garantizadas mediante la deposición y prueba testifical ante notario, se hacen obligatorias por ley para numerosos actos de voluntad, negocios contractuales, acuerdos, etc. y, totalmente necesarias dentro de la organización administrativa, judicial, mercantil, social e interrelacional de los distintos reinos de Castilla. Una y otra presuponen y reclaman la existencia de un funcionariado específico, ostentor de dicha fe: el notariado oficial. Con todo, la legislación relativa al mismo es incompleta, deficiente y, en muchos casos, ineficaz.

Tipos de Libros Notariales a Partir de la Ley del Notariado de 1862

A partir de la Ley del Notariado de 1862 y de acuerdo con la legislación sectorial posterior, los tipos de libros notariales quedan establecidos. Además del protocolo general y de los índices correspondientes, los notarios generan también protocolos especiales que podemos hallar en los archivos y que se sintetizan de la siguiente manera:

• Protocolos reservados de testamentos: En ellos, los notarios insertarán, con la numeración correspondiente, copia de la carpeta de los testamentos y codicilos cerrados, cuyo otorgamiento hubieran autorizado, y los testamentos y codicilos abiertos cuando los testadores lo solicitaren. No es necesario que se genere un libro por cada año.
• Protocolos reservados de filiaciones: En ellos, de acuerdo con el artículo 35 de la misma ley, los notarios insertarán las escrituras matrices de reconocimiento de los hijos naturales, cuando no quieran los interesados que consten en el registro general. Tampoco necesitarán formar cada año protocolo diferente.
• Libros indicadores: De acuerdo con el artículo 264 del reglamento notarial de 1944, reformado en enero de 2007, se llevarán por cada año natural y estarán integrados por dos secciones. En la primera se anotarán por la fecha del traslado a papel de las copias electrónicas, los testimonios en soporte papel de las comunicaciones o notificaciones electrónicas recibidas o efectuadas y las legitimaciones de firmas electrónicas. En la segunda, se comprenderán los testimonios por exhibición, de vigencia de leyes, de legitimación de firmas y las certificaciones de saldo y de asiento que se realicen en soporte papel.
• Protocolos especiales de protestos de letras de cambio y otros documentos mercantiles: Se inician en 1967, aunque decaen gradualmente a raíz de la Ley Cambiaria y del Cheque de 1985. En la actualidad son muy pocos los protestos que se ejecutan por esta vía.
• Libros registro de operaciones mercantiles: Obligatorios para todos los notarios desde primero de octubre del año 2000, a raíz de la integración de corredores de comercio y notarios, y opcionales a partir de enero de 2007, ya que los notarios pueden optar por incorporar las pólizas en el protocolo general, previa comunicación a los colegios notariales.