Funciones y Jerarquía del Ordenanza en la Administración Pública

Realización de Recados Oficiales Fuera y Dentro del Centro de Trabajo

Recados y Mensajes

El decreto 3147/1971, de 16 de diciembre, que aprueba el reglamento del cuerpo general subalterno de la administración civil del estado, recoge las funciones propias del cuerpo subalterno, entre las cuales -en relación con los recados y mensajes- se encuentran:

• Recibir, conservar y distribuir los documentos, objetos y correspondencia que a tales efectos les sean encomendados.
• Realizar, dentro de la dependencia, los traslados de material, mobiliario y enseres que fueren necesarios.
• Realizar los encargos relacionados con el servicio que se les encomiende, dentro o fuera del edificio.
• Manejar máquinas reproductoras, multicopistas, fotocopiadoras, encuadernadoras y otras análogas, cuando sean autorizados para ello por el jefe del centro, oficina o dependencia.

Para la consecución de ese objetivo se atribuyen al ordenanza las siguientes funciones:

• Utilizar con destreza y precisión los medios de teletransmisión, fax, télex, correo electrónico, en el envío documental y/o de información que se requiera.
• Utilizar los medios de reprografía existentes, fotocopias u otros y obtener las copias solicitadas en el número, plazo y formato establecidos.
• Distribuir la documentación existente, fotocopias u otros.
• Confeccionar carteles informativos y colocarlos en los lugares indicados de acuerdo con las instrucciones recibidas.
• Emitir comunicaciones internas y/o llamadas por megafonía.

Por último, hay que señalar que el orden en que el ordenanza haya de efectuar los recados o transmitir los mensajes, va a depender esencialmente de:

• La urgencia de la labor encomendada.
• El rango del órgano emisor de la comunicación.

Jerarquía del Ordenanza

Mostramos a continuación una escala jerárquica administrativa básica sin perjuicio de la cual, dependiendo del organismo al que esté adscrito el ordenanza será variable el número de jefaturas intermedias de entre las nombradas a continuación.

Escala Jerárquica Administrativa Básica

Director General

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Jefe de Área

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Jefe de Servicio

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Jefe de Sección

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Jefe de Unidad

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Personal Administrativo

Auxiliar Administrativo

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Personal Ordenanza

Debido a la cantidad de funciones que un ordenanza desarrolla dentro de un organismo, se lleva a cabo, generalmente, una racionalización de estas, siendo desarrolladas por los diferentes ordenanzas dotando al servicio de calidad y eficacia; todo ello dependerá también del número de ordenanzas que trabajen en cada organismo.

El ordenanza dependerá jerárquicamente de un jefe de personal ordenanza, si lo hubiere, que será el encargado de distribuir las tareas a los diferentes ordenanzas.

El ordenanza solicitará sus permisos, licencias, o cualquier cambio en sus tareas a dicho superior.

El ordenanza, objeto del presente tema, tramitará o conducirá sin tardanza las comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que le sean confiados por sus superiores y comunicará con la mayor diligencia posible todas aquellas órdenes que reciba.