Fundamentos de la Administración Empresarial: Organización, Planificación y Recursos Humanos

Administración de Empresa

Es un proceso continuo en el que se coordinan los elementos materiales y humanos de la empresa dentro de un entorno para conseguir unos objetivos. Las cuatro funciones administrativas principales son: planificación, organización, dirección de recursos humanos y control.

Organización Empresarial

La organización se puede clasificar en dos tipos:

Organización Formal

Es la establecida por la dirección de la empresa y debe ser aceptada por todos. La estructura organizativa se debe reflejar en toda la organización. Consiste en establecer la estructura organizativa de la empresa, distribuir las tareas y responsabilidades entre los miembros y determinar las relaciones de autoridad.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Existen dos tipos de relaciones: lineales (cadena de mando o jerarquía) y de staff o asesoramiento (sin jerarquía, pero asesora en problemas específicos).

Clasificación de Organigramas

• Según su finalidad: informativos o analíticos.
• Según su extensión: generales o detallados.
• Según su contenido: estructurales, personales o funcionales.
• Según su forma: vertical, horizontal o radial.

Departamentalización

Es la división de actividades y trabajadores en unidades llamadas departamentos. Puede realizarse de las siguientes maneras:

• Por funciones: Agrupación por áreas funcionales básicas. Ventaja: aumenta la especialización y productividad. Desventaja: problemas de comunicación entre departamentos.
• Por zona geográfica: Agrupación según la zona de destino del producto. Ventaja: mejor atención al cliente por zona. Desventaja: duplicación de funciones y aumento de costes.
• Por productos: División según los productos fabricados. Ventaja: gran autonomía, un problema en un departamento no afecta a otros. Desventaja: duplicación de funciones.
• Por procesos: Departamentos según las etapas del proceso productivo. Ventaja: mayor división del trabajo y productividad. Desventaja: monotonía laboral.

Modelos de Estructura Organizativa

Muestran los puestos de trabajo, responsabilidades, departamentos y jerarquía. Existen cinco modelos principales:

• Jerárquico: Unidad de mando, cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe. Ventaja: responsabilidades y jerarquías claras, toma de decisiones rápida. Desventaja: comunicación lenta, falta de especialización.
• Funcional: Especialistas en cada área de la empresa. Ventaja: trabajadores mejor asesorados. Desventaja: órdenes contradictorias.
• En línea y asesoramiento (staff): Combinación de los modelos jerárquico y funcional. Ventaja: responsabilidad y jerarquía claras, especialistas asesoran. Desventaja: decisiones lentas, coste extra por asesores.
• Matricial: Combina departamentos por funciones y por productos. Los trabajadores tienen dos jefes. Ventaja: estructura flexible y adaptable. Desventaja: problemas de coordinación y conflictos entre jefes.

Organización Informal

Son las relaciones personales y sociales espontáneas que surgen entre las personas más allá de lo establecido por la dirección. Incluyen amistades, intereses comunes y líderes naturales, facilitando la comunicación entre diferentes departamentos.

Planificación

Consiste en fijar objetivos a partir del punto de partida de la empresa, establecer estrategias y políticas para conseguirlos, teniendo en cuenta los recursos disponibles. La planificación se lleva a cabo en seis fases:

1. Análisis de la situación: Análisis externo (oportunidades y amenazas) e interno (ventajas competitivas).
2. Fijación de objetivos: Establecer los objetivos a alcanzar.
3. Diseño de estrategias: Decidir las estrategias para superar a la competencia (liderazgo en costes o diferenciación).
4. Implantar la estrategia: Establecer políticas (principios básicos), procedimientos (pasos a seguir) y reglas (acciones en situaciones determinadas).
5. Establecimiento de un presupuesto: Determinar las necesidades de dinero y prever ingresos.
6. Control: Comparar los resultados reales con lo planificado.

Función de Dirección de Recursos Humanos

Se centra en la gestión de los trabajadores para que realicen las tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. Los tres elementos clave son:

• Liderazgo: Influir en las personas para que sigan las indicaciones con buena disposición.
• Motivación: Predisposición del trabajador para hacer el trabajo de la mejor manera posible.
• Comunicación: Transmisión de información entre jefes y subordinados.

Plan de Recursos Humanos

Actividades y políticas para que los RRHH sean una ventaja competitiva. Incluye:

• Previsión de las necesidades de personal: Determinar cuántas personas se necesitan y qué requisitos deben cumplir.
• Política de externalización de funciones: Evaluar si es rentable contratar o externalizar ciertas funciones.
• Política de reclutamiento y selección de personal: Atraer candidatos y establecer pruebas de selección.
• Política de contratación: Decidir el tipo de contrato para cada trabajador.
• Política de formación: Desarrollar habilidades de los trabajadores.
• Política salarial y de promoción: Establecer salarios y requisitos para ascensos.
• Política de prevención de riesgos laborales: Normativa y procedimientos para proteger a los trabajadores.
• Política de relaciones laborales: Relación con los representantes de los trabajadores.