Gestión Documental Eficaz: Archivo, Conservación y Servicios Postales para Empresas

Fases de la Documentación

1. Clasificación: Agrupar por clases (facturas, nóminas, contratos...).
2. Ordenación: Colocar de acuerdo a un orden (cronológico, alfabético...).
3. Archivo:

   Definiciones de Archivo

   • Conjunto de correspondencia y documentación que se guarda en una empresa.
   • Mobiliario o material que se ha utilizado para guardar la documentación.
   • Habitación, cuarto o lugar.

Funciones del Archivo

• Guardar, conservar y custodiar documentación.
• Facilitar la localización de forma rápida y eficiente.
• Constituir centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales, incluyendo los plazos establecidos que obligan a conservar determinados documentos.

Conservación y Utilización de Documentos

Se establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes con su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años. Contarán con las condiciones de temperatura y humedad adecuadas, se utilizarán equipos y materiales de archivo que no dañen ni deterioren el papel.

• En caso de extraer un documento, y no todo el archivo, se ha de dejar un testigo indicando dónde está el documento.
• Devolver los documentos lo antes posible.
• Llevar un sistema de control.

Servicios Postales

Operador postal: Toda empresa pública o privada que realiza actos de recogida, transporte y reparto de objetos postales.

• Correos
• Empresas privadas

Correos

Servicio postal universal: Aquel que atiende a todos los ciudadanos de un país en igualdad de condiciones.

Tipos de Envíos

• Carta ordinaria.
• Carta urgente: 24h envíos nacionales; 1 a 3 días hábiles a Europa.
• Carta certificada.
• Carta certificada con aviso de recibo.
• Burofax.

Servicios Privados de Mensajería y Paquetería

Compañías privadas que ofrecen servicios de mensajería y paquetería: SEUR, DHL, VACEX, MRW...

Tipos de Archivo

• Soporte: Convencional e informático.
• Uso: Activo (actual), semi-activo (no hace falta pero lo guardamos), inactivo (documentos antiguos o históricos).
• Localización: Centralizado (se guarda todo en un punto), descentralizado (cada departamento se guarda lo suyo), mixto (una mezcla de los dos).

Proceso de Archivo

Fases:

1. Entrada (Guardar).
2. Conservación y utilización.
3. Purga o destrucción.

Purga de Documentos

Cuando los documentos dejan de tener valor para la empresa y finaliza el plazo legal durante el cual deben conservarse, es posible proceder a su destrucción.

Archivo Informatizado

Ventajas

• Ocupa muy poco espacio.
• Los documentos se localizan de una manera más rápida.
• Copias de seguridad.
• Evita el consumo de papel.

Inconvenientes

• Pérdida de información por un virus o avería.

Seguridad y Confidencialidad

Pretende garantizar la protección de datos personales de las personas físicas, incluyendo mecanismos de seguridad para el tratamiento y la disposición de estos.