Gestión de Inventario: Optimización y Control de Stock

1. Previsión de la Demanda

La demanda es la cantidad de un producto o servicio que los consumidores están dispuestos a adquirir a un precio determinado para satisfacer unas necesidades concretas. Una gestión profesionalizada implica que el empresario comercial sea capaz de:

• Identificar y gestionar correctamente los diferentes tipos de stock
• Prever las ventas que se van a producir para planificar las compras
• Determinar la cantidad de unidades que debe solicitar en cada pedido

Distinguimos tres modelos de comportamiento de la demanda:

• Demanda constante: Las ventas se mantienen constantes.
• Demanda creciente o decreciente: Dentro de un periodo de tiempo, las ventas tienden a aumentar o a disminuir.
• Demanda estacional: Las ventas siguen una evolución cíclica que se repite cada cierto tiempo.

La previsión de ventas permite pronosticar futuras demandas. Para ello se emplean principalmente dos tipos de métodos:

• Métodos cualitativos: Utilizan la experiencia, intuición y opiniones para hacer predicciones a largo plazo, especialmente para nuevos productos.
• Métodos cuantitativos: Utilizan fórmulas matemáticas y datos de ventas pasadas para hacer predicciones sobre un tiempo específico. Al predecir ventas históricas, se ajusta por factores internos (campañas, productos) y externos (competencia, mercado).

2. Planificación de las Compras

La planificación de compras consiste en determinar cuántos productos adquirir para un periodo de tres, seis meses o un año. Incluye las siguientes etapas:

• Necesidad de abastecimiento: Identificar las mercancías necesarias según la previsión de ventas.
• Fuentes de suministro: Seleccionar proveedores considerando precio y plazos.
• Programación de compras: Definir modalidades de compra y plazos de pedidos.
• Seguimiento del pedido: Controlar el proceso de compra según lo previsto.

Ventajas de una Planificación

• Conseguir mejores precios
• Reducir los costes de administración
• Disminuir los costes de almacenamiento
• Obtener los productos necesarios
• Distribuir adecuadamente el trabajo entre el personal
• Aumentar la eficacia y especialización del personal de compras
• Controlar el proceso de compras

3. El Stock en la Empresa

El stock es el acopio de mercancías en depósito hasta su venta o uso. Existen dos enfoques: almacenar existencias para alcanzar un stock óptimo que cubra las previsiones de ventas o adoptar la estrategia de stock cero, basada en el "justo a tiempo".

• Stock óptimo, Ventajas: Un gran volumen de existencias permite al comercio ofrecer puntualmente el producto solicitado.
• Stock cero, Ventajas: Menor inversión en infraestructura, menos inventario y reducción de costes de almacenamiento.
• Stock muerto: Incluye artículos que, por obsolescencia o antigüedad, no satisfacen necesidades y permanecen inactivos.

Beneficios al Disponer de Stock

• Mejora del servicio al cliente: la empresa dispone de más existencias y satisface de inmediato las expectativas del cliente.
• Reducción de los costes: Tener stock en el almacén permite periodos de reposición más largos y reduce pedidos, disminuyendo costes de emisión y transporte.

Costes Relacionados con el Stock

• Coste de adquisición: Desde la adquisición de productos hasta su recepción en el almacén, incluye costos de materiales, transporte, seguros y gastos de recepción e inspección.
• Coste de almacenamiento: Se genera al almacenar mercancías e incluye gastos de conservación y seguros.
• Coste de renovación del stock: Incluye los gastos de ventas, como la preparación de pedidos y administración.
• Coste de rotura de stock: Ocurre al no poder satisfacer la demanda de un artículo por falta de stock.

3.2 Funciones del Stock

• Reguladora
  • El stock reduce el riesgo al hacer frente a imprevistos en la demanda.
  • Permite anticiparse a cambios en el mercado.
• Comercial
  • Facilita el transporte y distribución de mercancías con un flujo constante.
  • Mejora el servicio al cliente al entregar puntualmente y sin errores.
• Económica
  • Permite comprar en grandes volúmenes a precios bajos.
  • Reduce costes mediante descuentos y ahorros en transporte, generando economías de escala.

3.3 Comportamiento del Stock

Los productos en stock deben moverse continuamente. Para observar su evolución, se usan gráficos. El plazo de entrega (L) es el tiempo desde que se solicita la mercancía hasta que está disponible para el cliente. El plazo de reaprovisionamiento (R) es el tiempo entre dos emisiones consecutivas de pedidos.

4. Los Sistemas de Aprovisionamiento

Los sistemas de aprovisionamiento son métodos que permiten estimar el intervalo de tiempo en el que una empresa debe hacer un pedido al proveedor, así como la cantidad de mercancía idónea que debe solicitar.

4.1 El Punto de Pedido

El punto de pedido (Pp) es el nivel de existencia que, una vez alcanzado, obliga a emitir un pedido de reposición.

Pp = Ss + (L x Dm)

Pp → Punto de pedido
Ss → Stock de seguridad
L → Plazo de entrega
Dm → Demanda media durante el plazo de entrega

4.2 Sistemas de Revisión

Existen dos sistemas para gestionar pedidos:

• Revisión periódica: Se revisa el stock en intervalos regulares y se pide lo necesario para alcanzar el nivel máximo.
• Revisión continua: Se controla el stock tras cada venta o recepción, y al llegar a un nivel predefinido, se emite el pedido de una cantidad fija.

4.3 El Lote Económico de Pedido

El lote económico de pedido LEP o volumen óptimo de pedido es la cantidad de unidades que se debe solicitar en cada pedido para que los costes totales sean mínimos. El modelo de Harris-Wilson permite calcular el punto óptimo de pedido, igualando los costos de almacenamiento y de emisión del pedido, bajo estos supuestos:

• Demanda constante y conocida: Se sabe cuánto se comprará en un periodo y la cantidad es uniforme.
• Plazo de entrega constante: El proveedor siempre entrega en el mismo tiempo desde el pedido hasta la recepción.
• No hay roturas de stock.
• Coste de adquisición constante.
• Reposición instantánea tras el plazo de entrega.

Q → lote económico de pedido, expresado en unidades.
Ce → costes de emisión de un pedido.
D → demanda anual
Ca → costes unitarios de almacenamiento en el periodo de tiempo dado.

4.4 Índices de Cobertura, Rotación, Obsolescencia y Rotura de Stock

Tomamos decisiones basándonos en una serie de índices.

A. Índice de Cobertura del Stock

Indica el tiempo durante el cual se dispondrá de existencias con base en el consumo medio estimado.

Índice de cobertura (IC) = Stock medio / Consumo medio

B. Índice de Rotación

Indica la frecuencia con la que se renueva un artículo, es decir, cuántas veces entra y sale del almacén durante un periodo de tiempo.

Índice de rotación (IR) = Ventas del periodo / Stock medio del periodo

C. Índice de Obsolescencia del Stock

Indica el número de artículos inservibles para el consumo en un momento dado.

Índice de obsolescencia (IO) = Entradas del periodo / Rotación

D. Índice de Rotura del Stock

Implica que no se puede servir una solicitud de un cliente por no disponer del artículo solicitado en el almacén.

Índice de rotura de stock (IRS) = (N de referencias con stock 0 / Total de referencias) x 100