Gestión de Stocks: Tipos, Funciones y Optimización para Empresas

¿Qué son los Stocks?

Es fundamental diferenciar entre stock y surtido:

• Surtido: Se refiere a la variedad de artículos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes.
• Stock: Es la cantidad de mercancías depositadas o las existencias de un determinado producto.

Al gestionar el stock, se debe elegir entre un amplio surtido con poco stock para cada artículo o un surtido pequeño con gran stock por cada artículo.

Composición de los Stocks

La expresión stock o existencias se refiere a los artículos que almacena la empresa, tanto los necesarios para la fabricación como los que se van a vender. Se clasifican en:

• Materias primas: Productos que sirven para la fabricación y que se encuentran en el almacén a la espera de ser empleados en el proceso de producción.
• Productos semiterminados: Productos en curso que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase de un proceso de fabricación, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta mientras no se completa su fabricación.
• Productos terminados o mercancías: Se encuentran en los almacenes a la espera de ser vendidos.
• Bienes de equipo y recambios: Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad.
• Materiales diversos: Sirven para mantener las máquinas a punto.
• Productos defectuosos u obsoletos: Son los que han salido con algún defecto de fabricación o se han quedado desfasados por permanecer mucho tiempo sin venderse.
• Envases y embalajes: Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta que servirán para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte.
• Residuos: En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien no se puede sacar ningún provecho (virutas), o bien se pueden aprovechar de alguna manera (chatarra).

¿Por qué son Importantes los Stocks?

• Escasez: El stock es un recurso para evitar la escasez. La acumulación sirve para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.
• Economía de escala: El coste de producir cada artículo disminuye a medida que aumenta el número de estos. La fabricación de grandes cantidades de producto puede servir para abaratar los costes de producción y el precio de venta del producto.
• Razones comerciales: La acumulación de stocks es una garantía de que podremos cubrir la demanda de producto. Un stock excesivo puede conllevar mayores costes de almacén, que repercutirán en el precio de venta y en la demanda. El nivel de stock debe estar equilibrado.

Funciones de las Existencias

• Evitar la escasez: Protegiéndose ante la incertidumbre de la demanda o ante un posible retraso en el suministro de pedidos.
• Aprovechar la disminución de los costes a medida que aumenta el volumen de compras o de fabricación.
• Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima competitividad.

Nivel de Stock

Es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa o interna, pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén, se dice que se ha producido una rotura de stock. Un stock insuficiente puede traer consigo:

• Pérdida de ventas.
• Pérdida de imagen.
• Pérdida de la confianza de los clientes.

Los costes por rotura de stock son difíciles de cuantificar. Hay que procurar mantener un nivel de stock óptimo, suficiente para evitar las roturas de stock y evitar que haya un exceso inútil del mismo.

Un aspecto que incide directamente a la rotura de stock son los plazos de entrega de los proveedores. Para saber cuándo hay que hacer un pedido, se debe tener en cuenta cuánto tardarán en servirlo. Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los plazos establecidos, necesitamos conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar correctamente nuestros stocks. Hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que las existencias no estén concentradas en un solo almacén, si no que puedan estar repartidas en toda la cadena logística. Por el lado de las entradas de stock, el control es más fácil, ya que de alguna manera controlamos la llegada de artículos al decidir cuándo hacemos los pedidos y cuál será su tamaño. Las devoluciones de las ventas que realizamos son más difíciles de controlar. Las salidas son más difíciles de determinar por las fluctuaciones de la demanda. Pueden producirse devoluciones de algunas compras que hemos hecho, deterioros de mercancías, etc.

Tipos de Stock

Criterio Funcional

• Stock de ciclo: Sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se suelen hacer pedidos de un tamaño tal que permita atender la demanda durante un periodo de tiempo largo.
• Stock de seguridad: Previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en las entregas de los proveedores. Funciona como un colchón complementario al stock de ciclo.
• Stock de presentación: Está en el lineal para atender las ventas más inmediatas, las que están a la vista del consumidor.
• Stock estacional: Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estación o temporada.
• Stock en tránsito: Está circulando por las distintas etapas del proceso productivo y de comercialización.
• Stock de recuperación: Son artículos o productos usados, pero que pueden ser reutilizados.
• Stock muerto: Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser reutilizados y deben ser desechados.
• Stock especulativo: Si se prevé que la demanda de un determinado bien va a incrementarse en gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay tal demanda y, por tanto, es menos costoso.

Criterio Operativo

• Stock óptimo: Compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.
• Stock cero: Se identifica con el sistema de producción Just in Time o justo a tiempo, que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, solo se producirá cuando sea necesario para atender una demanda concreta.
• Stock físico: Es la cantidad de artículo disponible en un momento determinado en el almacén.
• Stock neto: Es el stock físico menos la demanda no satisfecha.
• Stock disponible: Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.

El Comportamiento de los Stocks

Para controlar los costes de la gestión de stocks es necesario primero determinar el stock, esto es, saber cuánto stock tenemos. Esto entraña su dificultad, debido a las distintas clases de stock y a las variaciones que este experimenta.

El Movimiento del Stock

El stock no es siempre el mismo, si no que va cambiando en función de las ventas y las compras o adquisición de nuevas existencias. Ese nivel de stock incluye lo que hemos llamado stock de ciclo, además del stock de seguridad previamente establecido. Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente. No venderemos la misma cantidad todos los días.

Stock Medio

Es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un periodo de tiempo. Expresa la inversión en existencias que, por término medio, realiza la empresa. El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks justo antes de que tenga lugar el nuevo aprovisionamiento.

Factores que Intervienen en la Gestión de Stocks

Hay que tener suficiente stock para cubrir la demanda, pero, por otro lado, el coste de gestionar el stock debe ser el más bajo posible, siempre y cuando resulte rentable.

La Demanda

Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en función de cómo sean esas ventas, tenemos una gestión de stock u otra. No es lo mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del año que para cubrir una demanda estacional. La demanda depende de múltiples factores, entre ellos el precio, la competencia, el marketing o la situación económica de los consumidores. Uno de los métodos consiste en prever cómo se comportará la demanda este año considerando que lo hará igual que el año anterior.

Nivel de Servicio

La gestión de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de una rotura de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos consumidores busquen ese mismo producto en la competencia. Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artículo que buscan en el momento que lo buscan.

Los Costes

Tener gran cantidad de producto en el almacén, si bien aseguraría un buen nivel de servicio, lleva asociados unos costes. Estos costes deben ser óptimos, de tal manera que nos garanticen la máxima rentabilidad. Está lo que cuesta poner los artículos en el almacén. Este coste viene a ser la suma del coste de adquisición más el coste de emisión de pedidos. Hay que tener en cuenta lo que cuesta mantener los artículos almacenados: el coste de almacenaje, que incluye los gastos que genera el local, las instalaciones y elementos de manipulación, la mano de obra, etc. También se consideran costes de gestión lo que se deja de ingresar a causa de una rotura, aunque resultan difíciles de calcular.

Los Costes de la Gestión de Stocks

Se componen de tres partidas principales:

• Costes de adquisición: Primero hay que comprar el stock y pagar su precio. Estos costes son fáciles de calcular, pues basta con multiplicar el precio de cada producto por el número de artículos adquiridos.
• Costes de emisión de pedidos: Poner los productos adquiridos en el almacén supone gastos de transporte, papeleo, etc., que hay que tener en cuenta.
• Costes de almacenaje: Es el coste de mantener las existencias en el almacén y todos los gastos derivados de la gestión del mismo.

Estos gastos se suelen considerar por unidad de tiempo: al mes o al año, según el tipo de cálculo que se desee hacer sobre ellos.

Coste de Emisión de Pedidos

Cada pedido que se hace a un proveedor supone un coste adicional al de la propia mercancía. El departamento encargado de las compras tiene una serie de gastos administrativos por emitir la orden de compra y hacerse cargo de su expedición. Hay que pagar el transporte del pedido y su recepción, los seguros, los impuestos, etc. Hay que tener en cuenta que al realizar pedidos a proveedores extranjeros, estos costes se incrementan notablemente. El coste de emisión de pedidos será mayor cuanto mayor sea el número de pedidos que realicemos, y a la inversa: si hacemos menos pedidos, este coste disminuirá, ya que en principio se emplearán menos costes administrativos y menos gastos de transporte, seguros, etc. Para calcular el coste de emisión de pedidos, necesitamos saber en primer lugar el número de pedidos que vamos a realizar, llamamos V a las ventas anuales y Q a la cantidad de ese artículo que vamos a solicitar en cada pedido, el número de artículos que vamos a pedir en cada emisión de pedido sería V/Q.

Costes de Almacenaje

Es lo que cuesta mantener los artículos en el almacén. El coste de almacenaje se suele medir por unidades físicas de artículos, de forma que para hallar el coste de almacenaje total, multiplicamos el coste de mantener cada unidad por el stock medio. A esto habría que sumar el coste de almacenar el stock de seguridad.

• Coste del espacio:
  • Alquiler: Será una cantidad fija por unidad de tiempo y por unidad de superficie. Su importe variará sustancialmente dependiendo de la situación geográfica.
  • Amortización: Cuando el almacén se tiene en propiedad, contablemente se destina una cantidad anual a recuperar los fondos que se hayan invertido en la adquisición. El coste que se tiene en cuenta no es el valor total de la construcción del local, sino su amortización, que cada año consideramos únicamente una parte del coste total.
  • Financiación: Este coste refleja el rendimiento que se obtendría con las inversiones realizadas en cualquier aspecto referente al espacio.
• Coste de las instalaciones: Se entiende por coste de las instalaciones el conjunto de inversiones realizadas en elementos empleados en el recinto donde se almacenan los productos, con el objeto de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las descargas. La unidad de medida empleada es la relación entre la totalidad de los gastos y la capacidad máxima de almacenamiento proporcionada por esas instalaciones, generalmente en huecos de almacén.
• Costes de elementos de manipulación y transporte en el almacén: Se entiende por coste de manipulación el que corresponde a los recursos empleados, tanto humanos como técnicos, destinados a realizar esa labor en el almacén. Los factores que influyen en el coste de manipulación son:
  • Diversidad y número de referencias
  • Infraestructura y equipos
  • Estandarización de cargas
  • Estacionalidad
  • Embalaje
• Costes de la tenencia de stock: Desde hace algún tiempo existe en las empresas una tendencia generalizada a reducir en gran medida sus stocks, es el llamado coste de oportunidad, que es lo que deja ingresar la empresa al invertir el dinero en stocks y no en otra cosa. La forma de valorar este coste de oportunidad es aplicar al capital invertido en dichos stocks el mismo interés financiero que habría de pagar la empresa si tuviera que conseguir capitales ajenos o hallar cuánto generaría ese dinero si en vez de invertido en stocks se hubiera invertido en activos financieros. Otro componente que puede llegar a ser de importancia al considerar los costes de tenencia del stock es el que corresponde a las primas de seguros que cubren riesgos directos sobre los productos almacenados.
• Costes de administración y de administración logística: Los costes de administración son los que se derivan de realizar tareas como emisión de documentación, etiquetado de artículos, inventarios, etc. Se engloban los equipos informativos, mobiliario, material de oficina, etc. Pero a la hora de gestionar las existencias, hay que tener en cuenta los gastos derivados de la gestión administrativa de los stocks. Poseer en almacenes diversos productos implica incurrir en unos costes relacionados con el control de todos ellos. En un almacén suelen identificarse tres grupos de tareas ligadas a la administración de los stocks:
  • Relacionadas con las entradas
  • Relacionadas con las salidas y expediciones
  • Relacionadas con el control de las existencias
• Otros costes: Al calcular los costes de gestión de stocks, es necesario tener en cuenta algunos otros conceptos:
  • Mano de obra
  • Costes de mantenimiento
  • Costes generales
  • Seguros
  • Impuestos
  • Otros.

Coste Total

El coste total de gestionar el stock será la suma de los costes de adquisición, más los de almacenaje, más los costes de emisión de pedidos.

Sistemas de Gestión de Stocks

Los materiales que componen el stock se utilizan en la fabricación o se venden, de manera que se hace necesario reponerlos. Existen diversos sistemas para optimizar estas entradas teniendo en cuenta las salidas que se van produciendo, esto es, el reaprovisionamiento.

El Punto de Pedido

Es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock.

El Modelo de Wilson y el Tamaño Óptimo de Pedido

El lote de pedido es la cantidad de unidades que vamos a solicitar en cada pedido. Para calcular cuál es el tamaño óptimo de pedido, la cantidad de artículos que conviene pedir en cada pedido, se suele emplear el modelo de Wilson. Según este modelo, el volumen óptimo de pedido se calcula partiendo de los costes totales.

Sistemas de Reaprosivionamiento

Antes de que se acaben las existencias hay que hacer una reposición y adquirir nuevas unidades para no quedar desabastecidos.

• Sistema de revisión continua: El estado del stock se actualiza de forma inmediata cada vez que se produce una recepción o una venta. La frecuencia del pedido estará determinada por el ritmo de las ventas, y el pedido se generará automáticamente cada vez que el nivel de stock llegue al punto de pedido.
• Sistema de revisión periódica: Se revisa el stock a intervalos de tiempo constantes. No se tiene en cuenta el punto de pedido. Hay que esperar a que llegue el momento de hacer la revisión del stock y, en ese momento, se hará un pedido tal que eleve el nivel de stock hasta un valor prefijado de antemano, llamado nivel de pedido.

La Rotación y el Periodo Medio de Maduración (PMM)

Rotación del Stock

Se entiende por rotación de stock el número de veces que un artículo pasa por el proceso de venderse, salir del almacén y ser cobrado, en un periodo de tiempo, recuperando así la inversión realizada al adquirirlo. Las ventajas de tener una alta rotación son:

• Se pueden mantener unos precios más bajos si interesan por motivos comerciales.
• Una menor inversión en stock.
• Al reducirse el stock medio, los costes de almacenamiento disminuyen.
• Es más difícil que las existencias se queden obsoletas.

Los inconvenientes son:

• Mayor probabilidad de sufrir rotura de stock.
• Mayores costes de emisión de pedidos, manipulación, etc.
• Determinados descuentos por volumen de compra se pueden perder al realizar pedidos más pequeños.

Periodo Medio de Maduración

Es el que transcurre desde que se hace la inversión hasta que estos se venden y se cobran.

• Periodo medio de almacenamiento de materias primas.
• Periodo medio de fabricación.
• Periodo medio de venta de productos terminados.
• Periodo medio de pago a proveedores.
• Periodo medio de cobro a clientes.
• Periodo medio de maduración del producto.

El Inventario y el Sistema ABC

Inventario

Es una relación de los bienes que disponemos clasificados según familias y categorías y por lugar de ocupación. Las empresas tienen la obligación de realizar inventario y se realiza a través de la contabilidad, por lo que se habla de inventario contable. Existen distintos tipos: periódico, cíclico y permanente.

El Sistema ABC

Para decidir sobre el grado de control que se presta a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al método ABC, que deriva de la famosa ley de Pareto. El método ABC se impulsó para decidir el grado de atención que se iba a prestar a los diferentes productos.

• Grupo A: Está formado por un número reducido de artículos (5-20%) pero que representa un gran porcentaje en cuanto al valor total del stock (60-80%).
• Grupo B: Suponen un número mayor de artículos (20-40%) y representan un 30-40% del valor total.
• Grupo C: Representa el mayor número de artículos almacenados (50-60%), pero solo representan un 5-30% del valor total del stock.

El método ABC permite diferenciar los productos que necesitan una mayor atención en términos de tiempo y control. Los del grupo A necesitan un control máximo, mientras que para los del grupo B y C la atención disminuye, y C se convierte en el grupo al que menos importancia hay que darle. Para utilizar el método ABC, se deben seguir los siguientes pasos:

• Colocar los productos de mayor a menor valor.
• Calcular el porcentaje que ocupa cada artículo sobre el total de artículos.
• Obtener los porcentajes acumulados de los artículos y de la inversión.
• Establecer los grupos A, B y C.
• Representarlo gráficamente.