Optimización de Inventario y Calidad: Métodos, Principios y Herramientas Clave

Errores Comunes en la Gestión de Inventario

• Conteo de materiales repetidos.
• Olvido de materiales.
• Errores de identificación: referencia/código.
• Olvido de recuento de referencias.
• Tener en cuenta los desfases con el inventario teórico (mercancía registrada en la ficha, pero que no está en la ubicación, o mercancía vendida, pero que no ha salido del almacén).

Consideraciones Clave para un Inventario Eficaz

• Instruir al personal sobre la finalidad del inventario y el procedimiento a seguir.
• Preparar el almacén de forma lógica: clasificar referencias, retirar embalajes y marcar artículos ya contados.
• Ordenar la mercancía de forma lógica para facilitar el control de la misma.
• Reunir referencias dispersas por secciones.
• Retirar embalajes vacíos.
• Marcar artículos vendidos que no han salido del almacén.
• Aprovechar momentos valle.
• Tener en cuenta mercancía recibida que no está registrada todavía.
• Preparar impresos y formularios necesarios para el registro de las cantidades inspeccionadas.
• Seguir todos los movimientos del stock cuando la fecha del inventario no coincide con la del final del ejercicio.
• Determinar la metodología, dando más importancia a una mercancía que a otra con el método ABC. Aquella mercancía que genera más resultados o que tiene más rotación se le da más importancia porque su poco control nos perjudicaría. La mercancía que más se vende es la que más beneficios va a generar, por ello es tan importante.
• Considerar que las bajas no las podemos contar para no tener diferencias.

Principios Kaizen para la Mejora Continua

Motivación / Formación / Productividad / Competitividad / Rentabilidad

Organización Internacional de Normalización (ISO)

Estas normas pretenden establecer estándares y procedimientos aplicables a nivel internacional sobre múltiples aspectos. El objetivo es que las organizaciones que apliquen estas normas consigan mejoras en la calidad de sus procesos. La Asociación Española de Normalización (AENOR) es la entidad encargada de adaptar y emitir las normas ISO en España.

Un sistema de gestión de calidad está compuesto por un conjunto de normas y procedimientos establecidos con el fin de administrar y gestionar de forma adecuada la actuación empresarial.

Las empresas establecen sus propios sistemas de gestión de calidad.

Un sistema de gestión de calidad debe contar con una serie de elementos:

• Enfoque del servicio basado en procesos: Así se visualiza claramente cómo se desarrolla un servicio, incrementando los niveles de eficacia del mismo.
• Manual de calidad: Conjunto de procedimientos escritos que describen la forma en la que se debe interactuar en los distintos procesos.
• Comité de calidad: Organismo encargado de evaluar los resultados del sistema, desarrollar el seguimiento de acciones y hacer propuestas de mejora.
• Métodos estadísticos: Miden y evalúan los resultados que alcanzan los diferentes procesos en relación al nivel de satisfacción percibido por la clientela. Se toma como base determinados indicadores de calidad establecidos.

Indicadores de Calidad

Como vimos anteriormente, la medición de la calidad del servicio es un pilar fundamental de los modelos Calidad Total o TQM, puesto que no se puede gestionar aquello que no se puede medir.

La evaluación de la calidad que estamos ofreciendo es difícil de realizar, pues entran en juego muchos factores difíciles de medir, tales como la imagen que los clientes tienen del servicio que se les ofrece. Aun así, existen algunos ratios que permiten mostrar la evolución de algunas dimensiones de la calidad ofrecida.

Gráficos de Pareto

Una aplicación del análisis de Pareto permite analizar la importancia de las causas que generan problemas de calidad.

Pareto dice que el 80% de los efectos viene generado por el 20% de las causas. Por ello, identificar este número reducido de causas ayudará a controlar el 80% de los problemas que se están produciendo.

Con un gráfico de Pareto conseguiremos, de forma visual, evaluar la importancia de cada una de estas causas.

Permite hacer un diagnóstico de las causas más importantes para focalizar.

Ejemplo: La fábrica de una empresa industrial cuenta con un gran volumen de máquinas destinadas a la fabricación de un producto. Debido al número importante de averías que sufren los equipos quiere realizar un estudio. Como primera medida, se opta por hacer un diagrama de Pareto. Para ello, se consideran los datos de las últimas 50 semanas referidos a los motivos que ocasionan las averías sufridas.

Métodos Cuantitativos

Proporcionan información numérica a través de distintas técnicas estadísticas. El objetivo será mejorar la productividad y calidad de servicio.

• Diagrama de tendencia: Muestra la evolución de una determinada variable.
• Diagrama de dispersión: Muestra la relación que existe entre varias variables.

Diagrama de Ishikawa (Causa-Efecto)

Falla de Maquinaria

Control

Personal no capacitado, falta de formación, sistema de control fallido, registros de mantenimiento erróneos.

Personal

No contacto con proveedor, falta de formación en el uso, personal no informado.

Tecnología

Materiales que lo componen de mala calidad, obsolescencia, no cuenta con sistema de detección de fallas, equipos no verificados.

Envío Erróneo o Dañado

• Maquinaria (1 solo vehículo, falta mantenimiento, fallas etiquetado)
• Métodos
• Mano de obra
• Materiales
• Medición (desconocimiento rutas, fallo estimación)
• Transporte: rutas ineficientes, falta compromiso, transportista poco cualificado

Insatisfacción de Clientes por Defectos en Productos Perecederos

• Hombre: falta planificación, mala manipulación, falta entrenamiento, errores en documentación, escasez de mano de obra.
• Distribución: tiempo de entrega largo, daños, rutas ineficientes, mala coordinación.
• Embalaje: falta protección, falta resistencia, falta precaución térmica.
• Aprovisionamiento: problemas de abastecimiento, instalaciones inadecuadas, falta de equipos, equipo obsoleto.