Optimización del Proceso de Aprovisionamiento y Selección de Proveedores

El Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que permiten que la empresa tenga todos los materiales necesarios en el momento oportuno y en la calidad y cantidad deseadas, para realizar la fabricación o comercialización de sus productos.

Funciones de la Gestión de Aprovisionamiento

• Orden en el almacén: manteniendo los stocks mínimos de cada material.
• Selección de los proveedores más adecuados.
• Controlar el inventario y los costes asociados a los mismos.
• Determinar la necesidad de aprovisionamiento y generar la nota de pedido interna.

Necesidad de Aprovisionamiento y Nota de Pedido Interna

El aprovisionamiento de otros productos está relacionado con el almacenaje de los mismos. Para que el departamento encargado de las compras conozca las necesidades y carencias de otros departamentos, deben comunicárselo, solicitando a través de una nota de pedido interna (física o digital).

Autorización de pedido: Por su valor o importancia, un pedido puede precisar autorización de la dirección.

Protocolo de calidad: Para asegurar la calidad en la gestión, se han de seguir unos procedimientos marcados por una certificación de calidad.

Fases del Proceso de Compras

1. Planificar las compras: se debe informar de los productos y proveedores existentes en el mercado.
2. Analizar las necesidades: priorizar las solicitudes de otros departamentos y estudiar la prioridad.
3. Solicitar ofertas y presupuestos: se hace cuando la compra es de alto coste, cuando se adquiere un producto por primera vez o el proveedor es nuevo.
4. Evaluar las ofertas o seleccionar al proveedor: comparando precio, calidad, condiciones, etc.
5. Negociar las condiciones: pactar algunos puntos de la oferta.
6. Solicitar el pedido: a través del contrato de compraventa o pedido en firme que compromete a ambas partes.
7. Seguimiento del pedido y los acuerdos.

Solicitud de Ofertas y Presupuestos

• Solicitud de la información y ofertas: por carta o email para dejar constancia, como mínimo a tres proveedores.

* Se puede iniciar la gestión telefónicamente.

Información que Debemos Solicitar

1. Condiciones económicas:
   • Precio por unidad, lote, etc.
   • Descuentos y condiciones de su aplicación.
   • Impuestos correspondientes (IVA).
   • Gastos (envases, embalajes, transporte, seguro, etc.).
   • Forma de pago, incluso recargo por aplazamiento de pago.
2. Condiciones técnicas:
   • Calidad.
   • Embalajes especiales.
   • Instalación y montaje.
   • Tiempo de garantía.
   • Formación de usuarios.
3. Servicios postventa:
   • Plazo de entrega.
   • Repuestos y mantenimiento postventa.
   • Devolución de excedentes.
   • Revisión de precios.
   • Otros servicios.

* También se suelen pedir, junto con la carta o el email, muestras, catálogos, presupuestos, indicando la fecha límite para que nos envíen la respuesta.

Los Proveedores

Son las empresas o profesionales que proporcionan productos o suministros.

Para realizar nuestra actividad, necesitamos una búsqueda de los proveedores idóneos.

El proceso comienza con la búsqueda de información, evaluando y seleccionando al final el proveedor al que más nos conviene comprar.

Evaluación y Selección de Proveedores

Para evaluar, debemos comparar la información recibida.

• Preseleccionar las ofertas recibidas, eliminando las que no se ajustan a nuestras condiciones principales.
• Confeccionar una ficha para cada proveedor con los datos facilitados.
• Elaborar un cuadro comparativo con las ofertas preseleccionadas, reflejando la información que ofrece cada uno de los proveedores.

Valoración de la oferta y factores de selección:

El proceso de evaluación de ofertas consiste en asignar un total de puntos (de 10 o 100) que se reparten entre los tres factores (económicos, de calidad o de servicio) en función de la importancia que tenga cada uno de ellos.

Criterios de Selección de Proveedores

El precio de compra o coste de adquisición:

Precio producción – descuentos + gastos + impuesto correspondiente

Precio bruto:

Nº Uds. * precio unitario

Descuento: Cantidad que aminora el coste de adquisición por distintos motivos, habitualmente un porcentaje.

Tipos de descuentos:

• Descuento comercial (se concede en función del cliente o la compra). * Se calcula sobre el precio bruto.
• Descuento por volumen o rappel: (se concede por volumen de compra). * Se calcula sobre la base del precio bruto – el descuento comercial.

Pueden ser de dos tipos:

• Rappel acumulativo: se calcula sobre el importe total de varias compras o en base a un número determinado de unidades adquiridas durante un periodo de tiempo (mes, trimestre, año, etc.). La liquidación se realiza al final.
• Rappel no acumulativo: se aplica a la cantidad que se adquiere en un solo pedido.
• Descuento por pronto pago (se concede por pagar pronto o antes del plazo pactado).
• Otros tipos de descuentos:
  • Descuento de temporada: se concede cuando se adquieren los productos con bastante antelación a la temporada.
  • Descuento por promoción: es una deducción en el precio para promocionar los artículos.

Gastos

Cantidades que incrementan el precio a pagar de un producto. Negociables entre proveedores y clientes.

* Se aplica después de haber restado los descuentos.

Tipos de gastos:

• Envases y embalajes:
  • Envases: es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía.
  • Embalajes: es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial.
• Gastos de transporte: incrementos por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el almacén o punto de venta del comprador.

El término transporte engloba también carga, descarga, peajes, etc.

Según el medio de transporte utilizado, estos gastos son:

• Portes.
• Fletes: cuando el trayecto se hace por barco o por avión.

Según quién realiza el pago de los costes de transporte, se denominan:

• • Portes pagados: a cargo del proveedor, no aumentan la factura del cliente.
  • Portes debidos: a cargo del comprador, incrementan los costes.

Otros gastos:

• Seguros.
• Gasto de instalación o montaje.
• Embalajes especiales (pallets).

Plazo de Entrega

Es el tiempo que transcurre desde que se solicitan los artículos hasta que se reciben en los almacenes del comprador.

El Plazo de Pago

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se paga su importe (se suele contar desde la fecha de factura).

• Plazo de pagos más utilizado:
  • Pago a plazo ordinario: coincide fecha de pago con fecha de factura.
  • Pago aplazado: supera los 90 días desde la fecha de factura.
  • Pago anticipado: se paga con anterioridad, incluso a la recepción de la mercancía.

Calidad

Es el conjunto de cualidades, tanto de los artículos como de la gestión del proceso de compraventa.

Ficheros de Proveedores y Productos

El análisis y la valoración de las ofertas indicarán qué proveedor o proveedores se ajustan más a nuestras necesidades. Para tomar la decisión de cuál es el más adecuado y solicitar el pedido, debemos realizar la valoración entre al menos tres proveedores y el que obtenga la puntuación más alta es el más idóneo.

• Fichero de proveedores.
• Ficha de producto.