Organización de Reuniones y Eventos Corporativos: Guía Completa

ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS CORPORATIVOS

5.2.1 Reuniones: Concepto y Clasificación

Una reunión es la agrupación de personas con perfil profesional e intereses comunes que han sido convocadas para conseguir un objetivo concreto. Tienen un doble objetivo:

• Objetivo formal: Son un medio para difundir información, resolver problemas, tomar decisiones...
• Objetivo informal: Son un medio que permite relaciones entre los miembros de la empresa.

5.2.2 Etapas de las Reuniones. Recursos Necesarios para su Desarrollo

A) Preparación de la Reunión (Antes o Preevento)

• Centrar el objetivo y la información a tratar en la reunión.
• Determinar la fecha, hora y lugar de celebración, evitando que coincida con otras reuniones.
• Calcular la duración: se recomienda que no exceda de hora y media.
• Enviar la convocatoria de la reunión con al menos una semana de antelación.
• Preparar los recursos materiales necesarios para el desarrollo de la reunión.

B) Desarrollo de la Reunión (Durante)

• Centrar el objetivo y la información a tratar.
• Moderar la intervención de los participantes de manera ordenada.
• Fomentar un buen clima donde fluya la información y donde no se produzcan enfrentamientos.
• Motivar a los asistentes a participar y opinar.
• Evitar que se hablen temas que no estén relacionados con el objetivo de la reunión.
• Tomar acta de la reunión.

C) Evaluación de la Reunión (Cierre o Posevento)

• Definir acciones, sus responsables y los plazos de ejecución.
• Abrir un espacio para preguntas, comentarios...
• Resumir los acuerdos alcanzados.
• Evaluar lo acontecido.
• Señalar los temas que han quedado pendientes para futuras reuniones.
• Levantar acta de la reunión.

Recursos Necesarios para el Desarrollo

Recursos Humanos:

• Moderador
• Los asistentes a la reunión
• El asistente de dirección

Recursos Materiales:

• Equipos audiovisuales
• Documentación para el seguimiento de la reunión
• Blocs de notas y bolígrafos

Tiempo:

• Se recomienda una duración de máximo 1h y media y no menos de 45 min.
• La reunión debe dar comienzo a la hora prevista, aunque no hayan llegado todos los participantes, pueden darse 5 min de margen.
• Se recomienda evitar convocar la reunión a última hora de la tarde.
• Se debe estimar un tiempo para ruegos, preguntas y comentarios.

5.2.4 Otros Tipos de Eventos Internos

• Convención: Su convocatoria es cerrada y tiene como objetivo analizar resultados.
• Junta directiva: Está formada por presidente, vicepresidente, tesorero, secretario y vocales. Su función es la planificación, dirección y control de las actividades.
• Consejo de administración: Es una de las reuniones internas más importantes de toda la empresa. Se convocan por el presidente de la compañía.
• Comité directivo: Comisión ejecutiva formada por el director general y los directores y subdirectores de los distintos departamentos. Su objetivo es proyectar la empresa hacia el futuro.
• Reuniones para generar ideas o brainstorming: Su objetivo principal es proponer ideas.
• Aniversario de empresa: Son momentos que aprovecha la empresa para crear un momento especial con sus invitados.
• Team buildings: Manera de motivar a los empleados de la empresa y promover el trabajo en equipo.

5.3 Eventos de Carácter Externo

• Asamblea: Reunión convocada con el fin de tomar una decisión sobre un tema determinado y de una importancia relevante.
• Conferencia: Reuniones gubernamentales de gran influencia pública para establecer acuerdos o debatir asuntos de interés común.
• Jornadas: Tienen una duración de solo un día y el tema a desarrollar se aborda a través de diversas actividades, charlas, debates...
• Jornadas de puertas abiertas: Evento que se realiza para dar a conocer un centro o empresa facilitando el conocimiento de sus instalaciones y actividades.
• Congreso: Reunión científica, política, económica o laboral con participación nacional e internacional.
• Coloquio: Se convoca un número limitado de personas para analizar e intercambiar ideas sobre un tema.
• Simposio: Reunión de especialistas y profesionales con el propósito de abordar materias de interés común.
• Seminario: Clase o encuentro en el que se reúne un profesor o un profesional con alumnos o profesionales para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas.
• Taller de trabajo o workshop: Taller de trabajo para profesionales de una misma actividad o profesión donde se proponen diversas prácticas y se produce interacción entre quién imparte el taller y quiénes participan.
• Exposición: Evento que se organiza y desarrolla con fines culturales, educativos o informativos.
• Feria: Evento de carácter público y periódico que tiene como finalidad la exposición, muestra y difusión de la oferta de bienes y servicios.
• Videoconferencia: Es una transmisión vía internet que permite mantener una conversación entre 3 o más personas sin necesidad de que se encuentren físicamente en el lugar de celebración de la reunión.

5.4 Procedimientos de Organización

5.4.1 Análisis de Ofertas de las Empresas Organizadoras de Eventos

• DMC: Empresas de servicios profesionales, especializadas en el diseño, la realización y coordinación logística de eventos, reuniones y congresos.
• OPC: Son especialistas en la organización, creación y desarrollo de reuniones.
• Agencias organizadoras de eventos corporativos: Son agencias planificadoras de eventos, incentivos, de marketing y publicidad.

Cualidades para Valorar a la Hora de Buscar una Empresa Organizadora

• Compromiso e identificación con el proyecto.
• Capacidad para realizar el conjunto de tareas que conforman la organización de un evento.
• Comunicación y saber coordinar todos los departamentos y personas involucradas en la organización y desarrollo del evento.
• Creatividad e innovación: proponer y sugerir ideas para un mejor desarrollo.
• Coordinación de los departamentos y las personas que forman parte de la organización.
• Personalización de cada evento y flexibilidad.
• Tranquilidad al ser los únicos interlocutores entre la empresa y los proveedores.

5.4.2 Documentación Necesaria (Eventos, Reuniones)

A) Convocatoria de la Reunión o Evento

• Fecha de celebración
• A quién va dirigido
• Lugar de celebración
• Cómo se va a enviar la convocatoria
• Se debe realizar un seguimiento de la recepción de la convocatoria y tantear la confirmación de asistencia

B) Programa o Agenda de un Evento

• El contenido: Cómo se va a desarrollar el acto.
• El temario: Qué se va a tratar por cada uno de los ponentes.
• Las credenciales: Recoge la información (nombre del evento, empresa que lo organiza, lugar y fecha de celebración).

5.4.3 Medidas de Seguridad

• Planes de evacuación.
• Asignación de la seguridad policial.
• Condiciones de seguridad: revisión de extintores, escalera de incendios…
• Estacionamiento.
• Vigilancia de vehículos.
• Control de acceso antes y durante el evento.
• Atención médica.
• Contratación de los servicios de una ambulancia, si el número de invitados es elevado.
• Manejar momentos de pánico y contagio emocional para evitar situaciones extremas de peligro.
• Controlar las masas a través de planes de contingencia y evacuación.

5.4.4 Planificación de Acciones y Prioridades

• Objetivo: Qué queremos conseguir.
• Cronograma: En qué tiempo lo haremos.
• Presupuesto: El coste que supondrá lograrlo.

Planificación Detallada:

• Asignar un responsable o moderador.
• Convocar a los asistentes.
• Preparar la logística.
• Exigir puntualidad para que la reunión no se dilate en el tiempo.
• Elaborar una agenda de contenidos con los temas a tratar.
• Acotar los temas y no desviarse de lo indicado en la agenda.
• Evitar que la reunión sea aburrida.
• Evitar los grupos de opinión que puedan perjudicar el acto.
• Tomar nota de los temas tratados por parte de la persona que haya coordinado la reunión.

Si se siguen estas pautas, se habrá logrado que la reunión sea todo un éxito.

5.4.5 Cuadro General de Comprobación

• Realizar informes periódicos sobre cómo avanza la organización y el desarrollo del evento.
• Presentar un resumen final breve sobre la ejecución del evento que incluya: número final de participantes, solicitudes adicionales que se hayan presentado durante la ejecución del evento y cualquier eventualidad que se deba conocer.
• Monitorizar los resultados, transformar los resultados en información útil para la empresa.

Otros Puntos Importantes Finalizado el Acto:

• Cerrar las cuentas de gastos.
• Agradecer a los ponentes, invitados especiales…
• Publicar fotos, vídeos, etc. en la web de la empresa para mantener vivo el interés creado en el evento.
• Empezar a planificar la siguiente edición.