El Registro Civil en España: Funcionamiento, Estructura y Acceso a la Información

El Registro Civil en España

A) Definición y Normativa

El Registro Civil (RC) es la organización administrativa en la que se hace constar de modo auténtico el catálogo de personas integradas en un ordenamiento jurídico y los hechos concernientes a sus estados civiles. Está regulado por la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957, pero solo hasta el 30 de junio de 2018, fecha en que entró en vigor la nueva regulación contenida en la Ley 20/2011, de julio, del Registro Civil.

B) Características del Nuevo Registro Civil

Se pueden señalar las siguientes notas características del RC, en su nueva configuración:

• Un RC único para toda España.
• Un Registro electrónico, lo que significa:
  • Tratamiento automatizado de los datos.
  • Base de datos única.
  • Aplicación al RC de las medidas de seguridad vigentes en materia de protección de datos de carácter personal.
• Cada persona tendrá un registro individual en el que constarán los hechos y actos relativos a la identidad, estado civil y demás circunstancias. Ese registro individual se abrirá con la inscripción de nacimiento o con el primer asiento que se practique. Y en ese asiento se inscribirán, continuada, sucesiva y cronológicamente todos los hechos y actos que tengan acceso al Registro Civil. A cada registro individual abierto con la primera inscripción que se practique se le asignará un código personal (artículos 5 y 6).

C) Estructura del Registro Civil

El RC es un órgano de naturaleza administrativa que depende del Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado y que se organiza en:

1. Oficina Central, competente para:
   • Inscripciones por resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
   • Inscripciones en relación con el extranjero.
   • Cooperación internacional sobre Registro Civil.
2. Oficinas Generales del Registro Civil, competentes para: Gestión ordinaria del RC.
3. Oficinas Consulares del Registro Civil, competentes para: Gestión del RC en su circunscripción.

D) Ámbito del Registro Civil

Objetivo: Tienen acceso al RC los hechos y actos que se refieren a la identidad, estado civil y demás circunstancias de la persona, y en concreto, el artículo 4 de la Ley. Se da la circunstancia, que ya se producía bajo la vigencia de la Ley anterior, de 8 de junio de 1957, de que "no todo lo inscribible es estado civil, pero lo no inscribible no es estado civil".

E) Asientos

Son reglas generales para la práctica de los asientos:

• Práctica de oficio.
• Todos los asientos se extenderán en soporte y formato electrónico.
• Posibilidad de inscripción en cualquiera de las lenguas oficiales del lugar de la Oficina.

Se distinguen las siguientes clases de asiento:

1. Inscripciones: La inscripción es la modalidad de asiento a través de la cual acceden al RC los hechos y actos relativos al estado civil de las personas y aquellos otros determinados por la ley. Los efectos de la inscripción son los previstos en los artículos 17 y 18, esto es, eficacia probatoria, y eficacia constitutiva, cuando proceda.
2. Anotaciones registrales: Las anotaciones registrales son la modalidad de asiento que en ningún caso tendrá el valor probatorio que proporciona la inscripción. Tendrán un valor meramente informativo, salvo los casos en que la ley les atribuya valor de presunción.
3. Cancelaciones: Los asientos de cancelación privan de eficacia, total o parcial, al asiento registral de cualquier clase por nulidad del propio asiento, por ineficacia o inexistencia del hecho o del acto o por cualquier otra causa establecida por la Ley. La cancelación se practicará en virtud del título adecuado, ya sea de oficio o a solicitud del interesado.

Los asientos están bajo la salvaguarda de los Tribunales y su rectificación se efectuará en virtud de resolución judicial firme (artículo 90). Sin embargo, se prevé un procedimiento registral para la simple rectificación de errores y divergencias (artículo 91).

F) Publicidad del Registro Civil

Según el artículo 80, la publicidad de los datos que constan en el RC se realizará de las siguientes formas:

1. Mediante el acceso de las Administraciones y funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones y bajo su responsabilidad, a los datos que consten en el RC.
2. Mediante certificación, a instancia del interesado. Son competentes para expedir certificaciones de los datos que consten en los asientos del RC los Encargados de las Oficinas del RC. Las certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el RC (artículo 81.3). Las certificaciones podrán ser literales o en extracto, que constituyen la regla general.

Se estiman datos sometidos a régimen de protección especial, lo que significa una publicidad restringida, los siguientes:

• La filiación adoptiva y la desconocida.
• Los cambios de apellido autorizados por ser víctima de violencia doméstica, así como otros cambios de identidad legalmente autorizados.
• La rectificación del sexo.
• Las causas de privación o suspensión de la patria potestad.

G) El Matrimonio Secreto

El artículo 84 regula el acceso restringido a esos datos.