Teoria de sistemas

METODOLOGIA DE JENKINS
LOS OBJETIVOS DE LA INGENIERIA DE SISTEMAS
Se ha definido un sistema como una agrupación compleja de hombres y máquinas con un objetivo
definido. Con base en esta definición se puede concebir a la Ingeniería de Sistemas como sigue:
Ingeniería de Sistemas no es una nueva disciplina, ya que tiene sus raíces en la práctica de la Ingeniería
Industrial. Sin embargo, enfatiza el desempeño global del sistema como un todo, en contraposición al
desempeño de partes individuales del sistema. Una característica importante de la Ingeniería de
Sistemas es el desarrollo de modelos cuantitativos, de tal forma que una medida de desempeño del
sistema pueda optimizarse.
La palabra Ingeniería en Ingeniería de Sistemas se usa en el sentido de diseñar, construir y operar
sistemas, esto es, ingeniar sistemas. Otra de las características de la Ingeniería de Sistemas es la
posibilidad de poder contemplar a través de su metodología, la solución de problemas completamente
diferentes que provienen de áreas muy diferentes como la tecnología y la administración, enfatizando
sus características comunes a través de isomorfismos que puedan relacionarlos. Es por esto que cuando
la Ingeniería de Sistemas se aplica a la solución de problemas complejos, incluye la participación de
profesionales en áreas muy diferentes y no sólo la participación de ingenieros.
Así, la Ingeniería de Sistemas es la actividad de planear, diseñar, construir, probar y operar sistemas
complejos. Esta definición tiene mucho en común con el significado del griego de la palabra sistema:
colocar juntos. Ingeniería de Sistemas es la ciencia de ingeniar sistemas para que logren su objetivos
comunes más eficientemente.
Probablemente una forma más sencilla de decir todo esto es que la Ingeniería de Sistemas está
interesada en el uso óptimo de recursos de todos tipos. Los recursos más importantes son: hombres,
dinero, máquinas y materiales.
La importancia de la Ingeniería de Sistemas en la solución de problemas va en aumento, paralelamente
al aumento en la complejidad de los problemas que tienen que confrontar las organizaciones e
Ingeniería de Sistemas es la ciencia de diseñar sistemas complejos en
su totalidad, para asegurar que sus subsistemas componentes puedan
diseñarse, ensamblarse y operarse de tal forma que logren los objetivos
globales del sistema de la manera más eficiente.
instituciones en la actualidad. Muchos problemas que aparecían como independientes, ya no pueden
solucionarse aisladamente; así mismo, muchos sistemas aparentemente independientes, necesitan
ensamblarse adecuadamente si se desea obtener soluciones satisfactorias a los problemas complejos.
Además de proporcionar una metodología mediante la cual pueden analizarse y solucionarse problemas
complejos en organizaciones, la Ingeniería de Sistemas proporciona una estructura a través de la cual
pueden confluir las aportaciones de disciplinas diferentes y posiblemente divergentes, a la solución de
problemas. Esto es, la actividad esencial de la Ingeniería de Sistemas es interdisciplinaria, es una
actividad que demanda la participación de especialistas en campos diferentes como ingenieros
matemáticos, sociólogos, economistas y científicos del comportamiento. Sin embargo, y como
contraste con los especialistas en disciplinas individuales, el Ingeniero de Sistemas es un generalista,
una persona entrenada para pensar en términos de un enfoque global a la solución de problemas, para
encargarse de que los objetivos globales del sistema se platéen y logren eficientemente. Como tal, el
ingeniero de sistemas debe ser capaz de comunicarse efectivamente con los diferentes especialistas
cuyos consejos y asesoría son esenciales para la solución del problema, además de poder estimular su
creatividad dentro del contexto de este enfoque interdisciplinario. De hecho, el papel del ingeniero de
sistemas en la solución de un problema se parece mucho a la de la guía e intervención de especialistas.
El grupo de sistemas encargado de solucionar el problema contará con la participación de especialistas
en diferentes disciplinas y de ingenieros de sistemas. La misión principal del ingeniero de sistemas
como parte integral del grupo de sistemas será la de identificar qué está sucediendo durante la solución
del problema, por qué está sucediendo y cómo puede mejorarse la acción. Entonces, junto con los
especialistas, el ingeniero de sistemas podrá asegurar que los objetivos del grupo se están cumpliendo
tan eficientemente como sea posible, en el tiempo mínimo, con el mínimo costo, y que se estén
presentando los mejores argumentos a quienes eventualmente tomarán la decisión de implantar el
sistema diseñado.
A. UNA METODOLOGIA DE INGENIERIA DE SISTEMAS
B.1 Un enfoque de sistemas a la solución de problemas
En esta sección se proporcionan las líneas de guía generales que usaría un Ingeniero de Sistemas para
confrontar y solucionar problemas. Las diferentes etapas que se describen posteriormente, representan
un desglose de la cuatro fases siguientes:
FASE 1: Análisis de Sistemas
El Ingeniero de Sistemas inicia su actividad con un análisis de lo que está sucediendo y por qué está
sucediendo, así como también de cómo puede hacerse mejor. De esta manera el sistema y sus objetivos
podrán definirse, de forma tal que resuelva el problema identificado.
FASE 2: Diseño de Sistemas
Primeramente se pronostica el ambiente futuro del sistema. Luego se desarrolla un modelo cuantitativo
del sistema y se usa para simular o explorar formas diferentes de operarlo, creando de esta manera
alternativas de solución. Por último, en base a una evaluación de las alternativas generadas, se
selecciona la que optimice la operación del sistema.
FASE 3: Implantación de Sistemas
Los resultados del estudio deben presentarse a los tomadores de decisiones y buscar aprobación para la
implantación del diseño propuesto. Posteriormente, tendrá que construirse en detalle el sistema. En esta
etapa del proyecto se requerirá de una planeación cuidadosa que asegure resultados exitosos. Después
de que el sistema se haya diseñado en detalle, tendrá que probarse para comprobar el buen desempeño
de su operación, confiabilidad, etc.
FASE 4: Operación y Apreciación Retrospectiva de Sistemas
Después de la fase de implantación se llegará al momento de liberar el sistema diseñado y
entregarlo a los que lo van a operar. Es en esta fase donde se requiere mucho cuidado para no dejar
lugar a malos entendimientos en las personas que van a operar el sistema, y generalmente representa el
área más descuidada en el proyecto de diseño. Por último, la eficiencia de la operación del sistema debe
apreciarse, dado que estará operando en un ambiente dinámico y cambiante que probablemente tendrá
características diferentes a las que tenía cuando el sistema fue diseñado. En caso de que la operación
del sistema no sea satisfactoria en cualquier momento posterior a su liberación, tendrá que iniciarse la
fase 1 de la metodología, identificando los problemas que obsoletizaron el sistema diseñado.
A continuación se describen las diferentes etapas involucradas en cada fase de la metodología.
1. ANALISIS DE SISTEMAS
1.1 Identificación y formulación del problema
1.2 Organización del proyecto
1.3 Definición del sistema
1.4 Definición del suprasistema
1.5 Definición de los objetivos del suprasistema
1.6 Definición de los objetivos del sistema
1.7 Definición de las medidas de desempeño del sistema
1.8 Recopilación de datos e información
2. DISEÑO DE SISTEMA
2.1 Pronósticos
2.2 Modelación y simulación del sistema
2.3 Optimización de la operación del sistema
2.4 Control de la operación del sistema
2.5 Confiabilidad del sistema
3. IMPLANTACION DE SISTEMAS
3.1 Documentación y autorización del sistema
3.2 Construcción e instalación del sistema
4. OPERACIÓN Y APRECIACION RETROSPECTIVA DE SISTEMAS
4.1 Operación inicial del sistema
4.2 Apreciación retrospectiva de la operación del sistema
4.3 Mejoramiento de la operación del sistema diseñado
B.2 Fase 1. Análisis de Sistemas
1.1 Identificación y Formulación del Problema
Las organizaciones e instituciones tienen problemas que se generan de sus operaciones y
actividades diarias. La labor del ingeniero de sistemas es la de proporcionar soluciones efectivas a
estos problemas.
Un problema se genera cuando un administrador necesita ayuda, ya que ha notado que las
operaciones y/o actividades de la organización no se están desarrollando como se tenían planeadas,
o bien porque tiene que planear una decisión o implantar una decisión planeada a niveles
jerárquicos superiores. En esta situación, el administrador consultaría al ingeniero de sistemas
como un individuo familiarizado con el uso del enfoque de sistemas a la solución de problemas.
Bajo estas circunstancias el ingeniero de sistemas deberá interrogar al administrador y a todas las
personas que estén involucradas con la situación problemática por identificar y solucionar.
1.2 Organización del Proyecto
Una vez que se ha definido el alcance del problema, debe identificarse la forma en que se va a
confrontar. Ingeniería de Sistemas es una actividad de grupo, y no la actividad de un solo
individuo. Por esta razón debe formarse un equipo de sistema ad-hoc al tipo de situación
problemática que se esté confrontando. Este equipo estará formado por especialistas en diferentes
disciplinas, de acuerdo a las diferentes facetas que tenga el problema confrontado, y por ingenieros
de sistemas, que contribuirían en el desarrollo del proyecto desarrollando funciones de
coordinación, estructuración del problema, construcción de modelos, análisis de sistemas,
seguimiento y control de actividades, etc.
1.3 Definición del Sistema
La siguiente tarea del grupo es definir en términos precisos el sistema que se va a estudiar. Esto es
un proceso de análisis en el que se identifican los subsistemas que componen al sistema, así como
sus interacciones. Posteriormente se tienen que diseñar o ingeniar los subsistemas de forma tal que
puedan lograr el objetivo global del sistema.
Es en esta etapa donde la construcción de mapas sistémicos y/o diagramas de bloques es de mucha
utilidad para poder obtener una representación diagramática de cómo está compuesto el sistema y
cómo opera a través de las interacciones entre sus subsistemas.
1.4 Definición del Suprasistema
Para poder definir apropiadamente los objetivos del sistema es necesario entender con claridad el
papel que el sistema tiene en el suprasistema del cual es parte. Para esto, se recomienda extender el
mapa sistémico obtenido en la etapa 1.3, mostrando ahora todos los otros sistemas que también son
parte de su suprasistema y con los cuales está interactuando.
1.5 Definición de los Objetivos del Suprasistema
El mapeo sistémico obtenido en la etapa anterior proporciona un medio invaluable para analizar y
formular objetivos. Dado que los sistemas forman parte una jerarquía de sistemas, es imposible
disociar los objetivos del sistema bajo estudio de los objetivos del suprasistema del cual es parte.
En efecto, son los objetivos del suprasistema los que son cruciales puesto que determinan las
características del ambiente dentro del cual tiene que operar el sistema. Si por alguna razón los
objetivos del suprasistema cambian, lo más seguro es que también los del sistema.
Así, el objetivo relevante de cualquier sistema en un momento dado está determinado por las
necesidades del suprasistema. La definición de los objetivos del suprasistema trae varias ventajas.
Entre ellas:
1. Enfoca la atención al hecho de que los sistemas deben de diseñarse de manera tal, que los
sistemas en niveles inferiores de la jerarquía de sistemas encaminen su operación al logro de
los objetivos de los sistemas que están en niveles superiores de la jerarquía, y que estos últimos
presenten un enunciado claro y preciso de la contribución que esperan de los sistemas en
niveles inferiores.
2. Anteriormente se mencionó que generalmente los objetivos de sistemas que están al mismo
nivel jerárquico son conflictivos; a tales sistemas se les llama competitivos. Entonces, la
definición de los objetivos del suprasistema es esencial para poder formular los objetivos
competitivos de manera que contribuyan eficientemente al logro de los objetivos del
suprasistema.
3. Al definir los objetivos de los sistemas superiores en la jerarquía, se puede diseñar el sistema
bajo estudio de forma tal que pueda auto-adaptarse al cambio.
4. El comunicar los objetivos de los sistemas superiores a las personas involucradas en la
operación de los sistemas inferiores, ayudará a incrementar su eficiencia dado que se sentirán
más involucrados y participes en el logro de los objetivos del suprasistema.
1.6 Definición de los Objetivos del Sistema
Generalmente los objetivos del sistema se encuentran en conflicto por lo que al inicio de un estudio
es esencialmente importante preparar una lista de todos los posibles objetivos con un orden de
importancia anticipado. Posteriormente, uno o muy pocos de los objetivos planteados resultarán lo
más importante.
Es importante resaltar algunos aspectos que generalmente surgen en la definición de los objetivos
de un sistema:
1. El grupo de trabajo encontrará seguramente resistencia cuando trate de definir objetivos. Las
personas en la organización que no sintieron problemas graves con un planteamiento vago de
objetivos se opondrán a comprometerse con objetivos claros y precisos. Sin embargo, se debe
ser muy insistente en este punto, puesto que no puede diseñarse ningún sistema apropiadamente
si no se conoce exactamente lo que tratará de lograr.
2. El equipo podrá sentir frustración en caso de que los objetivos del sistema no estén claramente
definidos. Si después de insistir en una clarificación de objetivos, éstos siguen expresados en
forma vaga, no detendrá su acción, pero si tendría que aclarar que el sistema diseñado sería
imperfecto, aunque susceptible de mejorarse posteriormente en caso de disponer de
información más precisa.
1.7 Definición de la Medidas de Desempeño del Sistema
Una vez que los objetivos del sistema han sido acordados, el siguiente paso es definir en los
términos más precisos posibles, un criterio que mida la eficiencia con la que el sistema está
logrando sus objetivos. Generalmente, pero no de manera invariable, este criterio será económico.
Entre más precisos sean los objetivos más fácil será definir una medida o indicador cuantitativo de
desempeño del sistema. Por el contrario, si los objetivos no son precisos, tendrá que definirse un
criterio subjetivo para medir el desempeño del sistema.
Una medida de desempeño del sistema debe tener como mínimo las siguientes características:
1. Debe estar relacionada con los objetivos del sistema
2. Debe ser simple y directa
3. Debe poder medirse
4. Debe haber sido acordada y aceptada por las personas directamente involucradas en la
operación del sistema
Cuando se formula un criterio económico para medir el desempeño de un sistema es necesario
decidir un compromiso entre los objetivos en conflicto. Existen dos formas prácticas para conciliar
objetivos conflictivos.
A. Ponderando la importancia de objetivos conflictivos con base en un criterio global. Los factores
de ponderación están relacionados con:
- El desempeño del sistema - Costo de diseño
- Costos de operación y producción - Confiabilidad
- Costos de capital - Etc.
B. Imponiendo limitaciones (algunas veces objetivas, otras veces subjetivas) sobre ciertas
variables que intervienen en el criterio económico.
1.8 Recopilación de Datos e Información
La etapa final y probablemente la más extensa en la fase de Análisis de Sistemas corresponde a la
recopilación de los datos e información que formarán la base para la modelación del sistema. Los
datos no solamente se requieren para proporcionar información acerca de la operación del sistema
sino también para pronosticar el ambiente en el que el sistema operará en el futuro.
B.3 Fase 2. Diseño de Sistemas
La fase de análisis de sistemas debe terminar con identificación y formulación del problema que se
desea solucionar, con la definición de objetivos y recopilación de información. Basada en estos
fundamentos, la fase de diseño de sistemas puede confrontarse con confianza.
2.1 Pronósticos
Los pronósticos representan un aspecto muy importante en el diseño de cualquier sistema. Por
ejemplo, en el diseño de un sistema de control de producción, los pronósticos de la demanda son
indispensables. Similarmente, para diseñar una planta química, se requiere conocer pronósticos de
la demanda de productos para un período de varios años.
Pronósticos exactos son esenciales para el diseño apropiado de cualquier sistema. Si no son
acertados, no podrán compensarse ni con una modelación y simulación de la operación del sistema
en etapas posteriores, por muy sofisticada que sea.
2.2 Modelación y Simulación del Sistema
Para poder calcular los costos asociados a diferentes maneras de operar un sistema, es necesario
predecir su comportamiento bajo condiciones de operación diferentes. Para esto se requiere de un
modelo del sistema, a través del cual se puede describir cuantitativamente su comportamiento. En
su forma más rudimentaria, un modelo puede consistir de un conjunto de tablas y/o gráficas; en su
nivel mas sofisticado puede plantearse en términos matemáticos como un conjunto de ecuaciones
diferenciales o algebraicas.
La modelación de sistemas es una actividad altamente creativa. Requiere de un proceso iterativo y
adaptativo en el que el analista de sistemas se mueve de un estado de poco conocimiento a otro de
conocimiento detallado del sistema. En el proceso de diseño de un sistema se necesita desarrollar
muchos modelos. Es aquí donde la experiencia y el buen juicio del diseñador más se demanda para
decidir que tipo de modelo debe usarse para una situación particular, de forma tal que el sistema
pueda diseñarse lo más eficientemente posible, minimizando tiempo y dinero.
Los modelos cuantitativos de mayor utilidad para proyectos de sistemas pueden clasificarse en
cuatro tipos:
1. Modelos descriptivos, que proporcionan una descripción cualitativa de la operación del sistema
y modelo predictivos, que pueden predecir cuantitativamente el desempeño del sistema.
2. Modelos mecanicista que se basan en los mecanismos o procesos que rigen el comportamiento
del sistema, y modelo empíricos o estadísticos que se obtienen ajustando datos obtenidos del
comportamiento del sistema.
3. Modelos en estado estable que se basan en el comportamiento del sistema independiente del
tiempo, y modelos dinámicos que describen el comportamiento del sistema en función del
tiempo.
4. Modelos individuales que describen el comportamiento de subsistemas, y modelos globales,
que describen el comportamiento del sistema como un todo.
El objetivo del proyecto es optimizar la operación del sistema, y por lo tanto la modelación del
sistema debe corresponder a este objetivo. Por esto, el grupo de trabajo debe:
i. Asegurar que la creación del modelo persigue un propósito definido.
ii. Procurar la participación de todos los especialistas en diferentes disciplinas que sean
necesarios en la creación del modelo.
iii. Asegurar que el modelo contemple los aspectos más relevantes del sistema y que sea tan
sencillo como sea posible.
iv. Decidir si el modelo es adecuado para los propósitos que se persiguen y que represente con
la mayor fidelidad posible la situación que se quiere modelar.
v. Asegurar que la creación del modelo se desarrolle a través de un dialogo efectivo entre el
grupo de trabajo y los usuarios del sistema.
Una vez que el modelo del sistema ha sido desarrollado, puede usarse para simular su
comportamiento cuando se sujeta a valores diferentes de las variables que describen su
comportamiento, y a disturbios reales que se esperan durante su operación, y que causarían
fluctuaciones de su operación normal.
2.3 Optimización de la Operación del Sistema
El paso siguiente a la simulación del sistema es optimizar su operación. Teniendo a la disposición
un modelo que pueda predecir el desempeño del sistema es posible calcular el valor de la medida o
indicador de desempeño que corresponda a una cierta manera de operarlo. Optimización significa
seleccionar el modo de operación del sistema que corresponde al valor más favorable de la medida
de desempeño. Es en este punto donde la importancia de haber definido con claridad los objetivos
globales del sistema se hace aparente.
Si por alguna razón el sistema y sus objetivos no pudieron plantearse con precisión, lo más seguro
es que en esta etapa se descubra un conflicto entre la forma más adecuada de operar el sistema, y la
ubicación del mismo dentro del suprasistema. Esto es lo que comúnmente se conoce como
suboptimización del sistema. Una de las tareas más importantes del equipo de trabajo es vigilar que
esta suboptimización no ocurra. Para esto, continuamente tendrá que estar enfatizando que la
optimización independiente de cada subsistema difícilmente conducirá a la optimización del
sistema. Lo que es más, el mejoramiento y optimización de un subsistema, cuando se realiza
aisladamente de los otros subsistemas, puede empeorar la operación del sistema como un todo.
En resumen, en la etapa de optimización se deben cuidar los siguientes aspectos:
1. Se debe estar consciente de los peligros de la suboptimización, y no se deben ignorar variables
relevantes a la operación del sistema.
2. Después de localizar las condiciones óptimas de operación, se deben examinar cuidadosamente
los parámetros más sensibles involucrados en las medidas de desempeño.
3. Deben cuidarse las regiones muy estrechas para las condiciones de operación óptimas, ya que
un sistema que es muy sensible en suss parámetros óptimos, dependerá muy fuertemente de las
suposiciones hechas en la fase de diseño.
4. Se deben realizar análisis de sensibilidad para investigar si cambios en las suposiciones hechas
en la fase de diseño conducen a sistemas con las mismas características generales.
5. Por último, se debe estar consciente del hecho de que una vez que está terminada la
optimización del sistema, tendrá que tomarse una decisión para continuar con el diseño
detallado del sistema. Esta decisión definitivamente involucrará la asignación de recursos
humanos y financieros, principalmente, que puede resultar muy costosa para la organización.
Por estas razones, el equipo de trabajo debe estar dispuesto a vender su solución óptima, por
lo que deberá apoyarse en técnicas para tomar decisiones en presencia de incertidumbre.
2.4 Control de la Operación del Sistema
Cuando la operación de un sistema ha sido optimizada, se requerirá de un sistema de control que
asegure que el sistema estará operando bajo las condiciones para las cuales se optimizó la
operación. El control de un sistema es necesario debido a la incidencia de disturbios impredecibles
en la operación del sistema, los cuales causan que su desempeño real se desvíe de su desempeño
predicho.
Por ejemplo, en una planta química se necesitarán instrumentos de control que regulen
automáticamente el flujo de materiales, lo niveles de líquidos en tanques, y las presiones y
temperaturas en otros equipos de proceso, para asegurar que la planta química estará operando en
sus condiciones óptimas. Asimismo, se necesitará un sistema de control administrativo para
asegurar que se cumpla con un plan de producción en una compañía manufacturera, como podrá
observarse, los sistemas de control que necesitan los administradores son muy variados y de tipos
diferentes. Independientemente del tipo de sistema de control, su función principal es la de tomar
acción correctiva a desviaciones que se obtienen debido a que lo sucedido no coincide con lo
planeado.
En general, cuando se piensa en términos de control de sistemas, las siguientes ideas deben tenerse
en mente:
1. El control debe de conceptual izarse como una parte integral de diseño del sistema, y no como
algo que se puede dejar para después.
2. Un enfoque de sistemas presta atención al concepto de control en su sentido más amplio, sin
restringirlo a los esquemas de control, algunas veces matemáticamente sofisticados, que
proporciona la Ingeniería de Control. Lo que es necesario cuestionar aquí es el nivel
conceptual, preguntándose y contestándose preguntas como: ¿qué tipo de sistema de control se
necesita?, ¿qué tan sofisticado debe ser?, ¿qué equipo se necesita?, ¿se requiere de una
computadora?, etc.
3. Un enfoque de sistemas orienta su atención a los beneficios económicos que puedan
obtenerse del sistema de control, tanto los tangibles como los intangibles, que resultan de
costos demandados y que tienen que justificarse como parte de los costos de diseño del sistema
como un todo.
4. Las ventajas de un sistema de control individual se pueden resaltar solamente cuando se puede
visualizar su importancia dentro del contexto de la jerarquía de sistemas de control técnicos y
administrativos de la compañía.
2.5 Confiabilidad del Sistema
La importancia de la confiabilidad de un sistema ya se ha mencionado en etapas anteriores. Un
buen sistema de control ayudará a asegurar la confiabilidad de un sistema; sin embargo existen
otros aspectos que inciden directamente en el efecto que la incertidumbre tiene sobre el diseño del
sistema y que también hay que considerar. La incertidumbre en los pronósticos de las condiciones
ambientales bajo las cuales operará el sistema son un ejemplo. Otras fuentes de incertidumbre
pueden ser las fallas de equipos de proceso, la no disponibilidad de recursos, etc. Todos los
cuestionamientos relacionados con la incidencia impredecible de este tipo de eventos deben
considerarse como parte integral de la optimización global de la operación del sistema. El papel
que esta etapa tiene en la metodología es más que nada el de propiciar un cuestionamiento de todos
los factores que generalmente quedan ignorados en la etapa de diseño y que sin embargo se
presentan en el momento menos esperado, causando un efecto desastroso e irreparable en la
operación y rentabilidad del sistema.
B.4 Fase. Implantación de Sistemas
Ningún estudio de sistemas, por muy bien que se haya llevado a cabo, será de utilidad práctica a menos
de que conduzca a una acción positiva y se implante apropiadamente. Esta fase puede desarrollarse en
dos etapas.
3.1 Documentación y Autorización del Sistema
El producto final de un proyecto es un reporte en el que se deben enfatizar propuestas concretas para
tomar acciones. Si la comunicación llegara a fallar en esta etapa se podría arruinar todos los esfuerzos y
resultados de las etapas anteriores. Para evitar esto se recomienda:
1. Que la forma y contenido de los reportes finales del proyecto se acuerden y discutan antes de
entregarse, con las personas que estarán involucradas en la implantación del sistema diseñado.
2. Que los reportes sean simples, directos y lógicos.
3. Que se elabore un documento por separado para resumir y enfatizar las recomendaciones,
mostrando un plan concreto para la implantación del sistema.
Esta representa la etapa más crucial en cualquier estudio de sistemas, puesto en base a la
documentación del sistema y al reporte del proyecto se tendrá que llegar a decisiones sobre la
implantación del sistema. Seguramente que estas decisiones se tomarán de una manera muy objetiva,
por lo que el equipo de trabajo deberá respaldar y apoyar su propuesta con argumentos convincentes.
3.2 Construcción e Instalación del Sistema
Algunos proyectos de sistemas pueden requerir la construcción de equipo especial antes de que el
sistema diseñado pueda implantarse. Por ejemplo, en un proyecto de sistemas para el diseño de una
planta química se necesitará construir equipo de proceso, edificios, ordenar e instalar equipo y
unidades, etc.
Por lo general, cuando se llega a esta etapa del proyecto, la mayor parte de los integrantes del grupo de
trabajo habrán terminado su participación en el proyecto. Sin embargo, es importante darse cuenta que
la etapa de construcción e instalación del sistema diseñado, forma también parte del diseño global del
sistema. Así, una planeación deficiente para la construcción e instalación del sistema puede tener un
efecto negativo en el éxito del proyecto.
Un enfoque de sistemas en esta etapa debe asegurar:
1. Que el grupo de trabajo haya especificado en forma clara y no ambigua todos los detalles del
sistema.
2. Que los constructores del sistema hayan comprendido todos los aspectos del diseño y la forma en
que operará una vez que se implante.
3. Que la construcción, instalación e implantación del sistema hayan sido planeadas adecuadamente.
B.5 Fase 4. Operación y Apreciación Retrospectiva de Sistemas
Después de que el sistema ha sido diseñado, construido e instalado, las siguientes etapas se podrán
desarrollar.
4.1 Operación Inicial del Sistema
Una colaboración efectiva entre el grupo de sistemas y los usuarios del sistema diseñado es
esencial para lograr los mayores beneficios de un estudio de sistemas. Esta etapa es la que más se
descuida por parte del grupo de trabajo.
La puesta en marcha de un sistema es más exitosa si:
1. Se proporciona anticipadamente una documentación adecuada del sistema y un entrenamiento a
los usuarios sobre la operación del sistema.
2. Cuando menos uno de los usuarios del sistema estuvo involucrado en la realización del
proyecto como miembro del grupo de trabajo, de forma tal que haya vivido el desarrollo de
todas las etapas.
3. Cualquier duda o mal entendimiento acerca del diseño del sistema haya sido aclarado
oportunamente, a través de una comunicación adecuada entre el grupo de trabajo y los usuarios.
4.2 Apreciación Retrospectiva de la Operación del Sistema
Después de que el sistema ha estado operando durante un período de tiempo, el grupo de trabajo que lo
diseñó debe colaborar con los usuarios del sistema para realizar un análisis retrospectivo de su
desempeño. Si el sistema está operando de acuerdo al plan de diseño y está logrando sus objetivos, se
podrá afirmar que el diseño estuvo correcto. Por el contrario, si el desempeño del sistema no es el
esperado, se necesitará investigar las causas de su mal funcionamiento y mejorarlo o rediseñarlo por
completo.
El equipo de trabajo debe estar dispuesto a aceptar la responsabilidad de la operación del sistema que
diseñó e identificarse a sí mismo con su éxito o fracaso.
El análisis retrospectivo de la operación del sistema puede mostrar:
1. Que el estudio original de sistema ignoró ciertos aspectos relevantes al diseño del sistema, ó
2. Que el sistema ha estado operando en un ambiente que muestra características diferentes de las del
ambiente para el cual fue diseñado.
En cualquier de estas situaciones, la re-optimización y re-diseño del sistema será inevitable.
4.3 Mejoramiento de la Operación del Sistema Diseñado
Se necesita mejorar la operación del sistema:
1. Si la apreciación retrospectiva del sistema muestra que el desempeño del sistema no es el
esperado.
2. Cuando ciertos parámetros involucrados en el diseño y optimización del sistema podrían
conocerse con exactitud una vez que el sistema estuviera operando.
METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS
Cuál es el propósito de la SSM?
SSM es una metodología usada para apoyar y estructurar el pensar y el intervenir en problemas
complejos de las organizaciones.
Cuál es el pensamiento bajo la SSM?
SSM es una guía para manejar y emprender el proceso de lograr acción organizada. Los practicantes de
la SSM toman el manejo del proceso de pensamiento e implementación de una acción organizada, para
reaccionar a los cambios en el mundo que podrán afectar a esa acción.
SSM asume que cada individuo ve al mundo de manera diferente. Visiones del mundo diferentes
inevitablemente llevan a comprensiones y evaluaciones distintas de cualquier situación, lo cual lleva a
su vez a ideas diferentes para la acción propositiva. Estas ideas no necesariamente opuestas entre ellas,
pueden ser suficientemente diferentes y constituir un hecho crítico al decidir en un curso de acción.
Checkland se dio cuenta que hay pocas situaciones donde consiguiendo lo correcto de la lógica es
suficiente para provocar la acción.
Cualquier organización tiene su propia cultura (práctica de mitos compartidos, percepciones y
suposiciones sobre el mundo y la organización) y política (prácticas de estructuras de poder
interiores). Estas son complejas y dinámicas.
Como se argumentó anteriormente, las visiones distintas que son resultado de una cultura y una
política de una organización no llevan a un estable y claro conjunto de objetivos.
SSM intenta habilitar más acción consensada, moviendose hacia el entendimiento de las distintas
percepciones a través de un proceso de pensamiento, negociación, argumentación y prueba.
I. INTRODUCCION
West Churchman y Russell Ackoff en el 1950s y 1960s fueron los pioneros en la ciencia de
sistemas sociales. Churchman desarrolló una base filosófica poderosa la cual, como comprendemos,
proporcionó los fundamentos en el cual los principios metodológicos de la prueba y surgimiento de
suposición estratégica (SAST) fueron construidos y proporcionó mucha de la inspiración detrás de los
sistemas heuristicos críticos. Ackoff siguió un carrera más práctica, culminando en su trabajo con
INTERACT (Instituto de Manejo Interactivo) en Filadelfia. Ninguna de estas contribuciones grandes
al pensamiento de los sistemas blandos ha perdido de vista su intento original, para trabajar con
problemas complejos a través de reconocer las apreciaciones subjetivas de los participantes humanos.
Surgiendo en los años 70s y desarrollándose en los años 80s fué un nuevo tipo de pensamiento
de sistemas blandos. También inspirado por el trabajo de Churchman. Peter Checkland empezó a
explorar la metodología de ingeniería de sistemas, aplicada a situaciones de desorden directivo más
que a los llamados problemas estructurados, con el intento de encontrar si este acercamiento podría
ser desarrollado apropiadamente y empleado en situaciones de sistemas blandos. Como las
investigaciones generaron un número de incógnitas descubiertas empezando a cristalizarse, éstas
fueron llevadas a un acercamiento total diferente a la resolución de problemas blandos y la
metodología de sistemas blandos (SSM).
Escencialmente, se ha desarrollado la SSM por el uso de estructuras enfermas o contextos de
problemas desordenados donde no es evidente que "constituye el problema", o que acción debería de
tomar para superar las dificultades experimentadas. De hecho, la SSM en acción debe prevenir a los
tomadores de decisiones de apresurarse a entrar en el razonamiento pobre de soluciones basadas en
ideas preconcebidas sobre un problema supuesto.
En términos de la lógica la SSM puede ser considerada redundante en contextos unitarios
donde hay un acuerdo genuino sobre que deberá hacerse, aunque no necesariamente como hacerlo. El
tiempo empleado en buscar otros posibles caminos que puedan ofrecer un beneficio potencial, el cual
es la fuerza principal de la SSM, puede ser malgastado. En contextos coercitivos es imposible generar
mutuo entendimiento, otra llave poderosa de la SSM, porque los efectos del poder pueden
completamente destruir cualquier proceso interpretativo de investigación. La SSM es, por lo tanto,
mejor empleada en contextos pluralistas, donde hay un compatibilidad de intereses donde los valores y
las creencias de los participantes divergen y donde todavía el compromiso y la participación genuina
son posibles. Además, desde los modelos de sistemas (de hecho orgánicos) son siempre usados en el
esquema metodológico, la SSM claramente asume que los problemas pluralistas son unidos dentro de
problemas complejos del proceso y la estructura organizacional. La SSM encuentra sus
legimitizaciones y evita sus limitaciones en el contexto de problemas complejos-pluralistas.
El nuevo pensamiento de la SSM y los efectos que estos tuvieron en la resolución de problemas
blandos serán ahora considerados en los detalles de la filosofía, principios y metodología de la SSM.
II. EMERGENCIA DE LA SSM
Gwilym Jenkins siempre interpretó la palabra Ingenieríaen el amplio sentido con que se
puede ingeniar. Él comenzó con el trabajo en ingeniería de sistemas duros (la ingeniería de un
sistema bien definido para lograr los objetivos de éste), pero pronto reclutó a Checkland, que estaba en
la industria para que investigara la aplicación de la metodología de la Ingeniería de Sistemas (Duros) a
problemas no tan bien definidos del tipo que los administradores de toda clase y de todos los niveles
tratan de resolver. Él ya había establecido el departamento sobre la base de que la única manera para
desarrollar esta nueva materia era mediante la interacción co n situaciones problemas reales en un
modo de acción de investigación. Dicho trabajo no puede verificar la hipótesis a la manera clásica de
los científicos en los laboratorios. La acción de investigación requiere el involucramiento en una
situación problema y una prontitud para usar la experiencia misma como objeto de investigación a
partir de la cual, mediante la reflexión consciente, se pueden obtener lecciones.
La metodología en general
Filosofía es la acción política que debe apuntar hacia una redistribución de la riqueza en la
sociedad y la técnica es un programa de acción específico y preciso que generará un resultado
estándar.Una metodología carecerá de la precisión que tiene una técnica, pero será una guía más firme
para la acción en comparación con una filosofía. Donde una técnica le indica el cómo y una filosofía
le indica el qué, una metodología contendrá elementos tanto de quécomo de cómo. En este
sentido el programa de investigación buscó una metodología para utilizar los conceptos de sistemas
que tendría cuatro características: debía de poder usarse en situaciones de problemas verdaderos; no
debía ser vaga en el sentido de que tenía que ser un acicate más grande para la acción más que ser una
filosofía general de todos los días; no debía ser precisa, como lo es una técnica, pero debía permitir
discernimientos que la precisión pudiera excluir; debía ser tal que cualquier desarrollo en la ciencia de
los sistemas pudiese excluirse en la metodología y se pudiera usar de ser adecuada en una situación
particular.
III. FILOSOFIA DE LA SSM
El entendimiento de la subjetividad de Churcham llega la conclusión que los resultados de la
intervención de sistemas reciben sus garantías de la participación máxima de aquellos envueltos; el
principio de sweep in como este ha sido llamado. El adoptar un acercamiento de sistemas involucra
descubrir esto y también la comprensión de que cada visualización del mundo es terriblemente
restringida. El desarrollo de Churchman de estas ideas han tomado claramente una ruta ética, tratando
con problemas resultantes para futuras generaciones y opuestas a las ideas de religión, estética y
política. Esto deja el camino abierto para alguien suficientemente hábil para explorar la noción de
subjetividad en un camino más pragmático realizando preguntas sobre los diferentes caminos que las
personas perciben sobre la situación del problema, como estos pueden ser representados y como el
aprendizaje puede ser generado desde esto. Enfocándose en esta línea de desarrollo, como sea, se
corre el riesgo de desbordar potenciales problemas éticos y políticos, esto es precisamente la razón
porque la SSM ayuda en contextos pluralistas pero no en coerctivos. Werner Ulrich, además, tomo un
gran interés en la línea ética del pensamiento de Churchman y consecuentemente desarrolló un
acercamiento que será más apropiado en contextos de problemas donde, por ejemplo, fuerzas políticas
y coercitivas están trabajando. Ahora consideraremos los descubrimientos de Checkland.
Las revelaciones que han sido perseguidas por un gran número de pensadores de sistemas han
sido triplicados y, no sorprendentemente relatados. Estos pueden resumirse en el siguiente orden.
Los acercamientos de sistemas duros son fundamentalmente basados en acercamiento de
medios y fines.
Sistema como concepto o noción es mejor empleado como un significado de organizar
nuestros pensamientos sobre la situaciones del problema, mejor que como un camino para
describir en una real percepción en porciones de la realidad.
Hay dos paradigmas, duro y blando, basados en suposiciones constratantes que conduzcan
a principios metodológicos muy diferentes.
Ahora se explorarán cada una de estas importantes observaciones.
La filosofía de la SSM rompe con lo tradicional: una visión dura de la naturaleza de los
problemas. La visión dura contempla problemas como reales y solucionables, asumiendo que los
fines son fácilmente y objetivamente definibles. El interés primario de las metodologías duras, por lo
tanto, es como nosotros deberíamos investigar fines predefinidos, los cuales son los medios más
disponibles, o ¿cómo deberíamos hacerlo? la SSM, en contraste, cree que las situaciones de los
problemas surgen cuando la gente tiene puntos de vistas contrastantes en una misma situación.
Entonces sobresale la noción de una pluralidad de puntos de vista, y consecuentemente aceptación de
varios problemas relevantes. La SSM, por lo tanto, rechaza los acercamientos de los medios con los
fines. La más interesante pregunta concerniente a sus propios fines: Qué debería hacerse? se
convierte en el principal foco de la SSM. La respuesta a esta pregunta intenta trazar y explorar una
diversidad de puntos de vista como parte de la toma de decisiones y el proceso de intervención.
Otra observación que Checkland realizó es que sistema es utilizado como un concepto
reservado para ordenar un pensamiento abstracto sobre el mundo mejor que como una manera de
expresar cómo es el mundo. El argumento es que, tan pronto como asumimos un mundo de sistemas
comprensible, entonces empezaremos investigando aquel mundo visto por sistemas. Las metodologías
serán buscadores de sistemas, aunque esperemos estudiar solo situaciones sociales. Así que
inevitablemente identificaremos sistemas sociales funcionales, siendo ellos organizaciones, grupos de
amigos, o presumiblemente, grupos étnicos o naciones. Esto es detestable para pensadores
interpretativos, como Checkland, quien entendió las situaciones sociales a través de conceptos de
acción (palabras que describen acción) las cuales son significativas en términos de reglas sociales y
prácticas (las acciones descritas son sobre entendidas a través de interpretaciones acordadas de
intenciones o convenios) y significado escencial (fundamentalmente el razonamiento porque algo debe
o no debe ser hecho en un forma particular). Las dinámicas sociales, de acuerdo a esta formulación son
explicadas como la interrelación entre interpretaciones de humanos, las cuales son significativamente
traslapadas, formando culturas. Las culturas son caracterizadas por compartir reglas sociales, prácticas
y propósitos escenciales. Por supuesto, en tales dinámicas sociales, habrá algunas áreas donde el
traslape no es tan fuerte como otras, sin embargo el conflicto que entonces surge es contenible dentro
de la coherencia de la cultura. No importa que tan profundo el conflicto pueda verse, las diferentes
interpretaciones son asumidas no por ser estáticos, pero si por ser mucho más abierto al cambio.
Generación de mutuo entendimiento será por lo tanto, posible por el análisis de sistemas blandos y por
supuesto, como un problema, que tuvo influencia en los principios de la SSM. La idea de sistema
por lo tanto, es mal entendida cuando se emplea como un medio de buscador de metas funcionales,
por que se pierde la escencia de las dinámicas sociales, y es lejanamente mejor usado como un medio
para organizar nuestros pensamientos y las transferencias de nuestras ideas en un camino más
significativo que otros.
Es probable que los descubrimientos de los medios y fines y sistema llevó a Checkland a
concluir que hay dos paradigmas en el pensamiento de sistemas, el segundo el cual es el paradigma
inhabilitado por la SSM. Con el paradigma 1, el paradigma duro, el mundo real es considerado
sistémico y las metodologías que usamos para investigar aquella realidad son sistemáticas. El
paradigma 2, el paradigma blando, expone al mundo real como problemático pero el proceso de
investigación dentro de él, las metodologías, pueden ser sistémicas. Esto transfiere la noción de
sistemización desde el mundo hasta el proceso de investigación dentro del mundo. Para esta profunda
observación el manejo y la ciencia de sistemas son atribuidas a Checkland.
En escencia estas son las suposiciones de lo duro, máquina, orgánica y neurocibernética acerca
de la naturaleza de la realidad social las cuales son rechazadas en favor de un punto de vista basado en
la cultura blanda (aunque, como veremos, suposiciones orgánicas recaen en segunda importancia).
IV. PRINCIPIOS DE SSM
Existen cuatro importantes principios que un usuario debe darse cuenta y permanecer
consciente de cuando emplear la SSM. Esto envuelve aprendizaje, cultura, participación y los dos
modos de pensamientos.
La SSM articula un proceso de investigación, es un sistema de aprendizaje que emplea una
acción útil en un continuo ciclo. Esto difiere de los acercamientos de los sistemas duros los cuales
adoptan medios y fines directivos, buscando alcanzar metas prestablecidas. Checkland habla de la
SSM en términos de administración buscando alcanzar acciones organizadas, copiando con un
siempre cambiante flujo de eventos e ideas interactivas. El aprendizaje es sobre la percepción y
evaluación de las partes del flujo antes de decidir y tomar acciones, los cuales entonces se vuelven una
parte del flujo con nuevas percepciones, evaluaciones y acciones emergentes. Esto necesita ser
aprendido tan bien como se pueda. El aprendizaje, entonces, es como un ciclo el cual no tiene
principio ni fin. Existe, como Churchman señala, la necesidad de una investigación sinergética donde
no están claros los puntos de inicio o de terminación. Con la SSM, los avances son decididos una vez
en términos de importancia (para aquellos involucrados), factibilidad cultural (restricciones que se
pueden hallar) y sistémicamente convenientes (pensamiento esenciales de sistemas que no deben ser
violados).
De estos tres avances, la factibilidad cultural pueden tomarse como la peculiar y característica
clave de la SSM, dominando o absorbiendo las nociones de relevancia y conveniencia sistémica. La
idea de la cultura poderosamente guia al usuario de la SSM, a exponer categoricamente las
restricciones sociales y organizacionales en el mundo real con cambios potenciales y que deben
reunirse por medio de la intervención. Esto claramente refleja la base filosófica de la SSM,
particularmente la idea de la cohesividad de las reglas y prácticas sociales.
El fundamento interpretativo de la SSM emplea muy fuertemente el principio de participación.
Es muy importante que debamos ir tan lejos como decir que, sin participación garantizada de aquellos
involucrados, cualquier aplicación de la SSM debe ser invalidada en sus propios términos. Lo que esto
significa es que, dada la validez de una amplia variedad de percepciones sobre una situación, esto no es
solo conveniente para fomentar la participación pero de hecho es necesario hacerlo asi, si nosotros
promovemos cualquier oportunidad de traer resultados exitosos los cuales puedan ser justificados y
exitosamente implementados.
El proceso de la SSM puede ser distinguido en dos modos de pensamiento: el pensamiento de
sistemas abstracto e ideal, y especificamente relacionados con el contexto del pensamiento del
mundo real. Uno es una corriente de investigación basado en la lógica, el otro una corriente de
investigación basada en la cultura. Esto demostró que estos deben permanecer precisos, tanto que el
pensamiento de sistemas puro pueda ser llevado con el objetivo de desarrollar modelos ideales para
discusión. Estos no deben ser confundidos en sus desarrollos por el reflejo y la mezcla en la situación
de desordenes del mundo real. El experimentado usuario de la SSM se moverá fácilmente entre el
mundo real y el mundo del pensamiento abstracto de sistemas, pero permanecerá consciente de los
cambios hechos.
Estando seguro que tenemos estos principios en mente, nos moveremos para considerar la
metodología de sistemas blandos como un acercamiento a la resolución de problemas.
V. METODOLOGÍA DE SISTEMAS SUAVES
Forma Básica de la SSM
Una de las características más obvias de los seres humanos es la prontitud para atribuir
significado a lo que observan y experimentan. Aún más los seres humanos no simplemente se
precipitan a tribuir significados, sino que no pueden tolerar que las cosas no tengan significado. Si
podemos aspirar a un conocimiento como el de la ciencia natural, quizá lo que buscamos en los
asuntos humanos se podría describir como conocimiento basado en sabiduría. Pero lo que para un
observador es sabiduría quizá para otro podría ser prejuicio o anteojeras. El conocimiento basado en
discernimientobien podría ser otro candidato, pero una vez más tenemos que preguntar :
¿discernimiento en relación con el significado de quién? La expresión más neutral sería conocimiento
basado en la experiencia, y esto concuerda al menos con la observación diaria de que nosotros todo el
tiempo estamos llevando a cabo acción con propósito definido en relación con nuestra experiencia de
las situaciones en que nos hemos visto, y al conocimiento que dicha experiencia genera.
Cualquier actividad con propósito definido se representa con una flecha (A). Tal acción, al ser
de propósito definido, será una expresión de la intención de alguna persona o personas B. Dado que A
es una acción humana, habrá alguien (o varias personas) que lleve(n) a cabo la acción; esta persona o
personas son C dentro de la figura. La acción tendrá un efecto sobre una persona o un grupo, D, y
éstas se llevará a cabo en un medio que quizá coloque restricciones a la misma. Tales restricciones las
representa E. Finalmente, dado que la autonomía humana rara vez es total, podemos agregar alguna
persona o grupo F que pudieran detener la acción a llevarse a cabo. Por supuesto que en la vida real la
misma persona o personas podrían representar uno o más de los elementos B, C, D, F, ya que éstos son
roles, no necesaríamente grupos o individuos. En forma global, la figura es un modelo emblemático
simple de una acción con propósito definido; representa una manera de pensar acerca del concepto.
La forma básica del enfoque consiste en formular algunos modelos que, se espera, serán pertienentes
para la situación del mundo real, y en usarlos al confrontarlos con las percepciones del mundo real en
un proceso de comparación. Tal comparación podría entonces iniciar un debate que conduzca a una
decisión para llevar a cabo acción con propóstito definido que mejore la parte de la vida real que está
bajo escrutinio. En la SSM, los modelos no se parecen mucho al de la figura anterior; de hecho se trata
de modelos de sistemas cuidadosamente construidos para llevar a cabo una actividad con propósito
definido (conocidos como sistemas de actividad humana) y de alguna manera son más elaborados
que el modelo empleado en el experimento que concebimos. Pero el principio es el mismo: hacer
hallazgos acerca de una situación en el mundo real que haya generado interés; seleccionar algunos
sistemas de actividad humana pertinentes; hacer modelos de éstos; usar los modelos para cuestionar la
situación del mundo real en una fase de comparación, y usar el debate iniciado mediante la
comparación para definir la acción con propósito definido que podría mejorar la situación problema
original.
Pensamos que tenemos problemas; pero no estamos seguros de cuáles son; si pudiéramos decir lo que
son ! nosotros mismos pudieramos resolverlos !.
Existen dos tipos de problemas:
- Estructurados: Son aquellos que se pueden formular explícitamente en un lenguaje que implique
que está disponible una teoría referente a sus soluciones.
- No estructurados: Son aquellos que están de manifiestos en un sentimiento de inquietud pero que
no se pueden formular explicitamente sin este intento aparente por simplificar la situación.
El Proceso de Manera Global
La descripción general y común de la Metodología de Sistemas Blandos es la que se muestra en la
figura 4, en la cual se presentan como un proceso de siete estadios (Checkland, 1975).
El Flujo de la Indagación Basada en la Lógica
Si un usuario de la SSM adopta el enfoque en la situación diaria, entonces es probable que él o
ella sentirá que sabe mucho acerca de la situación y puede introducirse directamente en el flujo de
pensamiento basado en la lógica.
Estadios 1 y 2. Expresión
La función de estos dos estadios es el de exhibir la situación de forma que se pueda revelar un rango de
selecciones posibles y con suerte pertinentes.
Se requiere el establecer la estructura, proceso y la relación entre estructura y proceso.
Estructura: Se podría examinar en términos de distribución física, jerarquía de poder, estructura de
reporte y del patrón de comunicaciones, tanto formal como informal.
Proceso: Se puede examinar en términos de las actividades básicas requeridas para decidir hacer algo,
para llevar eso a cabo, para monitorear qué tan bien está hecho y sus efectos externos y para
implementar la acción correctiva.
Estadio 3 y 4: Definiciones raíces y modelos conceptuales
La selección de sistemas pertinentes.
Un sistema pertinente es un sistema de actividad humana que un investigador que usa la metodología
de sistemas suaves nombra como candidato a ganerar discernimiento en estadios posteriores al estudio.
Para cada sistema pertinente se formula una definición raíz y se construye un modelo conceptual.
Ningún sistema de actividad humana es pertinente intrínsecamente a cualquier situación problema; la
elección siempre es subjetiva. Se tienen que hacer algunas elecciones, observar hasta donde llevan las
implicaciones lógicas de esas elecciones y así aprender el camino hacia esos sistemas pertinentes
verdaderos. Los usuarios de la SSM tienen que aceptar el sumergirse inicialmente en la subjetividad y
aunque esto nunca es un problema para aquellos cuyas inclinaciones se encaminan hacia las artes y
humanidades , puede ser difícil para los científicos e ingenieros matemáticos cuyo entrenamiento no
siempre los ha preparado para el drama, la tragedia y la farsa entremezcladas en los procesos sociales.
Se pueden hacer dos tipos de elecciones pertinentes:
Sistemas pertinentes de tarea principal.- En muchos casos será visible en el mundo real alguna
acción con propósito definido organizada que podría reflejarse en la acción de un sistema de
actividad humana nocional cuyo límite o frontera podría coincidir con la manifestación del mundo
real. Este es el tipo de elección que se hace axiomáticamente el pensamiento de los sistemas duros
y es a menudo con el tipo de elección con el cual los pensadores de sistemas duros se sienten
agusto.
Sistemas pertinentes basados en controversia.-Como en cualquier organización, que lleva una
agenda de tareas diferentes, siempre habrá debate acerca de los propósitos núcleos y acerca del
fraccionamiento de recursos
que se deben dedicar a cada uno. Podríamos nombrar como
pertinentes conceptualizaciones tales como un sistema para resolver los desacuerdos sobre el uso
de los recursos o un sistema para definir los flujos de información hacia y desde el comité
administrativo. Aquí no esperaríamos necesariamente encontrar versiones institucionalizadas de
tales sistemas del mundo real.
El nombramiento de sistemas pertinentes.
Durante el desarrollo de la SSM se observó que era necesario el prestar mucha atención a la
formulación de los nombres de los sistemas pertientes , estos se tenían que escribir de tal forma que
fuese posible construir un modelo nombrado del sistema. Los nombres se conocieron como
definiciones raíz , ya que ellos expresan el núcleo ó esencia de la percepción a ser modelada. Una
definición raíz expresa el propósito núcleo de un sistema de actividad con propósito definido. Dicho
propósito núcleo siempre se expresa como un proceso de transformación en el cual alguna entidad , la
entrada , se cambia, o transforma, en una forma nueva de la misma entidad, la salida.
El modelado de sistemas pertinentes.
El lenguaje de modelado se basa en verbos y el proceso de modelado consiste en el ensamble y
estructuración de las actividades mínimas necesarias para llevar a cabo el proceso de transformación,
bajo la luz de las definiciones de los elementos CATWOE. La estructuración se basa en dependencias
lógicas: convertir el material en bruto, por ejemplo, depende de obtener el material en bruto, y esta
relación de dependencia se muestra al unir las actividades con una flecha que va desde obtener el
material en bruto hasta convertir el material en bruto.
En general nuestro objetivo es expresar las operaciones principales para llevar a cabo la
transformación en un puñado de actividades (bajo la luz de CATWOE). La pauta es: tener como
objetivo 7 + - 2, esto proviene del celebrado de Miller sobre psicología cognoscitiva en el cual sugiere
que el cerebro humano tenga una capacidad de lidear con alrededor de este número de conceptos
simultaneamente).
El análisis lógico de la noción de una transformación muestra que cualquier conversión de entrada en
salida podría juzgarse como exitosa de acuerdo con tres planos diferentes:
Eficacia esta dimensión verifica si los medios elegidos funcionan realmente en la generación de la
salida.
Eficiencia observa si la transformación se esta llevando a cabo con un mínimo de recursos.
Efectividad una transformación que funciona y utiliza recursos mínimos podría considerarse todavía
como no exitosa, si esta no estuviera logrando el objetivo a largo plazo.
El aspecto positivo del uso de modelos más complejos reside en que este podría enriquecer el debate
cuando los modelos se comparen con el mundo real. El aspecto negativo es que la complejidad en
incremento de los modelos podría conducir a un apresuramiento de nuestra parte para que pensemos en
términos de modelos de partes del mundo real y no en modelos pertinentes para debatir acerca del
cambio en el mundo real. Dado que el modelo no tiene como intención el ser una descripción de parte
del mundo real sino más bien un holón pertinente para debatir las percepciones del mundo real, la
validez no se puede confrontar con el mundo. Tales modelos no son de hecho, válidos o no válidos,
sino sólo técnicamente sustentables o no sustentables. El que sean o no sustentables depende de cada
frase en la definición raíz este unida a actividades y conexiones particulares en el modelo; y se debe
poder demostrar que cada aspecto del modelo deriva de las palabras en la definición.
A estos tres planos diferentes se les puede complementar con otras consideraciones más amplias, si
esto parece adecuado en un campo en particular. Por ejemplo, las consideraciones de eticalidad y
elegancia introducirían la ética y la estética .
La comparación de modelos con la realidad percibida
Checkland describe cuatro maneras para hacer la comparación (discusión informal, cuestionamiento
formal, escritura acerca del escenario basada en la operación de los modelos y el intento por modelar el
mundo real bajo la misma estructura que tienen los modelos conceptuales). De estas, la segunda ha
emergido hasta ahora como la más común. Los modelos se usan como fuente de interrogaciones a
preguntarse acerca del mundo real; la respuesta ha dichas interrogantes da inicio al debate, que podría
conducirse de la manera que parezca adecuada a la situación particular. Esto podría llevar a cabo un
grupo de gente congregada en un lugar, en cierto momento, para tener una discusión, o podría llevarse
a cabo en entrevistas de uno a uno o diálogos dispersos a lo largo de un periodo.
Lo que podemos decir a modo de generalización es que este modo de comparación mediante preguntas
de modelo definido útilmente se puede iniciar al llenar una matriz como en la figura 6.
La segunda manera más común para confrontar los modelos con la realidad percibida es menos
abstracta que el enfoque de matriz. Este consiste en la operación nocional de un modelo, realizando las
actividades de este ya sea mentalmente o sobre papel, para así escribir un escenario que pueda
entonces compararse con algunos sucesos del mundo real.
El Flujo de la Indagación Cultural
Aunque los hechos y la lógica sean parte de los asuntos humanos, la sensación de ellos, su
textura sentida, deriva igualmente (o más) de los mitos y significados que los seres humanos atribuyen
a su enredos profesionales (y personales) con sus semejantes.
Imágenes Enriquecidas
Una característica de los usuarios fluidos de la SSM es que a ellos se les verá durante todo el
trabajo dibujando imágenes y diagramas, así como haciendo anotaciones y escribiendo prosa. La razón
de esto es que los seres humanos revelan una rica exposición en movimiento de relaciones: y las
imágenes son un medio más efectivo para registrar las relaciones y las conexiones de lo que es la prosa
ideal.
La representación de las definiciones raíces plásticamente es un ejemplo del uso de las
imágenes en la SSM, pero el ejemplo mejor conocido es la política de representar la situación
problema misma, bajo la forma de las llamadas imágenes enriquecidas. No existe una técnica formal
o forma clásica para esto, y en ninguna forma es esencial la habilidad en el dibujo durante la
generación de las imágenes que se ha visto son muy útiles.
Análisis de la Intervención
La metodología fue desarrolada para ayudar a que se tuviera sentido de los problemas difíciles,
los cuales contienen sus propias contradicciones interiores.
Muchos proyectos han fracasado como un resultado directo de sus fallas al tomar en cuenta las
varias perspectivas, motivaciones e intereses que está en juego dentro de las organizaciones humanas.
SSM contiene una estructura la cual fue diseñada para tratar con estas dificultades.
¿Qué es una interveción en SSM?
En SSM, la estructura de una intervención organizada se usa para tratar con la complejidad de
un problema organizacional.
Aunque SSM tiene una estructura clara, es conveniente para el practicante usarla de una
manera flexible e inteligente.
Una intervención de SSM involucra:
averiguar sobre la situación;
pensar sobre los sistemas que son, o podrían ser, empleados en la situación;
comparar el pensamiento de los sistemas con aquellos que existen en el mundo real;
tomar acciones según lo que ha sido aprendido.
No es una cuestión simple de realizar estas cuatro fases, después de lo cual una respuesta correcta se
producirá.
Mas bien, se trata de tomar estas cuatro fases como bases para la acción, donde cada una de éstas
deberá tenerse presente.
Tempranamente en el desarrollo de la SSM se observó que era útil concebir a una intervención
en una situación como problemática en sí misma. Se observó que era muy útil concebir a la
intervención estructuralmente como generadora de tres papeles. El papel del cliente es la persona o
personas que ocasionan que el estudio se lleve a cabo. Siempre habrá una respuesta del mundo real a la
pregunta: ¿quién está en el papel de cliente?.
En el papel del solucionador candidato del problema estará aquel que desee hacer algo
acerca de la situación en cuestión, y sería mejor que la intervención se definiera en términos de las
percepciones, conocimiento y prontitud para hacer disponibles a los recursos de quien(es) ocupe(n) el
papel del propietario del problema. Nadie es intrínsecamente un propietario del problema. El
solucionador del problema debe decidir a quiénes considerar como posibles poseedores del
problema. El análisis que se lleva a cabo en esta parte es el Análisis UNO.
El análisis del sistema social
Las imágenes enriquecidas se seguirán dibujando y corrigiendo a todo lo largo del uso de la
SSM, y los nuevos ocupantes de los papeles de solucionador del problemay poseedor del
problema en el análisis Uno quizá emerjan en el curso del estudio, así que no hay análisis definitivo.
Tampoco existe un estudio de la situación problema considerado como un sistema social, utilizando
esa frase con su sentido del lenguaje de todos los días. La literatura de la ciencia social no genera
fácilmente un modelo utilizable, y se ha visto que es necesario el desarrollar un modelo
experimentalmente para usarse en el análisis DOS de la SSM.
El modelo en cuestión asume que a un sistema social lo constituye una interacción
continuamente en cambio entre tres elementos: papeles, normas y valor. Con papel se quiere dar a
entender una posición social que la gente en la situación problema identifica como significativa. Un
papel se caracteriza por el comportamiento esperado en él, normas. Finalmente, el desempeño
verdadero de un papel se juzgará de acuerdo con estándares locales o valores. Éstos son creencias
acerca de lo que es humanamente bueno maldesempeño por parte de los tenedores del papel. En la
figura 7 se muestra el modelo de esta etapa.
El análisis del sistema político
El Análisis Tres en el flujo de análisis cultural acepta que cualquier situación humana tendrá
una dimensión política, y que necesita explorarla. Como en el caso de los análisis Uno y Dos, esto se
hace vía un modelo general, en este caso de un sistema político. Los propósitos prácticos del
Análisis Tres se asumirá que la política es un proceso por el cual los intereses diferentes alcanzan al
acomodo una visión que podría ser respaldada con referencia a la literatura de la ciencia política.
El responder a las preguntas orientadas al poder en el Análisis Tres enriquece la apreciación
cultural construida en el Análisis Uno y Dos, los tres complementan el trabajo de la selección,
nombramiento y modelado de sistemas de actividad humana pertinentes que se lleva a cabo
simultáneamente en el flujo de pensamiento basado en la lógica.
Haga cambios deseables y viables
Ya sea que la SSM la esté empleando un individuo para ayudarse a enfrentar su trabajo diario,
o si ésta es la metodología adoptada en un estudio destacado, el objetivo de la SSM será hacer algo
acerca de la situación que se considera de alguna manera insatisfactoria. Los dos flujos de pensamiento
y acción en la SSM convergen en un debate estructurado ocupado en definir los cambios que ayudarían
a desaparecer la insatisfacción. Pero más allá de la definición de los cambios, el usuario de la SSM
busca la implementación de los mismos.
Dicha implementación es en sí, por supuesto, una situación problemay no es raro que el uso
de la SSM para enfrentarla. Nosotros podríamos conceptualizar y modelar sistemas para implementar
los cambios, y hacer eso de acuerdo a algunas weltanschauungen pertinentes. Finalmente, podríamos
apuntar con precisión hacia un sistema para hacer los cambioscuyas actividades pueden entonces
convertirse en acción del mundo real. Podemos decir si hacemos las actividades de dicho modelo final,
en la situación del mundo real.
Los cambios mismos por lo general se describen como deseables sistématicamentey viables
culturalmente, y vale la pena el ahondar brevemente sobre estas frases porque si las entendemos,
entenderemos la SSM.
Los modelos de sistemas de actividad humana con propósito definido que se construyen dentro
de la SSM se seleccionan al existir la esperanza de que sean pertinentes para la situación problema.
Ellos no tienen como propósitos el ser modelos de la situación. Es debido a esto que los cambios
provenientes del debate iniciado al comparar los modelos con la situación real sean (sólo) deseables
argumentablemente, y no forzosos. Los cambios son deseables sistématicamente si se percibe que
estos sistemas pertinentesson en verdad y de hecho pertinentes.
La implementación de los cambios llevará a cabo una cultura humana, y ésta modificará a la
cultura, al menos en poca y, posiblemente, en gran medida. Pero los cambios se implementarán sólo si
se reciben como significativos dentro de dicha cultura, dentro de la visión del mundo de dicha cultura.