Tipos de Reuniones, Etapas Clave y Estilos de Dirección

Tipos de Reuniones y su Importancia

Existen reuniones para intercambiar información, coordinar proyectos, planificar objetivos, solucionar problemas, tomar decisiones, etc. Por su importancia, destacan:

• Comités: Conjunto de personas delegadas por una corporación o autoridad para entender de algún asunto que les afecte. Hay comités voluntarios y otros regulados legalmente. Todos los miembros tienen igual importancia.
• Círculos de Calidad: Integrados por 5-10 trabajadores. En ellos se reconoce la capacidad de un trabajador para contribuir con sus conocimientos en la mejora de tareas en la empresa. No tratan conflictos laborales.
• Grupos de Trabajo: Parecido al comité, buscan soluciones ante problemas de la empresa. Funcionan a 3 niveles:
  1. Grupos base: máximo 10 personas.
  2. Grupo coordinador: Estudian soluciones y las plantean a la dirección.
  3. Grupos de dirección: El director es el responsable y pone en práctica la solución más idónea.

Etapas de una Reunión Efectiva

Preparación

Aspectos a tener en cuenta:

1. Asistentes: 6-20 personas.
2. Orden del día: Dado a conocer con antelación.
3. Materiales: Seleccionar los documentos que se van a manejar.
4. Duración: Debe especificar lugar de reunión, y hora de comienzo y finalización.
5. Motivación: Cada tema puede requerir un tratamiento específico. Elegir la dinámica de grupo más apropiada para plantearlo.

Desarrollo

1. Funciones del presidente: Convocar la reunión, coordinar el debate, detectar los aspectos susceptibles de mejora para otras reuniones, favorecer un clima de diálogo y presentar a los asistentes nuevos si los hay.
2. Normas para facilitar el desarrollo: Centrar el tema para que no se desvíe, evitar enfrentamientos, aceptar temas que no se conocen en profundidad, hacer preguntas, utilizar el sentido del humor...
3. Funciones del secretario: Tomar nota del desarrollo para hacer un acta.

Funciones Clave de la Dirección

1. Planificar: Consiste en prefijar racionalmente el curso de acción.
2. Organizar: Se fijan las estructuras del organigrama con sus niveles, especializaciones y distancias, se delega autoridad y responsabilidad.
3. Mandar-Ejecutar: Se llega a la toma de decisiones seleccionando y motivando al personal.
4. Controlar: Se valora y corrige la actuación. Para ello, se fijan criterios de evaluación, se registran y se comunican los resultados.

Estilos de Dirección

• Autocrático: Uno impone y los demás obedecen.
• Permisivo: Delega el mando a sus subordinados, al final cada empleado actúa según su ética personal.
• Democrático: El director deposita en el grupo la responsabilidad de tomar decisiones por mayoría o consenso.
• Paternalista: El director establece una actitud protectora con sus subordinados.
• Burocrático: Busca la eficiencia dando más importancia a objetivos formales que a los reales.

Análisis de Factores Grupales

1. Objetivos: Generales y particulares.
2. Personalidad grupal: Un grupo no es la suma de individuos, tiene una personalidad propia.
3. Interacción: Pueden ser cooperativas, competitivas y/o destructivas.
4. Los roles
5. La afectividad
6. Pensamiento grupal