Ventajas del archivo vertical

Sistemas de clasificación y ordenación de documentos, Los fines de clasificación pueden concentrarse en:  1.Acceder a la documentación con facilidad Y rapidez. 2.Controlar toda la documentación que entra y sale de la empresa. 3.Cumplir con las exigencias legales de conservación de algunos Documentos durante un plazo determinado.Sistemas de clasificación. 1.Alfabético: se Ordena por la persona que tiene el mismo apellido igual, se ordena por nombre, Y persona que tenga el 1 apellido igual, se ordena por el segundo.  Nombres de personas físicas: se toma como la Clave, referencia o guía la palabra ordenatriz .Nombres de empresas: se Registra por la palabra que mejor conozca la empresa y si lleva partículas se Emitirán.2.Numérico: consiste en la uníón de los sistemas alfabético y Numérico, ya que combina letras y números. (por ejemplo, AX-251). 3.Geográfico: Se ordenan de manera descendentes. Si los expedientes hacen referencia a varios Países, en primer lugar se ordenara por país, por regíón, luego por poblaciones, Y calles, y expedientes referentes a España el orden será por C.C.A.A., Provincia, municipio calle, nº y siguiendo siempre el orden alfabético. 4.Temática: Se agrupan por contenidos genéricos y dentro de estos por subtemas específicos, Una vez ordenados de este modo, se ordenarán alfabéticamente, numéricamente, o Incluso cronológicamente. 5.Cronológica: consiste en clasificar los Documentos por orden de fechas, según se van recibiendo, año, mes y día y, si Es ascendente, del + antiguo al + nuevo, y si es descendente, del + nuevo al + Antiguo. Archivar Es; la acción de guardar los archivos de la empresa.El archivo; Lugar donde se guardan Ordenadamente los documentos de una empresa, el archivo por tanto es na Herramienta imprescindible, que persigue unos  Objetos muy concretos: o.Objetivos de naturaleza legal; las Empresas deben guardan durante un tiempo determinados documentos porque así lo Establece la ley. O.Objetivos de carácter técnico; puede concentrarse en Los siguientes puntos: 1.Es un centro activo de información necesario Para todas las empresas. 2.Proporciona un servicio imprescindible a muy Bajo coste. 3.Sirve para conservar los documentos en perfecto estado. Tipos de archivos: Están Los archivos convencionales; archivos destinados a almacenar documentos en Soporte papel. O.Horizontal, válido para archivar pocos documentos, ya Que se almacenan de uno encima de otro en carpetas, cajas archivadoras o Cajones. O.Vertical, almacenamiento en carpetas móviles, colgando de una Guía dentro de cajones. Organización Del archivo. Tres Tipos de archivos: o.Activo; para guardar documentos de consulta Frecuente, se denomina también archivo de oficina o de gestión. O.Semi-activo; Conserva menos de consulta – frecuente, se le denomina también archivo central.O.Archivo inactivo; conserva documentos que a Pesar de haber perdido su utilidad práctica siguen teniendo valor documental.Centralización De un archivo; Los documentos se concentra en un único lugar (archivo) y Desde allí reparten a los dpto. De la empresa que lo solicita.Descentralización; Consiste en organizar el archivo en distintos lugares de la empresa (dpto., Secciones ..), y cuando transcurre un tiempo y los documentos pierden vigencia, Pasan a un archivo definitivo.Proceso del archivo.O.Acceso de los documentos al archivo.O.Utilización Y conservación  de los documentos Archivados.O.Destrucción de los documentos.Acceso de los documentos al Archivo, incluye las siguientes fases; o.Revisar, separar, Clasificar, referenciar, prearchivar, archivar.Permanencia de los documentos Del archivo.O.Los documentos que Generen derechos y obligaciones de la empresa con respecto a terceros, se Conservaran ordenados durante 6 años.O.Los Documentos laborales, los libros de visita y de matrícula, al menos 5 años a Partir del último asiento efectuado.O. Otros Documentos deben conservarse definitivamente, como los de derecho de propiedad.