Gestió d'Esdeveniments: Tradicionals vs. No Tradicionals, Qualitat, i Planificació

Diferències entre Esdeveniments Tradicionals i No Tradicionals

Els esdeveniments tradicionals s’orienten a la performance i són individuals, mentre que els esdeveniments no tradicionals posen el focus en la perspectiva social del team building, que vol generar "amiguisme" i "germanor", és a dir, tenen una vessant més social i col·laborativa i busquen fer comunitat.

Exemples:

• Tradicional: Marató
• No tradicional: Color Run, Spartan Race, Barkley Marathon, Kings League

A més, els esdeveniments tradicionals estan orientats a una audiència més general, mentre que els no tradicionals són per a una audiència en concret. També cal remarcar que els esdeveniments tradicionals tenen darrere òrgans de govern/reglaments universals/federacions, mentre que en els esdeveniments no tradicionals no hi ha existència de cap reglament/federació.

Control de Qualitat en Projectes i Esdeveniments: 5 Passos Clau

Hi ha 5 nivells de gestió de qualitat (de menys a més eficàcia):

1. Deixar que el client trobi els defectes (trobar un pèl a la pizza), que pot comportar retorn de productes, pèrdua de reputació i sobrecostos.
2. Detectar i corregir els defectes abans que els lliuraments siguin enviats al client (treure el pèl de la pizza).
3. Emprar l’assegurament de la qualitat per examinar i corregir el procés en si mateix, i no solament els defectes.
4. Incorporar la qualitat en la planificació i el disseny del projecte o producte.
5. Crear una cultura de consciència i compromís amb la qualitat en els processos i productes de l’empresa.

Per què és important? Perquè ens permet ser excel·lents, tenir una millor qualitat final del servei i diferenciar-nos dels competidors mostrant atenció als participants/clients, fent-los sentir protagonistes, cuidant els petits detalls, cosa que fa que es fidelitzin al nostre servei/producte.

La Triple Restricció (Cost, Abast i Temps) i el seu Impacte en el Cronograma

La triple restricció consisteix en l’Abast, el Cronograma i el Cost, que són tres processos fonamentals en un procés de planificació.

És una visió restringida. Cada factor involucra directament els altres paràmetres. La modificació d’una de les dues variables afecta directament les altres.

Exemple: Si el cost de la instal·lació és menor perquè no tinc pressupost, el temps de construcció serà inferior, i a la vegada l’abast també disminuirà, ja que no podré arribar a tantes persones.

1. Abast
2. Cronograma (temps)
3. Cost

Si l'ABAST disminueix -> disminueix temps i cost.

Si el CRONOGRAMA disminueix (és a dir, fer la mateixa feina en menys temps) -> el cost augmenta (has de contractar més gent) i l'abast es queda igual.

Copa Amèrica: Anàlisi d'un Esdeveniment Esportiu Especial

Tipus d'esdeveniment: És un special sport event (segons Gammon, 2012), ja que és un esdeveniment que canvia de localització i té un gran impacte mediàtic i turístic.

Contextualització: És un esdeveniment internacional de vela de gran prestigi que atrau equips de diversos països i una audiència global.

Pros d'acollir-lo:

• Impacte turístic: atracció de visitants que genera ingressos per a l'economia local.
• Repercussió mediàtica: Incrementa la visibilitat internacional de la ciutat amfitriona.
• Desenvolupament d'infraestructures: Pot millorar ports i serveis.

Contres d'acollir-lo:

• Costos elevats: Necessitat d'inversió en infraestructures i organització.
• Riscos ambientals: Pot afectar negativament l'ecosistema marí.
• Pressió local: Descontent de la població per l'ús de recursos públics.

La Fórmula PERT (Program Evaluation and Review Technique)

La fórmula PERT és una eina de planificació utilitzada per estimar la durada d'activitats en un projecte, tenint en compte diferents escenaris per gestionar la incertesa.

Com funciona:

1. Es defineixen tres estimacions de durada per a una activitat:
   • Optimista (To): Suposa que tot surt bé.
   • Pessimista (Tp): Considera possibles problemes o retards.
   • Més probable (Tm): Basada en experiències prèvies i condicions normals.
2. S'apliquen a la fórmula per calcular una estimació més precisa, ponderant el temps més probable quatre vegades més que els altres.

Avantatges de la fórmula PERT: Ajuda a gestionar la incertesa en projectes amb múltiples activitats. Permet una millor previsió dels terminis totals del projecte. Millora la presa de decisions durant la planificació.

Campus de Nadal de Futbol d'Igualada: Identificació d'Stakeholders i Matriu de Comunicació

Stakeholders:

• Interns:
  1. Direcció del campus: Responsable de la gestió global.
  2. Entrenadors i monitors: Implicats en les activitats esportives.
  3. Coordinadors de grups: Supervisionen el desenvolupament del programa.
  4. Responsable de material esportiu: Gestiona l'equipament.
  5. Responsable de comunicació interna: Coordina la informació entre l'equip.
  6. Logística interna: Organitza l'ús d'espais i desplaçaments.
• Externs:
  1. Ajuntament d'Igualada: Institució que facilita espais i suport logístic.
  2. Escoles locals: Poden col·laborar promovent el campus.
  3. Patrocinadors (empreses privades): Proporcionen finançament o materials.
  4. Proveïdors de material esportiu: Subministradors d’equipament.
  5. Mitjans de comunicació locals: Promouen i cobreixen l'esdeveniment.
  6. Restaurants i càterings: Subministren menjar o serveis de restauració.

Triple Restricció Aplicada al Campus de Futbol

Cost, cronograma i abast: La triple restricció estableix que qualsevol canvi en un dels factors afecta els altres dos.

• En relació amb el campus:
  • Si augmenta el nombre de participants (abast), pot ser necessari contractar més monitors (cost) o allargar l’horari (cronograma).
  • Si es redueix el pressupost (cost), caldria disminuir el nombre d'activitats o reduir els dies del campus (abast i cronograma).

EDT (Estructura de Descomposició del Treball) i Cronograma: Exemple amb 10 Activitats

Activitats de l'EDT (Exemple):

1. Reunió ajuntament
2. Tramitar Permisos
3. Reunió seguiment
4. Preparar formularis Inscripció
5. Difusió
6. Crear XXSS
7. Contactar entitats diana
8. Crear base de dades
9. Creació contingut Digital
10. Registrar Inscripcions

Matriu de Riscos i la Importància de la Prevenció

Exemple de matriu de riscos per al campus:

Importància de la prevenció:

• Redueix imprevistos i assegura una millor experiència per als participants.
• Evita costos addicionals i protegeix la reputació de l'organització.

Informe de Tancament (ITP)

Informe de tancament, document intern reflexiu que no s'ha de lliurar al client sinó al meu cap. Ha de ser més reflexiu que feixuc.

Té per objectius:

• Avaluar resultats dels treballs i avaluar a l'equip
• Sintetitzar allò succeït i de rellevància

1. Comentari general sobre la història del projecte
2. Informe de situació final
3. Informació sobre els participants del projecte
4. Millora (lliçons, principals problemes detectats i propostes de millora)
5. Configuració final del projecte (lliuraments del projecte, documentació interna generada durant el projecte, peticions de canvi sol·licitades, reclamacions del projecte)