Guia per a elaborar manuals tècnics d'usuari

Què són els manuals tècnics d'usuari?

Els manuals tècnics d'usuari són una guia que permet encaminar en l'adreça adequada els esforços del personal operatiu.

Objectius dels manuals tècnics

• Instruir les persones sobre aspectes com ara: objectius, funcions, relacions, polítiques, procediments, normes, etc.
• Precisar les funcions de cada unitat administrativa, determinant responsabilitats, evitant duplicitats i detectant omissions.
• Reduir costos com a conseqüència de l'increment de l'eficiència en general.
• Servir com a mitjà d'integració i orientació per al personal de nou ingrés.
• Estalviar temps de supervisió i control.
• Proporcionar uniformitat en les tasques dels diferents treballadors.

Possibles problemes

• Si es realitzen de forma deficient, amb errors, aquests es repetiran de forma contínua.
• Si no s'actualitzen i revisen periòdicament, poden perdre efectivitat.
• Poden contribuir a generar un ambient de treball amb massa rigidesa i reglamentació.
• Si se sintetitzen massa, poden perdre la seva utilitat, però si s'abunda massa en detalls, poden tornar-se feixucs i poc efectius.

Com elaborar un bon manual tècnic

1. Recollir informació

Utilitzar diferents fonts per obtenir aquesta informació prèvia.

2. Processar la informació

Organitzar la informació prèvia obtinguda discriminant quina és la informació essencial que necessites i classificant-la i organitzant-la posteriorment. Desenvolupar un esquema de treball, és a dir, un primer esborrany del manual.

3. Redactar el manual

Hauria de seguir les següents normes:

• Utilitzar un llenguatge clar, senzill i comprensible.
• Tenir cura de l'ortografia i la sintaxi del text.
• No fer omissions "valuoses" per donar-les per suposades.
• No utilitzar expressions que puguin donar peu a interpretacions ambigües.

4. Revisar el manual

Cal que un especialista faci la correcció/revisió final:

• Verificar que la informació sigui suficient, real i sense contradiccions.
• Revisar el material de manera justa i objectiva.
• Proporcionar crítiques específiques i constructives.
• Proporcionar suggeriments de canvis, ampliació o sintetització del manual.

5. Aprovar el manual

Un cop acabada la revisió, les autoritats corresponents han d'aprovar-lo. Un cop es tingui aquest vistiplau, es pot començar a reproduir-lo i distribuir-lo.